一、檔案標引概述
檔案標引是對文件或檀卷的內容進行主題剖析, 依據(jù)檢索言語賦予檢索標識的進程。依據(jù)分類法給予分類號標識的進程, 稱分類標引; 依據(jù)主題法給予主題詞標識的進程稱主題標引。
所謂主題, 是指檔案文獻所記載和觸及的詳細目標與問題,即檔案的中心內容。
(一) 檔案標引方法
(1 ) 全體標引: 即對一份檔案的全體主題用一個標識進行歸納式標引;
(2 ) 全面標引: 對一份檀卷或文件的各個部分主題或主題要素別離標引;
(3 ) 彌補標引: 又稱剖析標引, 即除了對檔案的全體主題進行歸納性標引外, 再挑選單個重要的部分主題或主題要素作獨自標引;
(4 ) 要點標引: 只挑選檔案中對本單位服務目標有價值的單個部分主題進行標引。
其間, 全體標引標引深度較小, 常以檀卷為單位進行, 不能全面反映檔案的主題內容, 為淺標引方法, 不能很好滿足檔案檢索的需求; 全面標引能比較深化、全面地提醒文件或檀卷的各個主題, 標引深度大, 為深標引方法, 但標引作業(yè)量也大為增加;
要點標引只適用于專業(yè)性檔案機構, 不能廣泛選用。所以, 就目前狀況來看, 上述三種標引方法各有局限性。在檔案檢索還停留在手藝檢索階段的狀況下, 為了既進步檢索功率, 又加快標引速度, 以選用彌補標引方法為宜。因為檀卷標題一般可全面、精確地歸納卷內文件主題, 一起每個檀卷卷首都附有卷內文件目錄,列舉了卷內文件的首要內容和成分, 所以在實踐標引進程中能夠檀卷標題和卷內文件目錄為首要依據(jù), 先將檀卷的全體主題標引出來, 然后依據(jù)卷內文件標題有挑選地彌補標引某些重要的部分主題, 到達適度標引的目的。當檔案標題不能切當表達文件或檀卷的主題時, 須依據(jù)檔案的正文或其他特征進行剖析, 確保標引的精確性。
(二) 檔案標引深度
標引深度指標引一份檔案所用的標識數(shù)量。所用的標識少,標引深度就小, 稱之為淺標引; 所用標識多, 標引深度就大, 稱之為深標引, 標引深度越大, 供給的檔案途徑就越多, 文獻的利用率也會隨之進步。但標引深度并不是沒有限制的, 因為標引用詞過多, 必然將一些情報價值不大的內容標引出來, 這樣反倒會影響檢索功率。因而, 手藝檢索體系中規(guī)矩標引深度在5 以內,機檢體系對標引深度要求不是很嚴厲, 一般以5～15 為宜。
(三) 檔案標引程序
(1 ) 審讀文件、檀卷, 了解檔案所論說的內容。首要經(jīng)過落款來確認檔案主題, 假如落款不能切當反映文件內容和成分, 再查閱正文、文頭、文尾和附加符號等, 力求精確把握檔案的主題。
(2 ) 進行主題剖析, 確認主題類型與結構。
(3 ) 查表, 轉化主題概念。將檔案的主題概念剖分出來后,即可從檔案分類表和主題詞表中選定相應的分類號和主題詞進行概念轉化, 對于多主題的檔案應分化成幾個單主題進行標引。
(4 ) 給出檔案標識。
(5 ) 作標引記載。對標引的成果以及標引中所處理的某些問題( 如增刪主題詞等) 進行記載, 以不斷進步標引質量。
(6 ) 校對審閱。首要審閱主題剖析是否全面、精確, 主題概念的轉化是否契合標引規(guī)矩, 標引記載有無差錯等。
(四) 點評檔案標引質量的規(guī)范
