檔案整理監(jiān)管實行有哪些詳細的規(guī)則？
來源：www.trustodo.com 發(fā)布時間：2018年09月15日
1 總則
為確保檔案實在、完全、完好、歸檔及時，實在、完好地記載工程建造進程所發(fā)生的監(jiān)理記載，提高本工程檔案辦理水平，用于項目部準則，編制《工程監(jiān)理檔案辦理施行細則》，該準則適用于悉數工程，對單個工程應進行必要的修正。
2 引證文件
下列文件關于本文件的應用是必不可少的。但凡注日期的引證文件，僅所注日期的版別適用于本文件。但凡不注日期的引證文件，其最新版別(包括一切的修正單)適用于本文件。
GB/T11822-2008
科學技術檔案檀卷構成的一般要求;
DA/T28-2002 國家嚴重建造項目文件歸檔要求與檔案收拾標準;
DL/T 5434-2009 電力建造工程監(jiān)理標準;
國家電網辦〔2010〕250號 國家電網公司電網建造項目檔案辦理方法(試行);
本公司 工程監(jiān)理檔案辦理施行細則;
其他國家、職業(yè)、國網公司相關規(guī)程、標準及辦理準則、方法等。
3 職責分工
3.1 監(jiān)理項目部作業(yè)職責
3.1.1 擔任本項目工程材料的立卷歸檔作業(yè)，對歸檔文件材料的精確、有用和完好性擔任。
3.1.2 確保工程監(jiān)理檔案作業(yè)與工程建造同步，工程開工時即與業(yè)主項目部、施工項目部一致有關工程檔案的作業(yè)要求，明晰各自職責。
3.1.3 依照本細則的要求，及時完結工程監(jiān)理檔案的搜集收拾、立卷等作業(yè)。
3.1.4 安排本工程監(jiān)理檔案的自檢，合作工程部完結檔案的預檢驗，完結向公司檔案室的檔案移送作業(yè)。
3.1.5 完結工程項目監(jiān)理檔案的編制、收拾、組卷作業(yè)，及時向建造單位移送工程監(jiān)理檔案。
3.1.6 擔任本項目特別載體檔案(工程相片、電子文件)的收拾、移送作業(yè)。
1 竣工檔案收拾編制要求
1.1 總(代)監(jiān)理工程師對安排施行材料的收拾和歸檔，各監(jiān)理項目部在工程施行進程中應及時對工程材料進行搜集收拾，做到工程材料及時性和檔案化。
1.2 110千伏~220千伏工程竣工材料歸檔要求搜集二正一付(其間一正交公司)。500千伏工程材料要求搜集三份原件(其間一正交公司)。
1.3 工程文件應筆跡清楚，圖樣明晰，圖表整齊，簽字蓋章手續(xù)齊備。歸檔文件的紙張巨細一般為A4幅面，裝訂邊為2.5厘米。小于A4幅面的紙張的應粘貼在A4紙張上。文件材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復，同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前，請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。
1.4 設計變更、施工質量處理、缺點處理陳述等，應有閉環(huán)告知的具體記載(包括調查陳述，剖析、處理定見，處理定論及消缺記載，復檢定見與定論等)。
1.5 各類記載表格有必要契合標準要求，表格方式應一致。各項記載填寫有必要實在牢靠、筆跡清楚，數據填寫具體、準確，不得漏缺項，沒有內容的項目要劃掉。
1.6 電子文件收拾時應寫明電子文件的載體類型、設備環(huán)境特征;載體上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、檔號、保管期限、密級、存入日期等;歸檔的磁性載體應是只讀型。具體搜集要求見公司《輸變電工程建造數碼相片辦理方法》。
1.7 一切建造辦理單位封面應選用牛皮紙方式，檔號由建造辦理單位供給。起止日期為卷內文件最早和最晚發(fā)生日期。檀卷封面、卷內目錄和卷內備考表按GB/T11822《科學技術檔案檀卷構成的一般要求》的規(guī)則履行。
1.7.1 檀卷標題要標明工程稱號，準確地歸納和提醒卷內文件的內容。檀卷標題的長度寫首要的三個文件材料落款，如超出三個文件材料落款寫等。
1.7.2 卷內目錄中“文件材料落款”一欄填寫時要具體、照實。控制在50個漢字內。
1.7.3 從卷內目錄后的正式文件封面開端用印碼機打印頁碼至右下角，從001開端連續(xù)打印。最終附一張卷內備考表立卷人由編卷人簽名，審閱人由總監(jiān)填寫。
1.7.4 各移送竣工檔案時須有移送清冊，移送清冊包括以下欄目：序號、檔案號、圖紙卷冊號、檀卷標題、冊數。移送單位、移送人簽字蓋章。
1.8 一切竣工檔案有必要在工程投運后一個月內移送。項目監(jiān)理應在現場完結組卷、卷內目錄、檀卷封面、備考表的錄入作業(yè)，文件頁碼可先用鉛筆暫時標示送公司審閱，審閱完結后裝訂出書。
1.9 竣工材料有必要明晰完好，契合檔案移送規(guī)則，供給的原件應滿足以下條件：
5.9.1 人員簽名用鋼筆手工簽字，字體端正。
5.9.2 數據記載表格用打印機打印。
5.9.3 加蓋赤色印章。
1.10 歸檔材料應供給相關的電子版。
關于當地電力局對材料歸檔有相應要求的，監(jiān)理項目部在材料歸檔前需向部分材料辦理人員處了解要求后再進行材料收拾。
