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全面介紹檔案整理的基本概念
來源:www.trustodo.com 發(fā)布時間:2018年12月06日


  一、檔案整理幾個概念

  (一)檔案整理界說:是指將處于零亂的和需求進一步條理化的檔案,進行根本的分類、組合、擺放、編號、編制目錄、建立全宗等,組成有序系統的進程。

  (二)檔案整理的根本要求:遵循文件資料的構成規(guī)律和特點,堅持文件資料之間的有機聯系;區(qū)分文件資料的價值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

  (三)檔案整理的文件范圍:但凡本機關作業(yè)活動中構成的,具有查考保存價值的文件資料,包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、相片、錄音、錄像、計算機盤片、什物以及本機關編印的出版物等,在辦理完畢后均須整理保存。

  (四)檔案整理的辦法:一是以“檀卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。

  1、以“檀卷”為單位整理。

  1)以“檀卷”為單位整理就是立卷,即依照文件資料在構成和處理進程中的聯系將其組合為檀卷。

  2)所謂檀卷,就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的進程。分類即依照立檔單位的檔案分類計劃,對文件資料進行實體分類;組合即將經過分類的文件資料,按一定形式組合起來;編目即將經過組合今后的文件資料,進行系統擺放和編目。

  3)以“檀卷”為單位整理的檔案,其根本保管單位是檀卷。檀卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種,硬卷皮類型有1.2,1.5,2.0cm三個規(guī)格,以軟卷皮裝訂的檔案必須按檀卷順序裝入檔案盒。

  4)以“檀卷”為單位檔案整理的根據是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關檔案作業(yè)事務建設標準》和《文書檔案檀卷格式》

  5)以“檀卷”為單位檔案整理的習慣范圍

  (1)大部分單位短期保管(現10年)的文書檔案,鄉(xiāng)財政所、中心校園等二級組織文書檔案一般按“卷”整理

  (2)各單位專門事務檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

  (3)科技檔案按“卷”整理,整理要求依照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案檀卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)履行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒布的《科學技術研究課題檔案辦理標準》DA/T2-92履行?;üこ虣n案依照國家檔案局、國家計委1988年頒布的《根本建設項目檔案資料辦理暫行規(guī)定》履行。

  (4)管帳檔案按“盒(卷)”整理,整理的根據是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《管帳檔案辦理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

  6)按“卷”整理的文件整理過程是:文件分類、判定保管期限、擺放、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂檀卷、填寫備考表、填寫檀卷封面、編寫立卷闡明、編制檀卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

  2、以“件”為單位整理。

  1)以“件”為單位整理就是依照文件資料構成和處理的根本單位即“件”來進行整理。

  2)一般來講,一份文書資料、一張圖紙或相片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書資料的正本與定稿作為一件,正文與文件處理單為一件(處理單包括:收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等),轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件,正文與附件作為一件,原件與復制件為一件,報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件,來文與復文及其他相關文件可為一件。

  3)以“件”為單位整理的檔案,其根本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最終要裝入檔案盒內。

  4)以“件”為單位文書檔案整理的根據是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

  5)以“件”為單位檔案整理的習慣范圍:

  (1)全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理。

  (2)企事業(yè)單位有關黨群作業(yè)、行政辦理、經營辦理、生產技術辦理類歸檔文件資料按“件”整理,

  (3)聲像、電子、什物檔案按“件”整理,電子檔案整理要求依照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔辦理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與辦理標準》(GB/T 18894-2002)履行。相片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《相片檔案辦理標準》(GB/T 11821-2002)履行。

  6)按“件”整理的檔案整理過程是:文件分類、判定保管期限、裝訂、擺放、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理闡明、編制歸檔文件目錄冊檔案排架。

 

 

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