城建檔案定義
文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。
由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對(duì)研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。
也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國(guó)使用，有的國(guó)家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。
分類方法
1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。
2）保管期限——年度——問(wèn)題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下按按問(wèn)題分類。
3）問(wèn)題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問(wèn)題分類，每個(gè)問(wèn)題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。
4）年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類。
5）年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個(gè)部門分類，最后按保管期限分類。
作用
1）分類是檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)；
2）分類的科學(xué)性決定了文書檔案整理的科學(xué)性；
3）分類是文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作的具體表現(xiàn)；
4）分類是整理工作的重要組成部分，是系統(tǒng)化的中心環(huán)節(jié)。
原則
檔案分類要遵循客觀性、邏輯性、實(shí)用性、歷史性的原則
保管
我國(guó)檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
銷毀
1）制定保管期限表；
2）制定銷毀檔案的審批制度；
3）制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。
編制
按照各個(gè)全宗分別編制。每一清冊(cè)一式兩份，一份報(bào)批，一份留存。