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  談?wù)勱P(guān)于檔案數(shù)字化加工的重要性!

  一、檔案數(shù)字化定義：

  檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式相互連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

  文件數(shù)字化是數(shù)字文件建設(shè)的基礎(chǔ)工作。傳統(tǒng)載體的文件通過高科技技術(shù)加工成數(shù)字文件，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)進行計算機搜索和閱讀文件。為了迎接文件信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平和效率，提高文件業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為文件內(nèi)容管理和社會提供全面的服務(wù)，提高效率。

  二是檔案數(shù)字的優(yōu)點：

  1、有利于提高高效率，降低檔案利用成本

  數(shù)字化加工項目完成后，社會公眾和單位各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位可以通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)即時查詢使用所需的電子文檔原始數(shù)據(jù)(文件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案使用方法對檔案實體的頻繁使用造成的大量時間浪費和重復(fù)勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用成本。

  2、能大限度地保存原件，保護檔案實體安全

  由于傳統(tǒng)的檔案保管方式不僅占用了大量的庫存空間，而且管理成本高，容易損壞檔案。為了實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，您可以通過權(quán)限控制直接在計算機上查閱和使用，減少了檔案原件的查閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，解決了檔案反復(fù)借閱和檔案保管的矛盾，從而有效保存和保護檔案原件，保證檔案實體的安全。