1.總則
1.1為加強檔案數(shù)字化外包安全管理，保證檔案數(shù)字化進程中檔案實體與信息安全，依據(jù)國家有關(guān)規(guī)則和標準，擬定本《標準》。
1.2各級各類檔案館、室等檔案部分(以下簡稱“檔案部分”)展開檔案數(shù)字化外包作業(yè)，具有獨立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機構(gòu)(以下簡稱“數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)”)承當檔案數(shù)字化外包服務(wù)，應(yīng)遵從本《標準》展開安全管理作業(yè)。檔案部分自行展開檔案數(shù)字化時，可參照本《標準》施行安全管理。
1.3本《標準》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國家有關(guān)規(guī)則履行。
1.4檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)依照“安全榜首、預(yù)防為主”的準則，采取科學有用的安全管理措施，運用保證檔案安全的技能手段，樹立權(quán)責清晰、覆蓋檔案數(shù)字化全進程的崗位職責制，對檔案數(shù)字化全進程實施嚴格監(jiān)督和管理，保證檔案實體與信息安全。
2.檔案部分的安全管理
2.1樹立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分擔領(lǐng)導(dǎo)同志參與的檔案數(shù)字化外包管理安排，清晰檔案數(shù)字化管理的部分、人員及其職責。
2.2依據(jù)檔案數(shù)字化整體規(guī)劃，斷定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技能指標。
2.3提出檔案數(shù)字化外包投標文件中有關(guān)安全管理的要求，幫忙擬定投標文件，審定合同。
2.4對數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、成績、人員、設(shè)備和加工軟件等進行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記載。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)。
2.5樹立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)簽定安全保密協(xié)議，并對檔案數(shù)字化加工人員進行安全保密教育。
2.6擬定檔案實體交代、數(shù)字化加工進程管理、數(shù)字化效果檢驗與交代、存儲介質(zhì)管理、檔案實體維護等操作規(guī)程或規(guī)章制度。
2.7樹立檔案數(shù)字化外包項目管理檔案，記載檔案部分和數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)施行檔案數(shù)字化外包項目的全進程。
2.8樹立監(jiān)管機制，對數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的保密、安全措施履行情況進行監(jiān)督、查看，避免檔案實體受損、丟掉，根絕數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)私行仿制、留存、運用檔案信息的行為。
3.數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的安全管理
3.1數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)有必要具有工商管理部分核發(fā)的有用營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍有必要包含檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)管理類項目。
3.2數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的法人有必要是中華人民共和國境內(nèi)注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及作業(yè)人員有必要為中華人民共和國境內(nèi)公民，國家還有規(guī)則的在外。
3.3數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的作業(yè)人員有必要供給自己身份證明和公安部分供給的無違法記載證明，必要時供給政審資料。
3.4數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)有必要與其作業(yè)人員簽定契合國家勞作法律法規(guī)要求的勞作合同。
3.5數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的人員數(shù)量與本質(zhì)、技能與管理水平、設(shè)施與設(shè)備情況可以滿意擬承當項目的要求。
3.6數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)有必要擬定并履行數(shù)字化安全保密制度，擬定并履行檔案實體交代、數(shù)字化加工進程管理、數(shù)字化效果檢驗與交代、存儲介質(zhì)管理、檔案實體維護等操作標準和管理制度。
3.7數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)樹立安全崗位職責制，裝備專人擔任安全保密作業(yè)。
3.8數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)對作業(yè)人員進行安全保密教育和必要的上崗訓練，并與作業(yè)人員簽定保密協(xié)議，清晰規(guī)則作業(yè)人員不得閱覽、摘錄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密職責、責任。安全保密協(xié)議應(yīng)報送檔案部分存案。
3.9數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)有必要積極支持、合作檔案行政管理部分的安全保密查看。
4.數(shù)字化場所的安全管理
4.1數(shù)字化加工場所一般設(shè)在檔案部分獨立、可關(guān)閉的建筑內(nèi)。
4.2數(shù)字化加工場所應(yīng)契合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照耀、防有害生物、防污染等安全管理要求。
4.3數(shù)字化加工場所應(yīng)裝備滿意安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，保證檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角;視頻監(jiān)控體系應(yīng)由檔案部分專人擔任，數(shù)字化加工場所設(shè)于檔案部分之外的，檔案部分應(yīng)定時查看視頻監(jiān)控體系，數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)移送檔案部分保存;視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自發(fā)生之日起保存不少于6個月;檔案部分應(yīng)定時對視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)進行回放查看，在刪去視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全查看記載。
4.4數(shù)字化加工場所應(yīng)裝備契合國家標準并滿意作業(yè)需要的檔案裝具，用于別離寄存待數(shù)字化管理和已數(shù)字化管理的檔案。
4.5數(shù)字化加工場所須封斷一切檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功用，并定時進行相關(guān)檢測。
4.6數(shù)字化作業(yè)人員寄存隨身物品要有專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置;數(shù)字化加工場所不得有非作業(yè)需要的私人物品，包含照相機、攝像機、手機、錄音機、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動存儲介質(zhì);禁止私行將數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。
4.7作業(yè)人員要掛牌上崗，承受身份核對掛號和安全查看，禁止無關(guān)人員進入數(shù)字化加工場所。