(1 ) 收羅度: 即標引成果收羅文獻主題的規(guī)模。假如將一份檔案的悉數(shù)主題都標引出來, 那么就到達了最高的收羅度, 但在實踐標引進程中往往不或許到達最高的收羅度。原因有二: 其一, 進步收羅度可進步檢全率, 但一起意味著檢準率的降低; 其二, 主題有主次之分, 假如對所有的主題都進行標引, 那么從某一非有必要主題下手查找檔案, 就很有或許檢出不太相關的檔案。因而, 不用對所有的主題都作標引, 也便是說, 標引的收羅度應該適中, 應保持在既有較高的檢全率又不太影響檢準率的規(guī)模之內, 即要進行適度標引。
(2 ) 專指度: 標引的專指度指檢索標識表達檔案內容的切當程度。假如檢索標識太泛指, 其意義大于檔案主題概念, 將降低檢準率; 假如標識的意義小于檔案主題, 則會影響檢全率, 構成漏檢。
(3 ) 共同性: 標引的共同性是指對主題內容相同的檔案標引的成果應該共同, 假如對同一主題內容的檔案賦予不同的標識,必然會構成該主題檔案的渙散, 影響檢索功率。在對同一內容檔案的標引中, 不同的標引人員所給標識往往不同, 同一人在不一起間的標引成果也往往不共同。因而, 標引共同性是在檔案標引中急需解決的問題?？蛇x用以下措施進步共同性: 在標引時嚴厲遵守標引規(guī)矩; 選用統(tǒng)一的檢索言語進行標引; 對組配標引、上位詞、相關詞標引及彌補新詞等進行記載, 留作以后參閱。
二、檔案主題剖析
檔案主題剖析, 是依據(jù)檔案標引和檢索的需求, 依據(jù)必定方法, 對檔案內容進行剖析, 提取檔案主題概念, 確認檔案主題的類型與結構的進程。它是檔案標引的首要步驟, 也是檔案信息前處理進程中智力耗費較大的階段, 檔案主題內容的雜亂性與標引人員常識水平的有限性, 檔案主題內容的客觀性與標引人員剖析判別的主觀性等方面的矛盾使得檔案主題剖析進程的誤差難于避免, 構成檔案信息失真現(xiàn)象。主題剖析的質量怎么, 直接聯(lián)絡到檔案標引的效果甚至整個檔案檢索體系的檢索功率, 因而, 須把握檔案主題剖析的根本方法, 在充沛把握檔案主題類型及其構成要素的根底上, 依照檔案檢索體系的詳細要求, 對具有檢索意義的檔案主題概念進行提煉和取舍, 使檔案主題剖析到達較高水平。
(一) 檔案主題剖析的依據(jù)
剖析檔案主題的依據(jù)首要為檔案落款、文件版頭、附加符號甚至正文等, 其間檔案落款是作者對檔案中心內容的歸納, 一般都能正確反映檔案的內容和性質, 但也有一些檔案落款不能精確表達檔案的中心內容, 所以落款不能作為檔案主題剖析的唯一依據(jù), 此時就需查閱文件版頭和附加符號。文件版頭包括作者、收文機關、文件字號、時刻、密級等內容, 經(jīng)過它有助于清晰文件的詳細內容、運用規(guī)模及參閱價值等。當從標題、文件版頭和附加符號還不能斷定檔案主題時, 就有必要瀏覽正文。經(jīng)過翻閱檔案正文能夠了解其撰寫目的、中心內容, 然后確認檔案論說和研討的主題。
事實上, 在絕大多數(shù)狀況下, 僅以檔案落款為依據(jù)根本上就能敏捷、精確地斷定檔案的主題, 這是由檔案落款的情報性特色所決議的。所謂落款的情報性, 是指文獻落款反映文獻主題的全面性、精確性程度。因為對擬寫檔案落款有比較嚴厲的規(guī)矩和要求, 構成了檔案落款規(guī)范性的特色。普通檔案落款一般由作者、事由、文件( 或檀卷) 稱號三部分組成, 并標明了發(fā)文機關稱號, 其間含有很多可供檢索的內容特征和方法特征, 相對于其他文獻標題而言能更精確、完好地歸納檔案的主題內容, 具有較強的情報性。例如, 從《中共中央關于文電統(tǒng)一辦理的方法》、《財政部關于節(jié)省事業(yè)費開支的規(guī)矩》、《山西省公民政府關于修路架橋的決議》這些落款, 就能清晰判別檔案的主題。
