聲像檔案是指國度機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人在從事各種活動中構(gòu)成的對國度和社會有保管價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同資料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字闡明的歷史記載。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成局部。
隨著社會的開展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類活動中構(gòu)成了大量的聲像檔案。為了更好地維護(hù)好、應(yīng)用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個(gè)立檔單位的聲像檔案管理狀況停止了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完好、保管條件差、管理紊亂等問題，直接影響了檔案的完好和聲像檔案的保管及應(yīng)用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體開展程度，已到了非抓不可的水平。因而，采取有效措施，增強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、 聲像檔案管理存在的問題
(一) 攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決議著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀。"強(qiáng)"表如今所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，均勻年齡35歲，大專以上文化水平的占72%。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化水平較高這是"強(qiáng)"的一面;"弱"表如今443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86%，5年以上者僅占14%。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16%，其中1至3個(gè)月短訓(xùn)(攝錄專業(yè))的66人，?？飘厴I(yè)2人，有84%的人都屬"自 "。專業(yè)工齡短、專業(yè)學(xué)問及技藝普遍較低這是"弱"的一面。
調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認(rèn)識上的誤區(qū)。一種是局部人基本就不曉得什么是聲像檔案。他們不斷誤以為只要上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動中構(gòu)成的照片、錄音、錄像帶等，以為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需求歸檔保管;另一種是局部人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報(bào)社、電臺的用完就算完了，怎樣處置這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案認(rèn)識不強(qiáng)，僅思索個(gè)人或本部門工作便當(dāng)，致使局部聲像檔案長期在個(gè)人或科室內(nèi)部保管，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保管。特別是隨著人員變動和機(jī)構(gòu)調(diào)整，形成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完好，嚴(yán)重影響了聲像檔案的持久維護(hù)和開發(fā)應(yīng)用。
事實(shí)證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強(qiáng)"的一面發(fā)揮作用，加上認(rèn)識上的誤區(qū)，形成了聲像檔案管理上的不標(biāo)準(zhǔn)。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗構(gòu)成和歸檔不把好關(guān)，待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補(bǔ)牢"了。
(二) 聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象
"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的開展及工作需求，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個(gè)單位中，僅有21個(gè)單位沒有聲像設(shè)備，占13%，87%的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)671臺(架)。從總體講，聲像設(shè)備可算比擬"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個(gè)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的運(yùn)用請求，占62%，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充沛發(fā)揮作用;有的設(shè)備寄存在科室或個(gè)人手中，沒有合理應(yīng)用;有的設(shè)備運(yùn)用人員不明白或頻繁變動，設(shè)備不能有效天時(shí)用。從而構(gòu)成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終形成一些重要活動沒能及時(shí)攝錄，檔案沒能完好保管下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
(三) 聲像檔案管理紊亂，問題復(fù)雜
1、 管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個(gè)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47%，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自在構(gòu)成、自在處置狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種方式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)構(gòu)成隨時(shí)移交，僅占26%;二是各科室一年一次移交檔案室，占35%;三是由科室分散保管或個(gè)人保管，占39%。由此標(biāo)明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保證措施。
2、 檔案認(rèn)識不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完好歸檔
聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔請求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字闡明，假如不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員本人也難以追想齊全和精確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20%的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字闡明更難說清。原本是很寶貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保管價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔狀況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一局部單位都是"一盤帶子重復(fù)用"，原始錄音(像)沒有保管下來。另外有些部門或個(gè)人手里保管著局部寶貴的聲像檔案，雖管理不標(biāo)準(zhǔn)，但當(dāng)檔案部門去搜集時(shí)，常常不愿交。究其緣由，主要是檔案認(rèn)識不強(qiáng)，對聲像檔案管理缺乏注重。
3、保管條件差，聲像檔案難以持久保管
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案請求更嚴(yán)厲。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只要播送電視局、韓村河村等少數(shù)幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或裝備了聲像檔案專柜，其他各單位都將聲像檔案寄存在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保管請求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連蛻變，磁帶受損等，不利于聲像檔案的持久保管和應(yīng)用，一旦發(fā)作問題，悔之晚矣!
