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　　一、檔案信息檢索的基本步驟

　　(1)定義搜索要求并確定要查找的文件信息的時(shí)間，類型，內(nèi)容等的有限范圍;

　　(2)根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)的搜索機(jī)制和檢索系統(tǒng)的設(shè)置，選擇有效的搜索路徑，確定要搜索的文件搜索工具或數(shù)據(jù)庫;

　　(3)搜索主題的主題分析，并根據(jù)文件分類表或詞匯將文件搜索主題的主題概念轉(zhuǎn)換為歸檔搜索標(biāo)記;

　　(4)從文件搜索工具或檢索系統(tǒng)檢查，將文件搜索標(biāo)記與表示文件主題概念的存檔文檔標(biāo)記(符合性比較)相匹配，并檢測(cè)相關(guān)文件;

　　(5)分析搜索結(jié)果。如果它們與搜索要求不匹配，請(qǐng)根據(jù)需要展開，縮小或更改搜索范圍，直到獲得滿意的搜索結(jié)果。

　　二、手工檢索過程

　　(一) 手工檢索的優(yōu)點(diǎn)

　　檢索過程, 是依靠檢索人員的手翻、眼看、腦子判斷來進(jìn)行的。手工檢索作為傳統(tǒng)的檢索方式, 在今天仍處于主導(dǎo)地位, 它與計(jì)算機(jī)檢索方式相比, 有其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn):

　　(1 ) 它不需要專門的檢索機(jī)具, 在各種時(shí)間、地點(diǎn)和條件下都可進(jìn)行, 具有廣泛的適應(yīng)性與方便性。

　　(2 ) 省去了購置和維護(hù)檢索機(jī)具的費(fèi)用, 對(duì)檢索環(huán)境沒有太高要求。

　　(3 ) 可以隨時(shí)獲取反饋信息, 及時(shí)調(diào)整檢索重點(diǎn)和范圍, 減少漏檢和誤檢的產(chǎn)生。

　　(4 ) 不必受到時(shí)間、收費(fèi)等因素的壓力, 可以從容地進(jìn)行檢索。

　　由于上述幾點(diǎn), 使得手工檢索方法相對(duì)比較簡單, 特別適合缺乏檢索經(jīng)驗(yàn)的人員, 但手工檢索過程一般較長, 檢索速度較慢, 效率低, 對(duì)任務(wù)緊迫、難度大、較為復(fù)雜的檢索課題往往難以滿足要求。

　　(二) 手動(dòng)檢索的具體過程

　　(1)了解圖書館(會(huì)議室)中設(shè)置的搜索工具的類型，收集范圍，安排方法，功能等，并找出該機(jī)構(gòu)可以提供的搜索方法。 選擇正確的方法來查找某個(gè)方面的文件。

　　(2)明確搜索要求。對(duì)于特定的搜索主題，找出搜索的真實(shí)目的，所需的搜索角度，深度和廣度。由于各種原因，利用者要求搜索請(qǐng)求。 通常它不夠精確，搜索要求的模糊表達(dá)常常掩蓋了利用者的真正智能需求，導(dǎo)致搜索結(jié)果受到影響。因此，搜索人員需要反復(fù)理解和咨詢。 確定搜索的實(shí)際要求。

　　(3)根據(jù)搜索要求，選擇必要的搜索路徑。選擇什么樣的搜索路徑取決于文件的掌握程度，找到利用者的線索，如已知的文檔編號(hào)，可以在數(shù)字目錄中找到; 知名負(fù)責(zé)人，可以查詢負(fù)責(zé)人目錄;如果你不知道什么線索，你可以分析搜索主題的主題，選擇內(nèi)容搜索路徑，找到類別目錄和主題目錄。在手動(dòng)搜索中，闡明了搜索路徑。 它基本上決定了要使用的搜索工具。

　　(4)如果選擇了分類和主題檢索方法，則在檢索過程中必須將搜索主題的主題轉(zhuǎn)換為檢索標(biāo)識(shí)符。由于概念轉(zhuǎn)換需要使用檔案分類表和詞庫， 搜索者不一定熟悉分類表和詞匯表的結(jié)構(gòu)，功能和用法，并且難以對(duì)索引和主題索引進(jìn)行分類。因此， 概念轉(zhuǎn)換是手動(dòng)檢索過程中的一個(gè)困難而關(guān)鍵的步驟。

　　(5)根據(jù)各種卡片類型和書籍類型搜索工具中的搜索標(biāo)記進(jìn)行檢查。這是手動(dòng)檢索的實(shí)際操作階段。 應(yīng)根據(jù)搜索要求在搜索過程中隨時(shí)調(diào)整搜索范圍。搜索范圍的調(diào)整包括擴(kuò)大，縮小或改變搜索范圍。它可以通過使用分類表的分類系統(tǒng)或參考系統(tǒng)和詞匯表的類別索引來實(shí)現(xiàn)。

　　(6)在獲得與搜索主題相關(guān)的文件線索之后，可以根據(jù)搜索工具提供的來源提取，篩選或利用文件。

　　(7)如果搜索沒有達(dá)到高召回率和精確率，并且不能完全滿足搜索要求，則可以另外選擇搜索路線并且可以再次執(zhí)行檢查直到獲得滿意的結(jié)果。

　　三、計(jì)算機(jī)檢索過程

　　機(jī)器檢索的基本步驟與手動(dòng)檢索沒有太大區(qū)別。然而，由于采用了現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備，檢索方法與手動(dòng)檢索方法根本不同。計(jì)算機(jī)檢索的具體過程也大不相同。

　　在構(gòu)建和執(zhí)行檢索策略的過程中執(zhí)行機(jī)器檢索。檢索策略是基于檢索要求和檢索系統(tǒng)的特定條件的檢索方案。它基于對(duì)情報(bào)問題的分析。 搜索路徑，搜索術(shù)語和檢查步驟的科學(xué)排列由計(jì)算機(jī)可理解的和處理書面問題表達(dá)式表示。實(shí)際上，手動(dòng)搜索中也存在搜索策略問題。 然而，在手動(dòng)檢索過程中，檢索路徑，檢索項(xiàng)和檢查步驟的選擇和排列通常只存儲(chǔ)在搜索者的大腦中，并且沒有必要寫一個(gè)書面表達(dá)，它可以是在觀看和觀看時(shí)考慮。 靈活更改搜索選項(xiàng)。在計(jì)算機(jī)檢索中，由于檢索標(biāo)識(shí)符和文檔標(biāo)識(shí)之間的匹配和匹配工作是由機(jī)器執(zhí)行的，因此必須將信息問題轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可識(shí)別的形式。 這需要提前定義明確的搜索策略，以使搜索順利進(jìn)行。

　　計(jì)算機(jī)檢索的具體過程如下：

　　(1)定義搜索要求和搜索目的，以確定近似搜索范圍;

　　(2)根據(jù)搜索要求選擇數(shù)據(jù)庫(或文檔)并確定搜索路徑;

　　(3)對(duì)用戶的問題進(jìn)行概念分析，并根據(jù)搜索詞匯將分析的主題概念轉(zhuǎn)換為搜索標(biāo)識(shí)符;

　　(4)使用布爾邏集合運(yùn)算符構(gòu)造搜索問題表達(dá)式;

　　(5)輸入問題表達(dá)式，計(jì)算機(jī)搜索文檔并檢測(cè)相關(guān)文檔;

　　(6)分析搜索結(jié)果。如果不滿足要求，請(qǐng)修改問題表達(dá)式并重復(fù)步驟5，直到滿意為止。