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　　一、術(shù)語(yǔ)和定義

　　1、數(shù)字化

　　用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)的處理進(jìn)程。

　　2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化

　　選用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)辨認(rèn)的數(shù)字圖畫(huà)或數(shù)字文本的處理進(jìn)程。

　　3、數(shù)字圖畫(huà)

　　表明什物圖畫(huà)的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖畫(huà)發(fā)生。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡(luò)上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點(diǎn)大將值最小化后的陣列。

　　4、是非二值圖畫(huà)

　　只要是非兩級(jí)灰度的數(shù)字圖畫(huà)。它對(duì)應(yīng)于是非兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。

　　5、連續(xù)顏色靜態(tài)圖畫(huà)

　　以多于兩級(jí)灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖畫(huà)。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和五顏六色掃描兩種方法。

　　6、分辨率

　　單位長(zhǎng)度內(nèi)圖畫(huà)包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英時(shí)點(diǎn)數(shù)(dpi)表明。

　　7、失真度

　　對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化后，數(shù)字圖畫(huà)與檔案原件在顏色、幾許等方面的偏離程度。

　　8、可懂度

　　數(shù)字圖畫(huà)向人或機(jī)器提供信息的能力。

　　9、圖畫(huà)緊縮

　　清除圖畫(huà)冗余或圖畫(huà)近似的任一種進(jìn)程，其目的是對(duì)圖畫(huà)以更緊湊的方法表明。

　　二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化根本要求

　　1、根本原則

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的根本原則是使檔案信息資源精確方便快捷地提供使用，使能夠揭露的檔案信息資源得到共享，以滿意社會(huì)對(duì)檔案使用的需求。

　　2、數(shù)字化對(duì)像的確認(rèn)原則

　　應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象依照必定的原則和辦法進(jìn)行確認(rèn)，只要契合必定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。

　　1)契合國(guó)家法律法規(guī)的原則

　　紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須契合國(guó)家檔案敞開(kāi)規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

　　2)價(jià)值性原則

　　屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)時(shí)間保存的、社會(huì)使用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

　　3、根本環(huán)節(jié)

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的根本環(huán)節(jié)首要包含：檔案收拾、目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖畫(huà)處理、圖畫(huà)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)備份、效果辦理等。

　　4、 進(jìn)程辦理

　　1)應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密辦理機(jī)制，保證檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

　　2 )紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的掛號(hào)，并及時(shí)收拾、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完結(jié)的同時(shí)樹(shù)立起完整、標(biāo)準(zhǔn)的記載。

　　三、檔案收拾

　　在掃描之前，根據(jù)檔案辦理狀況，按下述進(jìn)程對(duì)檔案進(jìn)行恰當(dāng)收拾，并視需要作出標(biāo)識(shí)，保證檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　1 目錄數(shù)據(jù)預(yù)備

　　2 拆除裝訂

　　3 區(qū)分掃描件和非掃描件

　　4 頁(yè)面修整

　　5 檔案收拾掛號(hào)

　　6 裝訂

　　四、檔案掃描

　　1、掃描方法

　　1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)挑選相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可選用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可選用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍照后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)化設(shè)備等進(jìn)行掃描，也能夠選用小幅面掃描后的圖畫(huà)拼接方法處理。

　　2)紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)選用平板掃描方法;紙張狀況好的檔案可選用高速掃描方法以進(jìn)步工作效率。

　　2、掃描顏色方法

　　1)掃描顏色方法一般有是非二值、灰度、五顏六色等。通常選用是非二值。

　　2)頁(yè)面為是非兩色，而且筆跡明晰、不帶插圖的檔案，可選用是非二值方法進(jìn)行掃描。

　　3)頁(yè)面為是非兩色，但筆跡明晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可選用灰度方法掃描。

　　4)頁(yè)面中有紅頭、印章或插有是非照片、五顏六色照片、五顏六色插圖的檔案，可視需要選用五顏六色方法進(jìn)行掃描。

　　3 、掃描分辨率

　　1)掃描分辨率參數(shù)大小的挑選，原則上以掃描后的圖畫(huà)明晰、完整、不影響圖畫(huà)的使用效果為準(zhǔn)。

　　2)選用是非二值、灰度、五顏六色幾種方法對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議挑選≥100dpi.特殊狀況下，如文字偏小、密集、明晰度較差等，可恰當(dāng)進(jìn)步分辨率。

　　3)需要進(jìn)行OCR漢字辨認(rèn)的檔案，掃描分辨率建議挑選≥200dpi.