4、 管理情況"喜""憂"懸殊，開展不均衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比擬標(biāo)準(zhǔn)的有11個(gè)單位，占6.8%;而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個(gè)，竟占40%，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個(gè)檔案室存有20000余張，其他160個(gè)單位20860張，均勻130張(其中多者上千張，少者幾張)。僅從照片檔案一項(xiàng)看，聲像檔案的管理程度就很懸殊。
5、 搜集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永世保管檔案并向社會提供應(yīng)用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來因循下來的聲像檔案分散保管，難以及時(shí)完好歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，形成今?斕呢遜Α?BR>
6、 區(qū)域性嚴(yán)重活動檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織嚴(yán)重活動，召開重要會議，都布置人員攝錄像，構(gòu)成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上登載或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館(室)卻找不齊這些原始檔案。剖析緣由：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門指導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是暫時(shí)抽調(diào)的，各自傲責(zé)一塊工作，相應(yīng)構(gòu)成的檔案資料缺乏諧和、統(tǒng)一、集中，活動完畢后，檔案資料也各歸東西，聲像(包括文書、實(shí)物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到完畢沒有歸檔請求和相應(yīng)的控制措施以及貫串一直的檔案管理、效勞工作，也形成檔案資料流失;三是有關(guān)專業(yè)人員檔案認(rèn)識不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，構(gòu)成的檔案不及時(shí)歸
檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又形成檔案的流失。
二、 增強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及倡議
(一) 增強(qiáng)宣傳、進(jìn)步認(rèn)識，爭取指導(dǎo)注重
搞好檔案工作不只是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級指導(dǎo)的注重是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)歷看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的鼎力支持，惹起社會的普遍關(guān)注，從而進(jìn)步全民，特別是各級指導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案認(rèn)識，營造出一種良好的檔案工作氣氛;二要抓住機(jī)遇，效勞中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要擅長抓住機(jī)遇，分離本地、本單位中心工作，經(jīng)過館、室藏檔案以及生動的應(yīng)用實(shí)例，發(fā)揮檔案本身的宣傳教育作用。
(二) 增強(qiáng)管理，制定方法，狠抓制度落實(shí)
要改動聲像檔案管理紊亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)踐的管理方法來標(biāo)準(zhǔn)此項(xiàng)工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理方法》;同時(shí)，各立檔單位也要樹立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)管理，對產(chǎn)生的聲像資料從搜集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)厲的制度，避免分散流失，根絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、應(yīng)用作出明白規(guī)則。永世、長期保管的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交;在此根底上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必需制定有效的配套措施，明白義務(wù)，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐漸變成盲目的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
(三) 增強(qiáng)監(jiān)視，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)視指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目的管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式停止分類指導(dǎo)，力爭整體程度的進(jìn)步。對人員、設(shè)備、檔案管理都比擬標(biāo)準(zhǔn)的單位，要穩(wěn)固進(jìn)步，在開發(fā)應(yīng)用上下功夫;對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上增強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)視，促其逐漸標(biāo)準(zhǔn)管理;對問題較多、根底單薄的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)視力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面增強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)學(xué)問和技藝的培訓(xùn)，為構(gòu)成好、保管好聲像檔案奠定良好的根底。
(四) 分離實(shí)踐，發(fā)明條件，力圖妥善保管
從持久維護(hù)和應(yīng)用思索，聲像檔案請求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保管條件普遍不契合上述請求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不理想。我們以為分離實(shí)踐，發(fā)明條件，力圖妥善保管是燃眉之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，運(yùn)用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)寄存;其次要嚴(yán)厲控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等維護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
(五) 全面出擊，方式多樣，疏浚搜集渠道
要完成聲像檔案搜集完好，采取必要的行政手腕和物質(zhì)保證，樹立并疏浚搜集渠道，運(yùn)用多種方式搜集也很重要。分離地域?qū)嵺`，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種方式搜集。主要有：①經(jīng)過正常移交接納?？剖乙平粰n案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)搜集。對本地重點(diǎn)單位、立檔單位重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比擬集中的，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化搜集，經(jīng)常溝通及時(shí)控制狀況。③重點(diǎn)人物(攝錄人員)直接征集。有一局部攝錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派(或延聘)攝錄本地域的嚴(yán)重活動、重要會議、城市建立、外事活動等。對保管在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門搜集和征集。④普遍的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等方式，采取有償征集、無償捐獻(xiàn)、樹立名人全宗、個(gè)人代存等方式普遍征集。
(六) 倡議檔案主管部門參與全區(qū)各類嚴(yán)重活動
針對地域嚴(yán)重活動(重要會議)檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多要素，應(yīng)采取檔案局、館直接參與的方法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并擔(dān)任其他各類檔案的搜集歸檔工作，以確保全區(qū)嚴(yán)重活動產(chǎn)生的檔案(特別是聲像檔案)，得以及時(shí)、齊全、完好地歸檔，統(tǒng)一管理，便當(dāng)各方面應(yīng)用。