檔案落款不能直接、精確地反映檔案主題內容的狀況一般有下面幾種:
(1 ) 落款過泛, 如《1990 年作業(yè)方案》。
(2 ) 落款過窄, 未包括檔案中有檢索價值的主題內容, 如《關于國有企業(yè)吞并聯(lián)營的查詢》, 檔案中實踐論說了有關工業(yè)經(jīng)濟體制改革的各方面內容, 落款中未作充沛反映。
(3 ) 落款意義不清, 如《211 課題研討綱要》。
(4 ) 落款中無主題事項, 如《武漢市公民政府公告》。
(5 ) 落款與正文不符, 如落款為《關于在職人員職務調整的告訴》, 正文內容卻是有關職稱評定的。
當遇到上述狀況時, 就須從檔案正文及其他構成部分剖析檔案的主題。
(二) 檔案主題剖析方法
1 . 對主題類型的剖析
所謂主題, 是指檔案文獻所記載和觸及的詳細目標與問題,即檔案的中心內容。
依主題數(shù)量分, 檔案主題類型分為單主題與多主題兩種。只記載或論說一個事物或一個問題的檔案, 稱單主題檔案, 如經(jīng)濟作物、檔案館建筑設計等; 論說兩個或兩個以上事物或問題的檔案, 稱之為多主題檔案, 如棉花和大豆的種植與銷售等。對多主題檔案應分化為幾個單主題別離進行剖析。
依主題的構成要素分, 可分為單元主題和復合主題。單元主題是指由一個主題要素構成的主題, 如農(nóng)作物、圖書館等, 論說的是一特定的事物目標或問題, 剖析時只須將該主題概念分出即可; 復合主題是指由若干個主題要素結合構成的主題, 如大氣污染的防治、我國機構改革現(xiàn)狀等, 對復合主題須深化剖析其結構及主題要素之間的相互聯(lián)絡。
依主題的重要程度分, 分為首要主題和非有必要主題。首要主題是在檔案主題內容中作者要點論說的主題, 也稱中心主題; 非有必要主題是在檔案論及的幾個主題中未加要點論說的主題。在進行主題剖析時, 應要點剖析首要主題, 依據(jù)標引的需求對其作充沛的提煉, 而對非有必要主題, 則應依據(jù)它的實踐標引價值決議其取舍。
依對主題表達的清晰程度, 分為顯性主題和隱性主題。顯性主題是作者清晰論說的主題; 隱性主題是作者未直接加以表達,而是隱含于檔案內容之中的主題。對顯性主題的剖析較為簡略,可依據(jù)檔案落款或正文直接提取主題概念, 而隱性主題則易漏標, 須在深化了解檔案內容的根底上進行剖析和提煉。
2 . 對主題結構的剖析
主題結構是指構成主題的要素( 主題要素) 以及這些主題要素在主題中的效果和相互聯(lián)絡。單元主題結構簡略, 只由一個主題要素構成, 而復合主題結構雜亂, 一般由幾個主題要素構成,因而剖析主題結構, 首要是針對復合主題而言。主題要素分為下列五種:
(1 ) 主體要素。即文件或檀卷中論說的關鍵性主題概念, 是主題中的中心部分。凡具有獨立檢索意義的主題概念, 都可作為主體要素。如《××縣公民政府關于加強糧食收買作業(yè)的決議》,其間的“ 糧食收買作業(yè)” 即為主體要素。
(2 ) 通用要素。即構成主題的通用概念。凡是沒有獨立檢索意義的一些主題概念要素, 如研討、方法、設備、總結等, 均為通用要素。它們一般不能作為檢索入口, 在主題中首要對主體要素起細分效果, 用以彌補闡明主體要素。如“拖拉機的出產(chǎn)規(guī)劃” 這個主題中, “規(guī)劃” 為通用要素。
