干部人事檔案數(shù)字化加工要注意什么
來源：www.trustodo.com 發(fā)布時間：2021年07月01日
干部人事檔案是反映干部成長歷程的重要資料，也是全面考察了解干部的重要依據(jù)，近年來，隨著《干部人事檔案工作條例》的出臺以及全國、自治區(qū)干部人事檔案工作會議的召開，為新時期如何進一步管好檔案、用好檔案提出了要求，指明了方向。
今天就干部人事檔案數(shù)字化加工應(yīng)該需要注意的問題向大家釋疑。
1
Q：干部檔案材料編碼原則是什么?
A：干部人事檔案材料編碼，包括順序號、頁碼。順序號包括材料的類號和份號。類號是指對干部人事檔案材料所劃分的十個大類號;份號是每類中具體材料的排序號。編寫順序號用鉛筆，標在每份材料一面的右上角。具體來說，一類、第二類、第三類、第五類、第六類、第七類、第八類、第十類材料順序號的編寫如下：
1-1、1-2……
2-1、2-2……
3-1、3-2……
5-1、5-2……
6-1、6-2……
7-1、7-2……
8-1、8-2……
10-1、10-2……
備注：前面的數(shù)字代表材料所歸屬的類別，后面的數(shù)字代表材料在每類中的排序號。如“1-1”表示一類中的一份材料，依次類推。
第四類材料順序號的編寫如下：
4-1-1、4-1-2……
4-2-1、4-2-2……
4-3-1、4-3-2……
4-4-1、4-4-2……
第九類材料順序號的編寫如下：
9-1-1、9-1-2……
9-2-1、9-2-2……
9-3-1、9-3-2……
9-4-1、9-4-2……
注：一個數(shù)字代表材料所屬的主要類別，中間的數(shù)字代表材料所屬的次要類別，后一個數(shù)字代表材料在每個次要類別中的分類編號。比如“9-1-1”表示第九類、一子類的一份工資材料，以此類推。
在對每種材料右上角的序號進行編號時，用鉛筆對材料每一側(cè)右下角的頁碼進行編號(正面右下角，反面左下角)。
有封面的材料要從封面開始寫(比如干部簡歷封面要分頁);每一個有圖文的頁面都要視為一頁(比如入黨申請書中的描述頁、宣誓頁都要分頁);安裝用的白紙和底紙不算頁數(shù);復(fù)印件和原件視為一份材料，頁數(shù)統(tǒng)一書寫;注：所有打印編碼的材料，如干部簡歷等，也要手工分頁，分頁方式按上述四點執(zhí)行。2
問：如何把握干部檔案目錄中的“材料形成時間”?
答：“材料形成時間”是材料存放的時間，以文件處理正式生效的時間為準。時間要填的盡量詳細，盡量規(guī)范。如果有具體的日期、月份、日期，必須填寫完整。如果日期、月份、日期沒有單獨的資料，就不用填了。檔案材料的復(fù)制，使用原材料形成的時間。三
問：干部檔案目錄中的“備注”應(yīng)該如何填寫?
答：“備注”是指需要說明的信息。如果因為相關(guān)內(nèi)容將歸檔材料合并成一份材料，應(yīng)在備注欄中簡要說明。比如《干部任免審批表》有調(diào)查材料，備注中要注明“包括調(diào)查材料”;副本等。也應(yīng)該指出。四
問：整理干部檔案的原則是什么?
