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檔案是人們在社會活動中形成的歷史記錄，客觀地記錄了人們在政治、經濟、科技、文化等方面的歷史發(fā)展過程。隨著經濟和社會的發(fā)展，檔案的文化和社會屬性逐漸加強，利用的范圍和對象逐漸擴大。檔案在社會主義現代化建設的各個領域發(fā)揮著越來越重要的作用，查詢和利用的頻率越來越高。隨著社會信息化的加快，信息已經成為人類社會經濟活動的必要資源。隨著信息技術推廣的快速發(fā)展和應用，信息產業(yè)已經成為國民經濟中具活力的部門和重要的支柱產業(yè)之一。檔案作為一種原生信息資源，其重要性越來越突出，檔案數字化建設是信息技術發(fā)展的必然要求。另一方面，國家對信息資源開發(fā)重視程度的提高，促進了檔案數字化建設的發(fā)展。檔案數字化建設是適應時代潮流和發(fā)展的新舉措和新要求，是當前檔案工作者一項十分重要而緊迫的任務。

目前，大多數檔案館存儲的檔案信息主要以紙張、縮微膠片和底片的形式存在，只適用于傳統(tǒng)的管理和傳播方式，即人工管理和點對點傳播。即使經過編輯研究、編輯印刷檔案、實現點對點傳播等初步處理，其覆蓋面仍然太小，難以跟上現代經濟社會的發(fā)展進程。同時，檔案信息資源的經濟價值和社會價值難以充分實現，更難以適應社會管理日益數字化的現狀。傳統(tǒng)的檔案保管和利用方式日益受到限制，加快檔案管理的數字化勢在必行。

一、檔案數字化的含義和主要內容

(一)數字檔案的含義。

檔案數字化建設是指在檔案管理部門的統(tǒng)一組織下，計算機技術、掃描技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新信息技術在檔案管理活動中的綜合應用。數字檔案管理是一個新事物。與傳統(tǒng)管理相比，它在優(yōu)化管理者知識結構、團隊結構、提高管理者素質、促進現代管理技術應用、保護原始紙質檔案和改進其利用方式等方面具有特殊意義。

(二)數字檔案館的主要內容

檔案數字化主要包括檔案目錄信息的數字化和檔案目錄數據庫的建立;載體文件的數字化，如紙質文件、縮微品、照片文件、音頻和視頻文件等。并建立文件圖像數據庫或多媒體數據庫;檔案專題信息的收集與數據庫建設。

二、數字檔案的意義

(一)提高工作效率

檔案是一種豐富的信息資源，它記錄了各個歷史時期社會發(fā)展的全過程，匯集了各方面豐富多彩的知識。傳統(tǒng)檔案的存儲載體大多是紙張。如果紙質檔案存儲了豐富的記錄和大量的檔案信息資源，那么檔案的數量、質量和占用的空間都將非常大。這些檔案要想得到整理、保管好、充分利用和發(fā)揮作用，專門從事檔案收集工作的同志必須承擔許多繁瑣的任務，冗余勞動多，勞動強度大。檔案數字化處理后，利用計算機等現代手段管理檔案，可以事半功倍效果，從而使檔案管理人員從繁重的體力勞動中解放出來，集中精力開發(fā)利用檔案和信息資源，提高工作效率，提高工作質量。

(二)有效保護原始紙質文件

我們現有的珍貴文獻和檔案記錄了每個地方的燦爛文化和悠久歷史，必須妥善保存，并通過各種手段延長保存期限。過去的材料和現在的紙質材料很難達到這個目的。檔案數字化可以有效保護原始檔案。通過制作數字拷貝代替原件并妥善保存原件，可以有效延長原件的保存時間;數碼副本異地存放，縮微膠片導出久保存，防止長時間閱讀造成字跡模糊或破損，甚至在天災人禍的情況下造成毀滅性的破壞，從而達到保護功能，從根本上保護和利用原件，發(fā)揮珍貴文件和檔案的價值。

(三)改進使用方式

紙質檔案的數字化也可以提高檔案的利用率。經過數字處理的“孤兒”文件可以被計算機網絡查詢和利用，并且可以被所有需要它的人同時共享?！肮聝骸辈辉偈且粋€限制;檔案數字化后，開放的檔案將上線，讓所有利用者人可以隨時在線使用檔案信息資源，“時間”不再是一個限制;數字圖像文件可以通過計算機局域網或廣域網在不同的地方傳輸，這使得在不同的地方訪問和利用它們成為可能，擴大了文件的利用空間，允許更多的人理解和利用文件，消除了過去在利用者不同地方搜索文件的麻煩，“空間”不再是一個限制。

(4)豐富檔案網站的內容

大多數檔案館都有自己的檔案網站，公開一些業(yè)務動態(tài)信息、編研成果和開放檔案信息。但由于業(yè)務單一、人員不足等諸多原因，內容匱乏，更新少且慢?，F在，通過對豐富的館藏檔案進行信息化和數字化，然后通過識別、分類和分階段逐步豐富到檔案網站，可以有效解決所有檔案網站普遍存在的在線信息資源缺乏的問題，也可以使藏在閨房里的檔案寶藏重新見天日，發(fā)揮其應有的價值。

(5)加快數字檔案館建設

數字檔案館是21世紀檔案館的發(fā)展方向，是指利用計算機技術、通信技術和相關軟件技術對檔案進行信息收集、處理、存儲、檢索和傳輸的信息管理系統(tǒng)。相對于電子政務，可以稱之為電子檔案，相對于傳統(tǒng)的實物檔案，也可以稱之為虛擬檔案。建設數字檔案館，需要建立檔案局域網，實現檔案辦公自動化，與政務網連接，在互聯網上建立公共網站等網絡和軟硬件支持。但核心內容是建立數據庫，將檔案一一記錄下來，這是數字檔案館建設的瓶頸。由于工作量巨大，盡快對傳統(tǒng)檔案進行數字化處理是傳統(tǒng)檔案走向數字化的基礎工作和必由之路。

綜上所述，隨著計算機網絡的進一步發(fā)展，檔案數字化顯示出越來越多的優(yōu)勢。我們應充分認識檔案管理數字化的意義，更多地考慮如何加強數字化建設。然而，檔案數字化是一項龐大的系統(tǒng)工程，我們在推進的過程中會遇到各種困難和挑戰(zhàn)。面對諸多問題，必須不斷探索研究新方法，分析新情況，解決新問題，加快檔案數字化進程。