(3 ) 方位要素。即檔案所論說的目標所處的空間、地理方位等主題要素, 它對主體要素地點的空間、地理方位起限制效果。如“ 北京市發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)狀況的報告”, 其間“北京市” 為方位要素。
(4 ) 時刻要素。即檔案所論說的目標所處的時刻規(guī)模的主題要素。如朝代、年代、年度等, 它也對主體要素起限制和修飾效果。如“ ××省公民政府1986 年度作業(yè)報告” 其間“1986 年”為時刻要素。
(5 ) 檔案類型要素。即表明檔案品種或文件稱號的主題概念, 如會議記載、指示、告訴、報告、通報、指令等。
上述五種主題要素的組配次序如下: A - B - C - D - E, 不同檔案主題所包括的主題要素多少不同,應依據(jù)標引深度的要求挑選應該標引的主題概念。例如“ 我國五期間業(yè)經(jīng)濟體制革究告” 包括了上述五種要素, 假如標引深度規(guī)矩為3的話, 那么只能挑選“ 工業(yè)經(jīng)濟—經(jīng)濟體制改革—我國” 進行組配標引。檔案主題概念, 除主體要素不能省掉外, 其他要素都可依據(jù)要求在標引中略去不標。確認主題結構的進程, 也便是對復合主題進行概念分化的進程。
3 . 對主題要素間相互聯(lián)絡的剖析
主題要素之間的相互聯(lián)絡首要有下面幾種:
(1 ) 限制聯(lián)絡。表明事物與事物的某一特色及方面, 如“ 汽車的保養(yǎng)”。
(2 ) 交叉聯(lián)絡。表明具有概念相交聯(lián)絡的同級事物或目標,如“ 水生哺乳動物”。
(3 ) 運用聯(lián)絡。表明某種學科、原理、方法、資料、設備、工藝等在某方面的運用, 如“ 激光技能在醫(yī)學中的運用”。
(4 ) 影響聯(lián)絡。表明某事物對另一事物的影響, 如“ 環(huán)境污染對生物的影響”。
(5 ) 因果聯(lián)絡。表明某事物是另一事物的原因或成果, 如“大氣污染的危害”。
(6 ) 比較聯(lián)絡。表明兩個或兩個以上主題要素之間的比較,如“ 國有經(jīng)濟與個體經(jīng)濟”。
(三) 檔案主題剖析水平及其點評規(guī)范
主題剖析水平是由主題剖析的廣度與深度所決議的。依主題剖析的廣度, 可分為微觀剖析和微觀剖析。微觀剖析是對檔案的全體主題進行全面剖析, 微觀剖析是針對檔案的部分主題, 有要點地選取單個主題進行剖析。依主題剖析的深度, 可分為歸納式剖析和描繪式剖析。歸納式剖析一般只須分出檔案的中心主題,而描繪式剖析則須對檔案的各個有檢索意義的主題概念進行充沛地提煉和選取。
應依據(jù)檔案的不同類型、檔案檢索體系的特色及特定的檢索要求, 采取不同的剖析視點和方法, 到達相應的剖析水平。一般來說, 對普通檔案只需作微觀剖析和歸納式剖析, 而對科技檔案或其他專門檔案則應作微觀剖析和描繪式剖析。對于選用淺標引的手藝檢索體系, 只需分出檔案的全體主題和有較大檢索價值的主題即可, 而對選用深標引的計算機檢索體系, 則要將檔案中論說的悉數(shù)有檢索價值的主題概念都提煉出來。因為不同的檢索者的檢索要求各異, 應依據(jù)檔案內容和檢索者的詳細需求,有針對性地對檔案的主題概念進行取舍, 要點提取與檢索要求相符或密切相關的檔案主題。
點評主題剖析質量的規(guī)范如下:
(1 ) 主題剖析是否適度。應既不遺失檔案中包括的有檢索價值的主題概念, 又不將無關緊要的內容剖分出來。