為確保檔案實在、完全、完好、歸檔及時，實在、完好地記載工程建造進程所發(fā)生的監(jiān)理記載，提高本工程檔案辦理水平，用于項目部準則，編制《工程監(jiān)理檔案辦理施行細則》，該準則適用于悉數工程，對單個工程應進行必要的修正。
2 引證文件
下列文件關于本文件的應用是必不可少的。但凡注日期的引證文件，僅所注日期的版別適用于本文件。但凡不注日期的引證文件，其最新版別(包括一切的修正單)適用于本文件。
GB/T11822-2008
科學技術檔案檀卷構成的一般要求;
DA/T28-2002 國家嚴重建造項目文件歸檔要求與檔案收拾標準;
DL/T 5434-2009 電力建造工程監(jiān)理標準;
國家電網辦〔2010〕250號 國家電網公司電網建造項目檔案辦理方法(試行);
本公司 工程監(jiān)理檔案辦理施行細則;
其他國家、職業(yè)、國網公司相關規(guī)程、標準及辦理準則、方法等。
3 職責分工
3.1 監(jiān)理項目部作業(yè)職責
3.1.1 擔任本項目工程材料的立卷歸檔作業(yè)，對歸檔文件材料的精確、有用和完好性擔任。
3.1.2 確保工程監(jiān)理檔案作業(yè)與工程建造同步，工程開工時即與業(yè)主項目部、施工項目部一致有關工程檔案的作業(yè)要求，明晰各自職責。
3.1.3 依照本細則的要求，及時完結工程監(jiān)理檔案的搜集收拾、立卷等作業(yè)。
3.1.4 安排本工程監(jiān)理檔案的自檢，合作工程部完結檔案的預檢驗，完結向公司檔案室的檔案移送作業(yè)。
3.1.5 完結工程項目監(jiān)理檔案的編制、收拾、組卷作業(yè)，及時向建造單位移送工程監(jiān)理檔案。
3.1.6 擔任本項目特別載體檔案(工程相片、電子文件)的收拾、移送作業(yè)。
1 竣工檔案收拾編制要求
1.1 總(代)監(jiān)理工程師對安排施行材料的收拾和歸檔，各監(jiān)理項目部在工程施行進程中應及時對工程材料進行搜集收拾，做到工程材料及時性和檔案化。
1.2 110千伏~220千伏工程竣工材料歸檔要求搜集二正一付(其間一正交公司)。500千伏工程材料要求搜集三份原件(其間一正交公司)。
1.3 工程文件應筆跡清楚，圖樣明晰，圖表整齊，簽字蓋章手續(xù)齊備。歸檔文件的紙張巨細一般為A4幅面，裝訂邊為2.5厘米。小于A4幅面的紙張的應粘貼在A4紙張上。文件材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復，同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前，請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。
1.4 設計變更、施工質量處理、缺點處理陳述等，應有閉環(huán)告知的具體記載(包括調查陳述，剖析、處理定見，處理定論及消缺記載，復檢定見與定論等)。
1.5 各類記載表格有必要契合標準要求，表格方式應一致。各項記載填寫有必要實在牢靠、筆跡清楚，數據填寫具體、準確，不得漏缺項，沒有內容的項目要劃掉。
1.6 電子文件收拾時應寫明電子文件的載體類型、設備環(huán)境特征;載體上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、檔號、保管期限、密級、存入日期等;歸檔的磁性載體應是只讀型。具體搜集要求見公司《輸變電工程建造數碼相片辦理方法》。
1.7 一切建造辦理單位封面應選用牛皮紙方式，檔號由建造辦理單位供給。起止日期為卷內文件最早和最晚發(fā)生日期。檀卷封面、卷內目錄和卷內備考表按GB/T11822《科學技術檔案檀卷構成的一般要求》的規(guī)則履行。
1.7.1 檀卷標題要標明工程稱號，準確地歸納和提醒卷內文件的內容。檀卷標題的長度寫首要的三個文件材料落款，如超出三個文件材料落款寫等。
1.7.2 卷內目錄中“文件材料落款”一欄填寫時要具體、照實。控制在50個漢字內。
1.7.3 從卷內目錄后的正式文件封面開端用印碼機打印頁碼至右下角，從001開端連續(xù)打印。最終附一張卷內備考表立卷人由編卷人簽名，審閱人由總監(jiān)填寫。
1.7.4 各移送竣工檔案時須有移送清冊，移送清冊包括以下欄目：序號、檔案號、圖紙卷冊號、檀卷標題、冊數。移送單位、移送人簽字蓋章。
1.8 一切竣工檔案有必要在工程投運后一個月內移送。項目監(jiān)理應在現場完結組卷、卷內目錄、檀卷封面、備考表的錄入作業(yè)，文件頁碼可先用鉛筆暫時標示送公司審閱，審閱完結后裝訂出書。
1.9 竣工材料有必要明晰完好，契合檔案移送規(guī)則，供給的原件應滿足以下條件：
5.9.1 人員簽名用鋼筆手工簽字，字體端正。
5.9.2 數據記載表格用打印機打印。
5.9.3 加蓋赤色印章。
1.10 歸檔材料應供給相關的電子版。
關于當地電力局對材料歸檔有相應要求的，監(jiān)理項目部在材料歸檔前需向部分材料辦理人員處了解要求后再進行材料收拾。
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高效的檔案數字化系統改怎樣建立？