檔案是企業(yè)的基礎(chǔ)信息資源，真實(shí)地記錄了企業(yè)出產(chǎn)、科研和運(yùn)營(yíng)等活動(dòng)。近年來(lái)，跟著民營(yíng)企業(yè)的快速開(kāi)展，許多民營(yíng)企業(yè)不斷探究檔案管理新的作業(yè)方法、完善管理方式，在樹(shù)立檔案管理體制、推進(jìn)檔案信息化和改善保管條件等方面取得了顯著進(jìn)步。
盡管取得了必定成績(jī)，但現(xiàn)在一些民營(yíng)企業(yè)的檔案管理作業(yè)仍存在不少問(wèn)題，不能滿足自身的開(kāi)展需要。詳細(xì)體現(xiàn)在，民營(yíng)企業(yè)管理者檔案認(rèn)識(shí)單薄，檔案作業(yè)未能得到足夠注重;檔案管理渙散，沒(méi)有樹(shù)立有用的檔案資源體系;檔案人員缺少相關(guān)事務(wù)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)未能及時(shí)更新;檔案管理方針不明確，缺少完善、體系、操作性強(qiáng)的檔案規(guī)章準(zhǔn)則;檔案服務(wù)認(rèn)識(shí)單薄，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)使用作業(yè)力度不行。這些不足間接增加了管理成本，成為制約民營(yíng)企業(yè)全體開(kāi)展的瓶頸。要想打破瓶頸，強(qiáng)化民營(yíng)企業(yè)檔案管理，筆者認(rèn)為需要注意5個(gè)方面。
一要遵循會(huì)集一致的管理準(zhǔn)則，樹(shù)立歸納性檔案管理機(jī)構(gòu)，構(gòu)成以檔案部門為中心、企業(yè)各職能部門和所屬分支機(jī)構(gòu)的層級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。在這個(gè)管理網(wǎng)絡(luò)中，每個(gè)環(huán)節(jié)各司其職。檔案部門在分管負(fù)責(zé)人的直接領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)事務(wù)指導(dǎo)、檔案接收與管理等作業(yè);各職能部門妥善保管日常作業(yè)中構(gòu)成的文件資料，根據(jù)企業(yè)一致的歸檔準(zhǔn)則，定期移交至檔案部門。在這種形式下，檔案管理成為企業(yè)整個(gè)管理體系中的一個(gè)子體系，檔案部門的效果得到凸顯。對(duì)檔案進(jìn)行會(huì)集一致管理也能夠最大極限地實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案的有用管控和使用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。小型民營(yíng)企業(yè)在草創(chuàng)期囿于條件約束，可以采納分布式管理、外委管理等管理形式，但跟著企業(yè)的開(kāi)展壯大，實(shí)行檔案會(huì)集一致管理是必然趨勢(shì)。
二要提升民營(yíng)企業(yè)全體職工的檔案認(rèn)識(shí)，特別是要增強(qiáng)企業(yè)管理者的檔案認(rèn)識(shí)。民營(yíng)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)一般只注重經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)檔案管理等基礎(chǔ)性作業(yè)注重不行，這要求檔案作業(yè)人員要積極主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)交流，提出意見(jiàn)主張，增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案作業(yè)的認(rèn)知度。領(lǐng)導(dǎo)注重檔案作業(yè)，有助于順利地處理作業(yè)中遇到的準(zhǔn)則履行、設(shè)備置辦、人員配備等問(wèn)題。除了提升管理層的檔案認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)企業(yè)基層職工的檔案認(rèn)識(shí)也是非常必要的。基層職工是企業(yè)里最早觸摸出產(chǎn)運(yùn)營(yíng)資料的群體，他們的檔案認(rèn)識(shí)增強(qiáng)了，文件資料的歸檔、檔案的移交等作業(yè)也就順利了。
三要加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案隊(duì)伍建造，進(jìn)步檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平緩歸納事務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員要對(duì)企業(yè)的出產(chǎn)流程和運(yùn)營(yíng)狀況有所了解;熟練掌握信息技術(shù)等知識(shí)，熟悉檔案法律法規(guī)，了解行業(yè)規(guī)范;應(yīng)具有立異精神和吃苦耐勞的質(zhì)量，能夠應(yīng)對(duì)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化帶來(lái)的挑戰(zhàn)，擔(dān)任日益開(kāi)展的企業(yè)檔案管理作業(yè);企業(yè)檔案作業(yè)負(fù)責(zé)人除了應(yīng)精通事務(wù)外，還要具有較強(qiáng)的安排管理能力，秉承務(wù)實(shí)、開(kāi)辟、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖鳂I(yè)作風(fēng)，打破家族式的管理方法，以人為本，注重實(shí)效，保持企業(yè)檔案作業(yè)隊(duì)伍的安穩(wěn)。
四要全面開(kāi)展企業(yè)檔案準(zhǔn)則建造。應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和各類檔案管理規(guī)范，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定出合適企業(yè)的檔案管理準(zhǔn)則和管理規(guī)范;樹(shù)立學(xué)習(xí)及考核機(jī)制，進(jìn)一步提升檔案管理準(zhǔn)則在職工心中的地位，達(dá)到全員一起保護(hù)和履行的目的，然后推動(dòng)民營(yíng)企業(yè)檔案作業(yè)持續(xù)開(kāi)展。
五要加強(qiáng)檔案信息化建造，樹(shù)立企業(yè)歸納檔案數(shù)據(jù)剖析管理體系，為企業(yè)提供更有用的檔案信息和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。民營(yíng)企業(yè)檔案作業(yè)人員要順應(yīng)大數(shù)據(jù)年代的開(kāi)展趨勢(shì)，樹(shù)立“大檔案”管理理念，進(jìn)一步完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建造，加大檔案數(shù)字資源建造力度，樹(shù)立歸納檔案數(shù)據(jù)剖析體系，使用現(xiàn)代化的管理手段對(duì)室(館)藏檔案信息資源進(jìn)行有用的整合和深層次的編研使用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，最大極限地發(fā)揮檔案信息資源的憑證效果，為企業(yè)決策服務(wù)。
現(xiàn)在，企業(yè)檔案管理水平已成為衡量企業(yè)歸納管理能力的重要指標(biāo)，積極立異檔案管理思路，不斷探究合適我國(guó)國(guó)情和民營(yíng)企業(yè)特點(diǎn)的檔案管理形式，才干助力民營(yíng)企業(yè)開(kāi)展壯大。