答：整理是指按照形成時間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系對每一類材料進行整理，通過編制“序號和頁碼”來固定材料。
有兩種排序方法：一種是按照材料形成的時間排序;第二，根據(jù)材料的內(nèi)容和材料之間的內(nèi)在關(guān)系。
本辦法適用于一、二、三、四、七、九、十類干部檔案材料。
注：在對第四類和第九類材料進行排序時，采用二級分類后，子類別按時間順序排序。同期《干部任免審批表》和調(diào)查(評估)材料合并為一個材料，排序為《干部任免審批表》之前和調(diào)查(評估)材料之后，不按時間排序。
根據(jù)材料的內(nèi)容和它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，這種方法適用于第五、第六和第八種材料。第五類和第八類材料的排列順序一般如下：上級批復(fù)、結(jié)論或處罰決定、本人對結(jié)論或處罰決定的意見、調(diào)查報告、證明材料、本人的審查或說明材料等。第六類材料整理：志愿者書要排在其他材料之前，用于入團;入黨申請書應(yīng)置于其他入黨材料之前;黨員登記表可以按時間排序。五
問：處理檔案需要注意哪些問題?
答：如果紙張破損、格式不規(guī)范或手寫材料不符合歸檔要求，應(yīng)通過復(fù)印、掃描、拍攝等方式進行復(fù)印。復(fù)制要保持素材的原貌，不能隨意擴大或縮小，不能修改原有內(nèi)容。復(fù)制的材料應(yīng)清晰，使用的材料應(yīng)符合文件保護的要求。副本應(yīng)附在原件上，并與原件為一件。
1.水平材料應(yīng)垂直放置，并保持在同一方向。
2.格式過大的檔案應(yīng)折疊或剪切。折疊后的檔案材料應(yīng)保持平整，文字和照片不得損壞，便于閱讀。切割不得損壞檔案材料上的文字、印章圖形等內(nèi)容。應(yīng)注意不要為了保護原作外觀而過度刪減檔案材料
5.歸檔材料應(yīng)相互獨立，嚴禁多種材料以縫合或粘貼的形式粘在一起。左邊頁邊距不夠的話，裝訂邊要加框，不要壓字。對于個別不規(guī)則材質(zhì)，折疊。
6.對于裝訂的文件，文件目錄應(yīng)放在卷的開頭，卷內(nèi)材料的順序應(yīng)與目錄一致。檔案材料應(yīng)左右對齊，左右打孔裝訂，做到牢固、整潔、美觀，不得留頁、翻頁、壓字和損壞文件。六
問：收到零散資料后，要多久才能納入我的檔案?
答：按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的規(guī)定，符合歸檔要求的材料必須在收到之日起一個月內(nèi)歸入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔。
今天就干部人事檔案數(shù)字化加工應(yīng)該需要注意的問題向大家釋疑。
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Q：干部檔案材料編碼原則是什么?
A：干部人事檔案材料編碼，包括順序號、頁碼。順序號包括材料的類號和份號。類號是指對干部人事檔案材料所劃分的十個大類號;份號是每類中具體材料的排序號。編寫順序號用鉛筆，標在每份材料一面的右上角。具體來說，一類、第二類、第三類、第五類、第六類、第七類、第八類、第十類材料順序號的編寫如下：
1-1、1-2……
2-1、2-2……
3-1、3-2……
5-1、5-2……
6-1、6-2……
7-1、7-2……
8-1、8-2……
10-1、10-2……
備注：前面的數(shù)字代表材料所歸屬的類別，后面的數(shù)字代表材料在每類中的排序號。如“1-1”表示一類中的一份材料，依次類推。
第四類材料順序號的編寫如下：
4-1-1、4-1-2……
4-2-1、4-2-2……
4-3-1、4-3-2……
4-4-1、4-4-2……
第九類材料順序號的編寫如下：
9-1-1、9-1-2……
9-2-1、9-2-2……
9-3-1、9-3-2……
9-4-1、9-4-2……
注：一個數(shù)字代表材料所屬的主要類別，中間的數(shù)字代表材料所屬的次要類別，后一個數(shù)字代表材料在每個次要類別中的分類編號。比如“9-1-1”表示第九類、一子類的一份工資材料，以此類推。
在對每種材料右上角的序號進行編號時，用鉛筆對材料每一側(cè)右下角的頁碼進行編號(正面右下角，反面左下角)。
有封面的材料要從封面開始寫(比如干部簡歷封面要分頁);每一個有圖文的頁面都要視為一頁(比如入黨申請書中的描述頁、宣誓頁都要分頁);安裝用的白紙和底紙不算頁數(shù);復(fù)印件和原件視為一份材料，頁數(shù)統(tǒng)一書寫;注：所有打印編碼的材料，如干部簡歷等，也要手工分頁，分頁方式按上述四點執(zhí)行。2
問：如何把握干部檔案目錄中的“材料形成時間”?
