檔案館進(jìn)行檔案管理的重要性
來源：重慶諾信檔案管理服務(wù)有限公司 發(fā)布時間：2018年08月10日
檔案館開展檔案寄存服務(wù)的過渡
面對一些企業(yè)為了節(jié)省成本、提高效益，特別是部分轉(zhuǎn)制和破產(chǎn)企業(yè)出現(xiàn)檔案向外寄存的急切需要的實(shí)際，各地國家綜合檔案館便建立起一些中介性質(zhì)的文件、檔案管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)起了這部分任務(wù)。如：早在1998年8月9日，我國首家檔案寄存中心經(jīng)深圳市政府批準(zhǔn)，在深圳市檔案局(館)成立。。
隨著檔案館對外寄存業(yè)務(wù)的開展，有些地方還制訂了相應(yīng)的規(guī)范，第二條指出：“凡在本省的各類企事業(yè)單位、中介機(jī)構(gòu)、金融、保險(xiǎn)及其它社會組織和個人，收藏的具有保存價值且又不屬于省、市、縣檔案館接收范圍的檔案資料，均可寄存在本館?！?/span>
但由于這些檔案中介機(jī)構(gòu)都是由檔案局（館）建立的，屬于檔案館的業(yè)務(wù)拓展。所以盡管能夠緩解一些單位眼前所面臨的檔案管理和利用的矛盾，但卻并不是解決問題的根本性辦法。
提到信息安全，我們通常想到門禁、攝像頭這樣的眼睛看的見的安全設(shè)施。其實(shí)，要做到信息安全遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些，看不見的管理更重要。
比如門禁管理，比門禁系統(tǒng)更重要的，是一系列管理機(jī)制，門禁卡人手一張、用戶名和密碼禁止相同、密碼禁止過于簡單、進(jìn)入倉庫必須手持工單等等。
再說說儲位管理，一般倉庫沒有軟件系統(tǒng)支撐，儲位管理是劃片方式，就是為每一個客戶分配一片專屬區(qū)域，這樣做任何人都能查找到檔案信息，信息泄露風(fēng)險(xiǎn)極高。專業(yè)的儲位管理要通過IT系統(tǒng)用安全算法的方式來動態(tài)分配儲位、用條碼系統(tǒng)來綁定儲位，哪些客戶的哪一個檔案箱存在哪個儲位，任何人都記不住找不到，只有通過IT系統(tǒng)和條碼系統(tǒng)才能快速定位。采用安全算法分配儲位的管理方式，信息泄露風(fēng)險(xiǎn)被大幅降低。
還有調(diào)閱室管理、訪客管理、員工保密協(xié)議等等，這些管理都涉及到信息安全。
信息安全，考驗(yàn)的是態(tài)度。一個以信息安全為已任的第三方檔案管理公司，不會只做表面功夫，不會因?yàn)榭蛻粢蠓制鎯Χ粓?jiān)守安全管理之道。
面對一些企業(yè)為了節(jié)省成本、提高效益，特別是部分轉(zhuǎn)制和破產(chǎn)企業(yè)出現(xiàn)檔案向外寄存的急切需要的實(shí)際，各地國家綜合檔案館便建立起一些中介性質(zhì)的文件、檔案管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)起了這部分任務(wù)。如：早在1998年8月9日，我國首家檔案寄存中心經(jīng)深圳市政府批準(zhǔn)，在深圳市檔案局(館)成立。。
隨著檔案館對外寄存業(yè)務(wù)的開展，有些地方還制訂了相應(yīng)的規(guī)范，第二條指出：“凡在本省的各類企事業(yè)單位、中介機(jī)構(gòu)、金融、保險(xiǎn)及其它社會組織和個人，收藏的具有保存價值且又不屬于省、市、縣檔案館接收范圍的檔案資料，均可寄存在本館?！?/span>
但由于這些檔案中介機(jī)構(gòu)都是由檔案局（館）建立的，屬于檔案館的業(yè)務(wù)拓展。所以盡管能夠緩解一些單位眼前所面臨的檔案管理和利用的矛盾，但卻并不是解決問題的根本性辦法。
提到信息安全，我們通常想到門禁、攝像頭這樣的眼睛看的見的安全設(shè)施。其實(shí)，要做到信息安全遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些，看不見的管理更重要。
比如門禁管理，比門禁系統(tǒng)更重要的，是一系列管理機(jī)制，門禁卡人手一張、用戶名和密碼禁止相同、密碼禁止過于簡單、進(jìn)入倉庫必須手持工單等等。
再說說儲位管理，一般倉庫沒有軟件系統(tǒng)支撐，儲位管理是劃片方式，就是為每一個客戶分配一片專屬區(qū)域，這樣做任何人都能查找到檔案信息，信息泄露風(fēng)險(xiǎn)極高。專業(yè)的儲位管理要通過IT系統(tǒng)用安全算法的方式來動態(tài)分配儲位、用條碼系統(tǒng)來綁定儲位，哪些客戶的哪一個檔案箱存在哪個儲位，任何人都記不住找不到，只有通過IT系統(tǒng)和條碼系統(tǒng)才能快速定位。采用安全算法分配儲位的管理方式，信息泄露風(fēng)險(xiǎn)被大幅降低。
還有調(diào)閱室管理、訪客管理、員工保密協(xié)議等等，這些管理都涉及到信息安全。
信息安全，考驗(yàn)的是態(tài)度。一個以信息安全為已任的第三方檔案管理公司，不會只做表面功夫，不會因?yàn)榭蛻粢蠓制鎯Χ粓?jiān)守安全管理之道。
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