4.8作業(yè)人員不得在數(shù)字化加工場所內(nèi)從事與數(shù)字化無關(guān)的活動，禁止在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進食、吸煙等，禁止攜帶火種進入數(shù)字化加工場所。
4.9檔案部分和數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員常常對數(shù)字化加工場所進行巡查，保證有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項規(guī)章制度和操作標準得到實在貫徹和履行。
5.數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理
5.1檔案數(shù)字化加工進程中主張運用檔案部分供給的相關(guān)設(shè)備，運用數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)設(shè)備的，檔案部分應(yīng)當對其進行必要的安全查看。
5.2檔案數(shù)字化加工運用的計算機、掃描儀等設(shè)備，有必要選用技能手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備關(guān)閉一切不必要的信息輸出設(shè)備或端口，如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，關(guān)閉的設(shè)備或端口要定時進行查看。
5.3檔案數(shù)字化加工進程中引薦運用國產(chǎn)設(shè)備并運用正版軟件。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件有必要運用經(jīng)過國家安全認證的國產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作體系、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計算機不允許裝置任何與加工無關(guān)的軟件。
5.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理阻隔，禁止運用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等設(shè)備。
5.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)裝備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功用的數(shù)字化加工安全維護體系，準確記載授權(quán)用戶的拜訪行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。
5.6檔案數(shù)字化加工體系應(yīng)具備流程界說、使命分配、進程盯梢、質(zhì)量檢測、制品制造、數(shù)據(jù)檢驗、數(shù)據(jù)備份管理等功用，并別離設(shè)置管理員、保密員、審計員，實施“三員別離”。
5.7檔案數(shù)字化加工進程中主張由檔案部分供給計算機等設(shè)備的硬盤、移動存儲介質(zhì)以及無法保證數(shù)據(jù)牢靠鏟除的設(shè)備，并逐個進行查看、掛號。數(shù)字化作業(yè)完結(jié)后，這些設(shè)備有必要交由檔案部分一致保管或毀掉，禁止私行帶走。
5.8用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲介質(zhì)禁止與其他設(shè)備和存儲介質(zhì)穿插運用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲介質(zhì)禁止帶入數(shù)字化加工場所。
5.9檔案數(shù)字化進程中運用的移動存儲介質(zhì)和刻錄設(shè)備應(yīng)由檔案部分指定專人保管，并對運用情況進行記載。檔案數(shù)字化效果的復(fù)制和刻錄應(yīng)相對會集。檔案部分應(yīng)指定專人擔任移動存儲介質(zhì)數(shù)量的清點，數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)完結(jié)復(fù)制或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)(包含損壞的數(shù)據(jù)介質(zhì))應(yīng)及時交代給檔案部分指定的人員，并管理交代手續(xù)。
5.10檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲介質(zhì)不得私行送外修理，有必要送外修理的應(yīng)管理書面批閱手續(xù)，并由檔案部分人員現(xiàn)場監(jiān)督。
5.11管理沒有敞開檔案的信息設(shè)備的管理和運用應(yīng)契合國家有關(guān)隱秘載體管理和運用的相關(guān)規(guī)則。
6.檔案實體的安全管理
6.1檔案部分要對擬數(shù)字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性查看。涉密檔案要予以篩除，檔案實體破損、殘損的要進行掛號與管理，檔案實體與文件目錄不對應(yīng)的要進行必要的記載或標明。
6.2檔案部分人員應(yīng)依照作業(yè)計劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的檔案接納人員進行清點、核對，兩邊承認準確無誤后填寫檔案交代清單一式兩份，注明交代檔案的內(nèi)容、數(shù)量、情況、交代時刻和經(jīng)辦人等。
6.3檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，呈現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)則進行處分，并進行修正和掛號。需要拆裝檔案時，應(yīng)盡或許地堅持檔案原貌。
6.4檔案數(shù)字化進程中要樹立檔案流程單，流程單包含檔號、加工工序、設(shè)備編號、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時刻等，數(shù)字化加工進程中檔案流程單應(yīng)與檔案實體同步流轉(zhuǎn)。
6.5檔案數(shù)字化進程中發(fā)現(xiàn)有涉密標識且無解密標識的檔案，數(shù)字化外包服務(wù)機構(gòu)應(yīng)中止該檔案的數(shù)字化加工，在掛號目錄后立行將檔案移送檔案部分。
6.6正在進行數(shù)字化加工的檔案有必要每天入庫(柜)，不得在加工工位上留存過夜。
6.7數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工結(jié)束的檔案要及時歸還入庫。關(guān)于離庫時刻較長或有蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進行消毒殺蟲管理。
7.檔案數(shù)字化效果移送代收與設(shè)備管理的安全管理
7.1檔案數(shù)字化使命完結(jié)后，檔案部分應(yīng)安排專業(yè)人員依照本《標準》的要求，對向檔案部分移送的數(shù)字化加工介質(zhì)(如存儲介質(zhì)、移動介質(zhì)、備份介質(zhì)等)、加工監(jiān)控視頻回放安全查看記載、檔案實體出入庫交代記載、加工人員變更記載等進行安全保密專項檢驗;凡未展開安全保密專項檢驗或檢驗不合格的，不得對項目進行整體檢驗。
7.2檔案數(shù)字化效果有必要經(jīng)過完整性、準確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后兩邊管理數(shù)據(jù)交代手續(xù)。
7.3檔案數(shù)字化使命完結(jié)后，數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)會同檔案部分撤除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲介質(zhì)，并將其與數(shù)字化進程中運用過的其他移動存儲介質(zhì)一同移送給檔案部分，并管理相關(guān)移送手續(xù)。
7.4檔案數(shù)字化使命完結(jié)后，檔案部分有必要安排專業(yè)人員對數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)所用的設(shè)備進行查看，以保證其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，有必要作鏟除信息的安全管理。
7.5數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)將檔案數(shù)字化進程中構(gòu)成的日志、記載等原始記載資料移送檔案部分，作為項目檔案內(nèi)容進行管理。