答：“材料形成時間”是材料存放的時間，以文件處理正式生效的時間為準。時間要填的盡量詳細，盡量規(guī)范。如果有具體的日期、月份、日期，必須填寫完整。如果日期、月份、日期沒有單獨的資料，就不用填了。檔案材料的復(fù)制，使用原材料形成的時間。三
問：干部檔案目錄中的“備注”應(yīng)該如何填寫?
答：“備注”是指需要說明的信息。如果因為相關(guān)內(nèi)容將歸檔材料合并成一份材料，應(yīng)在備注欄中簡要說明。比如《干部任免審批表》有調(diào)查材料，備注中要注明“包括調(diào)查材料”;副本等。也應(yīng)該指出。四
問：整理干部檔案的原則是什么?
答：整理是指按照形成時間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系對每一類材料進行整理，通過編制“序號和頁碼”來固定材料。
有兩種排序方法：一種是按照材料形成的時間排序;第二，根據(jù)材料的內(nèi)容和材料之間的內(nèi)在關(guān)系。
本辦法適用于一、二、三、四、七、九、十類干部檔案材料。
注：在對第四類和第九類材料進行排序時，采用二級分類后，子類別按時間順序排序。同期《干部任免審批表》和調(diào)查(評估)材料合并為一個材料，排序為《干部任免審批表》之前和調(diào)查(評估)材料之后，不按時間排序。
根據(jù)材料的內(nèi)容和它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，這種方法適用于第五、第六和第八種材料。第五類和第八類材料的排列順序一般如下：上級批復(fù)、結(jié)論或處罰決定、本人對結(jié)論或處罰決定的意見、調(diào)查報告、證明材料、本人的審查或說明材料等。第六類材料整理：志愿者書要排在其他材料之前，用于入團;入黨申請書應(yīng)置于其他入黨材料之前;黨員登記表可以按時間排序。五
問：處理檔案需要注意哪些問題?
答：如果紙張破損、格式不規(guī)范或手寫材料不符合歸檔要求，應(yīng)通過復(fù)印、掃描、拍攝等方式進行復(fù)印。復(fù)制要保持素材的原貌，不能隨意擴大或縮小，不能修改原有內(nèi)容。復(fù)制的材料應(yīng)清晰，使用的材料應(yīng)符合文件保護的要求。副本應(yīng)附在原件上，并與原件為一件。
1.水平材料應(yīng)垂直放置，并保持在同一方向。
2.格式過大的檔案應(yīng)折疊或剪切。折疊后的檔案材料應(yīng)保持平整，文字和照片不得損壞，便于閱讀。切割不得損壞檔案材料上的文字、印章圖形等內(nèi)容。應(yīng)注意不要為了保護原作外觀而過度刪減檔案材料
5.歸檔材料應(yīng)相互獨立，嚴禁多種材料以縫合或粘貼的形式粘在一起。左邊頁邊距不夠的話，裝訂邊要加框，不要壓字。對于個別不規(guī)則材質(zhì)，折疊。
6.對于裝訂的文件，文件目錄應(yīng)放在卷的開頭，卷內(nèi)材料的順序應(yīng)與目錄一致。檔案材料應(yīng)左右對齊，左右打孔裝訂，做到牢固、整潔、美觀，不得留頁、翻頁、壓字和損壞文件。六
問：收到零散資料后，要多久才能納入我的檔案?
答：按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的規(guī)定，符合歸檔要求的材料必須在收到之日起一個月內(nèi)歸入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔。
上一條：
工程檔案編制的要求講解
下一條：
紙質(zhì)檔案怎樣進行保存
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