(2 ) 主題剖析是否正確。分出的主題概念應與檔案的實踐內容相符。
(3 ) 是否忽視了隱性主題。隱性主題在檔案資料的字面上沒有直接反映, 而是隱含于檔案內容之中, 極易遺失, 需仔細辨識和提煉。
(4 ) 是否依檢索的詳細要求對分出的主題概念進行了取舍。對檔案中包括的與檢索要求無關或聯(lián)絡不大的非有必要主題概念能夠略去。
(四) 檔案主題剖析形式
檔案主題剖析是一種較雜亂的腦力勞動, 受標引人員的主觀要素影響較大, 不同的標引人員對同一檔案主題剖析的成果有或許不同, 同一個人在不一起間對同一檔案主題剖析的成果也或許有差異。為確保主題剖析的質量, 國內外不少學者對文獻主題結構的規(guī)矩性進行了深化的探索, 提出了不少文獻主題剖析的結構形式, 上述對檔案主題結構的剖析方法就依據(jù)劉湘生提出的主題分面公式, 該主題分面公式已被國家規(guī)范《文獻敘詞標引規(guī)矩》所選用。
不同類型的文獻以及不同的學科專業(yè)范疇, 其主題結構具有不同的內涵規(guī)矩, 因而, 在通用的文獻主題剖析形式的根底上,應樹立適應各類文獻及專業(yè)范疇的詳細的主題剖析形式, 使之更易于施行。
檔案在其構成進程、論說方法以及檢索價值等方面都具有不同于一般文獻的特色, 檔案主題剖析也有不同于一般文獻的特殊要求, 因而, 在套用通用的文獻主題剖析形式的一起, 應樹立檔案文獻特有的主題剖析形式, 使檔案主題剖析水平得以進步。
三、檔案分類標引
(一) 檔案分類標引的根本規(guī)矩
(1 ) 檔案分類標引須依據(jù)檔案分類準則, 以檔案的功能特性及其他特性為依據(jù), 對檔案文件進行周密的主題剖析, 查明文件所論說的目標屬什么類別, 不能只憑標題進行分類。
(2 ) 應依據(jù)分類表及其運用規(guī)矩, 辨明類目的切當意義, 不能脫離類目之間的聯(lián)絡和類目注釋的限制來孤登時斷定類目的意義。
(3 ) 檔案分類標引須契合專指性要求, 分入最切合檔案內容的類目, 只有當分類表中無恰當?shù)念惸繒r, 才能分入上位類或相關類, 并作出記載, 以確保標引的共同性。
(4 ) 檔案分類標引應供給必要的檢索途徑, 為充沛發(fā)揮檔案的效果創(chuàng)造條件。當一份文件或檀卷觸及兩個以上主題時, 可標引一個以上的分類號, 但應避免過度標引, 最多不宜超過三個分類號。
(5 ) 檔案分類標引的內容有必要是文件或檀卷中比較詳細論說了的, 有必定參閱價值, 能夠成為檢索目標的。具有了上述條件不予標引, 為標引缺乏; 未具有上述條件而給予標引, 則為標引過度, 總歸應進行適度標引, 確保較高的檢索功率。
(二) 檔案歸類方法
檔案內容非常繁雜, 有的只記載或論說一個事物或一個問題, 稱單主題檔案; 有的論說兩個或兩個以上事物或問題, 稱之為多主題檔案。單主題檔案又有單元主題和復合主題之分, 復合主題也便是所謂的多要素主題。依據(jù)檔案主題不同的狀況有不同的歸類方法。
1 . 單主題檔案的歸類
(1 ) 只記載或論說一個事物或一個問題, 內容比較專注的單主題檔案, 依其內容的功能性質歸類, 如“ 中共中央關于整黨問題的決議”, 入“A251”。
(2 ) 從不同的方面來論說同一事物的檔案, 應按分類表中有關集中與渙散的要求, 歸入相應類目。如“ 棉花種植”, 入“MA12” 農(nóng)業(yè)類, “棉花購銷”, 入“LA311”商業(yè)類。