　　4、掃描登掛號(hào)

　　仔細(xì)填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化進(jìn)程交代掛號(hào)表單，掛號(hào)掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)踐掃描頁(yè)數(shù)與檔案收拾量填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否共同，不共同時(shí)應(yīng)注明詳細(xì)原因和處理辦法。

　　五、圖畫(huà)處理

　　1 、圖畫(huà)數(shù)據(jù)質(zhì)量查看

　　1)對(duì)圖畫(huà)偏斜度、明晰度、失真度進(jìn)行查看。發(fā)現(xiàn)不契合圖畫(huà)質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)從頭進(jìn)行圖畫(huà)的處理。

　　2)由于操作不妥，構(gòu)成掃描的圖畫(huà)文件不完整或無(wú)法明晰辨認(rèn)時(shí)，應(yīng)從頭掃描。

　　3)發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確刺進(jìn)圖畫(huà)。

　　4)發(fā)現(xiàn)掃描圖畫(huà)的排列次序與檔案原件不共同時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　5)仔細(xì)填寫(xiě)相關(guān)表單，記載質(zhì)檢成果和處理意見(jiàn)。

　　2、糾偏

　　對(duì)呈現(xiàn)偏斜的圖畫(huà)應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以到達(dá)視覺(jué)上根本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖畫(huà)應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以契合閱讀習(xí)慣。

　　3、去污

　　對(duì)圖畫(huà)頁(yè)面中呈現(xiàn)的影響圖畫(huà)質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理進(jìn)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　　4、圖畫(huà)拼接

　　對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描構(gòu)成的多幅圖畫(huà)，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖畫(huà)，以保證檔案數(shù)字化圖畫(huà)的整體性。

　　5、裁邊處理

　　選用五顏六色方法掃描的圖畫(huà)應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有用縮小圖畫(huà)文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

　　六、圖畫(huà)存儲(chǔ)

　　1、存儲(chǔ)格局

　　1)選用是非二值方法掃描的圖畫(huà)文件，一般選用TIFF(G4)格局存儲(chǔ)。選用灰度方法和五顏六色方法掃描的文件，一般選用JPEG格局存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的緊縮率的挑選，應(yīng)以保證掃描的圖畫(huà)明晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為原則。

　　2)提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖畫(huà)，也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格局。

　　2、圖畫(huà)文件的命名

　　1)紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖畫(huà)文件命名。

　　2)多頁(yè)文件可選用該檔號(hào)樹(shù)立相應(yīng)文件夾，按頁(yè)碼次序?qū)D畫(huà)文件命名。

　　七、目錄建庫(kù)

　　1、數(shù)據(jù)格局挑選

　　目錄建庫(kù)應(yīng)挑選通用的數(shù)據(jù)格局。所選定的數(shù)據(jù)格局應(yīng)能直接或間接經(jīng)過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　　2、檔案著錄

　　依照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)的要求進(jìn)行著錄，樹(shù)立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　3、目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量查看

　　選用人工校對(duì)或軟件主動(dòng)校對(duì)的方法，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行查看。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否標(biāo)準(zhǔn)、精確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修正或重錄。

　　八、數(shù)據(jù)掛接

　　1、匯總掛接

　　檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化進(jìn)程中構(gòu)成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖畫(huà)數(shù)據(jù)庫(kù)，經(jīng)過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。經(jīng)過(guò)編制程序或借助相應(yīng)軟件，可完成目錄數(shù)據(jù)對(duì)相相關(guān)的數(shù)字圖象的主動(dòng)搜索、參加對(duì)應(yīng)的電子地址信息等，完成批量、快速掛接。

　　2、數(shù)據(jù)相關(guān)

　　以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為根據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖畫(huà)存儲(chǔ)為一份圖畫(huà)文件。將圖畫(huà)文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，要仔細(xì)核對(duì)每一份圖象文件的稱號(hào)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖畫(huà)文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的頁(yè)數(shù)是否共同，圖畫(huà)文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)是否相同等。經(jīng)過(guò)每一份圖畫(huà)文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的共同性和唯一性，樹(shù)立起一一對(duì)應(yīng)的相關(guān)關(guān)系，為完成檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖畫(huà)文件的批量掛接提供條件。

　　3、仔細(xì)填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化進(jìn)程交代掛號(hào)表單，記載數(shù)據(jù)相關(guān)后的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每一份文件相關(guān)后的頁(yè)數(shù)與檔案收拾、掃描時(shí)填寫(xiě)的頁(yè)數(shù)是否共同，不共同時(shí)應(yīng)注明詳細(xì)原因和處理辦法。

　　九、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)

　　1、數(shù)據(jù)抽檢

　　1)以抽檢的方法查看已完結(jié)數(shù)字化轉(zhuǎn)化的一切數(shù)據(jù)，包含目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖畫(huà)文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

　　2)一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)檢驗(yàn)時(shí)抽檢的比率不得低于5%.

　　2、檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)

　　1)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖畫(huà)文件掛接過(guò)錯(cuò)碼，或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖畫(huà)文件之一呈現(xiàn)不完整、不明晰、有過(guò)錯(cuò)等質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，抽檢標(biāo)記為“不合格”。

　　2)一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)化質(zhì)量抽檢的合格率到達(dá)95%以上(含95%)時(shí)，給予以檢驗(yàn)“經(jīng)過(guò)”。

　　合格率：抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%

　　3、檢驗(yàn)審閱

　　檢驗(yàn)“經(jīng)過(guò)”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽字后方有用。

　　4、檢驗(yàn)掛號(hào)

　　仔細(xì)填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化檢驗(yàn)掛號(hào)表單。