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檔案數(shù)字化是指“利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、音像文件等傳統(tǒng)媒體文件和歸檔電子文件系統(tǒng)地組織成一個(gè)結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫。”檔案數(shù)字化可以節(jié)省檔案的存儲空間，減輕庫房的壓力，減少原始檔案頻繁使用帶來的磨損，妥善解決珍貴檔案的利用問題，有助于保護(hù)原始檔案，尤其是珍貴檔案的保存。目前，數(shù)字化在中檔案事業(yè)中發(fā)揮著重要作用，已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

二、文件數(shù)字化和掃描技術(shù)

文件數(shù)字化實(shí)現(xiàn)文本輸入，主要采用掃描方式將紙質(zhì)文檔和文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式。掃描處理是通過中高速掃描儀和專用掃描軟件，將檔案分批轉(zhuǎn)化整理歸類成圖像文件，并自動實(shí)現(xiàn)圖像壓縮存儲的過程。

(一)中國家標(biāo)準(zhǔn)

除了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，檔案數(shù)字化的直接標(biāo)準(zhǔn)是《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。本技術(shù)規(guī)范指出“掃描應(yīng)根據(jù)文件格式的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進(jìn)行。大格式文件可以使用大格式數(shù)字平臺，或者縮微后的數(shù)字膠片轉(zhuǎn)換設(shè)備進(jìn)行掃描，也可以在小格式掃描后通過圖像拼接進(jìn)行處理。”另外，“紙張條件差，太薄、太軟或太厚的文件要用平板掃描;紙質(zhì)條件好的文件可以高速掃描，提高工作效率?！?br />
掃描顏色模式一般包括黑白二進(jìn)制、灰度、彩色等。通常采用黑白二進(jìn)制。具體可細(xì)分為三種：“黑白頁、字跡清晰無插圖的文件可用黑白二進(jìn)制模式掃描。黑白頁但字跡清晰度或插圖較差的文件，以及多色頁的文件可以用灰度掃描模式。中這一頁有一個(gè)紅色的頭像、一個(gè)印章或一個(gè)文件，上面有黑白照片、彩色照片和彩色插圖。可以根據(jù)需要進(jìn)行彩色掃描模式?！?br />
原則上，掃描分辨率參數(shù)的選擇應(yīng)基于清晰完整的掃描圖像，而不影響圖像的利用率效果。由于高分辨率使文件易于復(fù)制，基于此，中，國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，掃描黑白二進(jìn)制、灰度和彩色模式文件時(shí)，分辨率一般100dpi。在小、密、清晰度差等特殊情況下，可以適當(dāng)提高分辨率。對于需要OCR漢字識別的文件，掃描分辨率一般建議選擇200dpi。

(二)中的實(shí)際操作

在中，的實(shí)際工作中，根據(jù)檔案的不同情況，檔案部門一般使用各種掃描儀進(jìn)行掃描，而數(shù)碼相機(jī)很少使用。此外，實(shí)際掃描中受文件狀態(tài)或掃描設(shè)備的限制，也有一些文件暫時(shí)無法數(shù)字化，如紙張過于破損易碎，或一些過大的圖紙等。而這些只有在設(shè)備或者技術(shù)先進(jìn)之后才能解決。

顏色模式的選擇取決于現(xiàn)有設(shè)備和文件本身的狀態(tài)，可以遵循循序漸進(jìn)的原則。例如，杭州市檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)，一階段主要是黑白掃描，第二階段是紅頭文件和其他有紅色印章的文件的彩色掃描，第三階段是全彩色掃描。毫無疑問，彩色掃描具有更豐富的層次和更高的清晰度，可以更真實(shí)地顯示文件的原貌。

分辨率的選擇和設(shè)備有很大關(guān)系，不同地區(qū)不同部門也不一樣。比如中， 杭州市檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目一期將掃描分辨率設(shè)為300dpi，浙江省檔案館的數(shù)字掃描分辨率一般在200 ~ 300 dpi左右，有的高達(dá)600 dpi;但在一些設(shè)備相對落后的部門和地區(qū)，掃描分辨率大多是按照國家標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定的，甚至很多部門達(dá)不到200dpi。分辨率越高，掃描的圖像會越清晰，但同時(shí)必須考慮圖像文件的大小。

(3)掃描技術(shù)的發(fā)展趨勢

顏色模式選擇和分辨率選擇是中掃描技術(shù)重要的方面

彩色模式無疑會向彩色掃描方向發(fā)展，分辨率的選擇需要根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)靈活設(shè)置。一般為了滿足網(wǎng)絡(luò)查詢和利用的需求，黑白圖像可以滿足200dpi的要求，彩色圖像的掃描分辨率可以更低。具體參數(shù)可以根據(jù)掃描清晰度和質(zhì)量因素綜合選擇。對于一些特殊用途，如舉辦展覽，可以采用更高的掃描分辨率。值得注意的是，分辨率既不能太低，也不能太高。例如，福建采用了50dpi的掃描分辨率。雖然容量小，成本低，但無法實(shí)現(xiàn)在線查詢和利用，相當(dāng)于做了無用功;另一方面，如果一味追求過高的分辨率，會導(dǎo)致容量過大，也是網(wǎng)絡(luò)資源傳播的負(fù)擔(dān)。

檔案數(shù)字化后，還應(yīng)考慮字符識別(OCR)的應(yīng)用。一般來說，字符識別主要用于全文檢索，而不是真正將掃描的圖像文件還原為文檔。因此，在這方面，不要根據(jù)OCR的識別率來設(shè)置掃描分辨率?！都堎|(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》建議需要OCR識別的圖像文件分辨率應(yīng)該200dpi，這是一個(gè)比較中的標(biāo)準(zhǔn)。