(3 ) 論說同一事物的兩個或兩個以上方面的檔案, 若論說的方面是歸于同一功能同一類其他, 應歸入其上位類, 如“ 常識分子入黨和提干問題”, 入“A2” 安排類; 若歸于不同功能類其他, 依檔案論說的事物的首要方面歸類, 如“ 關于進一步做好市場辦理加強物價查看監(jiān)督的告訴”, 入“J44”物價查看監(jiān)督類。
(4 ) 從幾種功能作業(yè)視點歸納論說一個主題的檔案, 按其首要功能歸類, 如“工青婦安排和黨政部門關心大齡未婚青年”,入“C191” 民政類。
2 . 多主題檔案的歸類
一份檔案論說兩個或兩個以上主題時, 標引時應剖析各主題之間的聯(lián)絡, 確認給予一個或幾個分類號。
(1 ) 并排聯(lián)絡。三個以下并排主題, 應別離給予分類號, 如“關于加強民航捍衛(wèi)與鐵路捍衛(wèi)作業(yè)的告訴” 別離給予兩個分類號“C3317”和“C3315”。假如并排主題超過三個以上, 又歸于同一上位類, 則歸入其所屬上位類, 如一份檔案論說了函授、夜大、電大、自學考試等內容, 應歸入其上位類“GB8” 成人教育和繼續(xù)教育類。
(2 ) 從屬聯(lián)絡。即上下位類聯(lián)絡, 一般歸入上位類, 如“ 職業(yè)技能教育與中專教育”, 入“GB5”。假如兩個具有從屬聯(lián)絡主題中要點論說的是較小主題時, 則歸入下位類, 如“ 檔案事業(yè)與文書立卷” 要點論說文書立卷歸檔方面的內容, 入“GA933”。
3 . 多要素主題檔案的歸類
(1 ) 因果聯(lián)絡。按成果一方歸類, 如“ 因為忽視航空安全查看構成××飛機失事的查詢報告”, 入“ PC34”。
(2 ) 影響聯(lián)絡。一般按受影響一方歸類, 如“ 新技能革命對檔案事業(yè)的影響”, 入“GA93”; 假如論說一事物在各方面影響的則依發(fā)生影響的主題歸類, 如“新技能革命的影響與成果”,入“ H111” 科學技能類。
(3 ) 運用聯(lián)絡。按運用到的主題歸類, 如“ 計算機在檔案作業(yè)中的運用”, 入“GA93”; 假如是歸納論說一主題在各方面運用的狀況則按被運用的方面歸類, 如“ 計算機在圖書情報、檔案作業(yè)中的運用”, 入“NK36”。
(4 ) 比較聯(lián)絡。一般按作者所要闡明的主題歸類, 如“ 個體經(jīng)濟與國民經(jīng)濟的比較”, 作者要點論說的是個體經(jīng)濟, 入“J66”。必要時, 也可將被比較的幾方別離歸類。
(三) 檔案分類標引實例
1 . 建設部關于加強城市規(guī)劃作業(yè)的告訴
主題剖析: 單主題, 為單元主題, 直接歸入相應類別即可。
標引成果: R12
2 . 石油化工產(chǎn)品出產(chǎn)辦理法令
主題剖析: 單主題, 多要素主題, 用專用復分表細分。
標引成果: NR2042
闡明: 042” 為“工業(yè)專用歸納復分表” 中“ 出產(chǎn)、技能辦理” 的復分號, 標引時直接加在主類號后即可。
3 . 新洲縣委、縣政府關于1985 年捍衛(wèi)作業(yè)、機要作業(yè)的規(guī)劃
主題剖析: 多主題, 包括兩個并排主題, 即(1 ) 捍衛(wèi)作業(yè)規(guī)劃; ( 2) 機要作業(yè)規(guī)劃, 應別離標引。
標引成果: ( 1) C3311 - 32; ( 2) B223 - 32
闡明: “ - 32” 為“ 歸納復分表” 中“ 規(guī)劃” 的復分號。
4 . 空氣污染對兒童健康影響的查詢
主題剖析: 多要素主題, 各主題要素之間為影響聯(lián)絡,依受影響一方歸類。
標引成果: GC42 - 61
5 . 激光技能在醫(yī)學中的運用專題報告
主題剖析: 多要素主題, 各主題要素之間為運用聯(lián)絡,依運用到的一方歸類。
標引成果: GC8
6 . 省(市) 級機關文書處理作業(yè)和檔案作業(yè)暫行法令
主題剖析: 多主題, 即(1 ) 文書處理作業(yè)法令; (2 ) 檔案作業(yè)法令
標引成果: ( 1) B221 - 13; ( 2) GA933 - 13
闡明: 當查到“B225 檔案室作業(yè)” 時, 下注“ 宜入GA933”。
7 . 冶金礦山地下建筑設計
主題剖析: 單主題
標引成果: NG69193
闡明: 此處選用了仿分的方法, “93” 為仿R413 分時所得的“地下建筑” 的分類號。
8 . 紡織機械設備辦理方法
主題剖析: 單主題
標引成果: NJ37048∶NV7048
闡明: 此處選用了組配編號法, 將紡織機械設備辦理集中在“NJ37 專用機械設備” 類, 其間“048” 為工業(yè)專用復分號。
9 . 新疆財政狀況統(tǒng)計查詢
主題剖析: 單主題, 先用“ 歸納復分表” 復分, 再用“我國區(qū)域表”復分。
標引成果: KA7 - 33 [ 65 ]
闡明: “ [ 65 ]” 為“我國區(qū)域表” 中“新疆” 的復分號。
10 . 海洋污染源的查詢研討與總結報告
主題剖析: 單主題, 具有“ 歸納復分表” 中兩種以上特征的檔案, 挑選其間首要的一種加以復分。
標引成果: TA76 - 61
闡明: “ - 61” 為“查詢研討” 的歸納復分號。
四、檔案主題標引
(一) 檔案主題標引的一般規(guī)矩
(1 ) 檔案主題標引有必要客觀地、直接地反映檔案論說或觸及的事物和問題, 不應摻雜標引人員的臆測和褒貶。
(2 ) 檔案主題標引應遵從專指性準則, 即挑選詞表中最專指、最恰當?shù)闹黝}詞進行標引, 當詞表中有表達該主題概念的專指詞組時, 不得選用其上位詞或下位詞, 也不得進行組配標引。
(3 ) 當詞表中沒有專指詞時, 應挑選最直接、最相關的兩個以上的主題詞進行組配標引; 當組配標引不能精確地表達主題概念時, 可選用最附近的上位詞或相關詞進行標引; 當用上位詞、相關詞標引也不合當令, 可選用自由詞標引或增詞標引。
(4 ) 選定的主題詞應是詞表中的正式主題詞, 書寫方法要與詞表中的詞形共同, 不能隨意更改或省掉。
(5 ) 每一份檔案的標引深度, 準則上應以能精確、完好地表達檔案主題內容, 充沛提醒出有檢索意義的檔案信息以及檢索體系的處理能力為依據(jù)。一般文件級可標3～8 個主題詞, 檀卷級可適當增加。
(6 ) 標引時要注意反映檔案中新觀點、新政策、新成果, 盡量向利用者供給更多的信息。
(二) 主題詞組配規(guī)矩
所謂主題詞的組配, 是指經(jīng)過兩個或兩個以上主題詞的邏輯組合來表達一復合主題概念。組配標引的規(guī)矩如下:
(1 ) 組配有必要是概念組配, 而不應是字面組配。概念組配依據(jù)概念邏輯原理, 重在拆義, 而字面組配以構詞法為根底, 重在拆詞。如“ 鍵盤樂器的制作”, 這一主題概念運用“ 鍵盤樂器—樂器制作” 進行概念組配, 而不能用”“ 鍵盤—樂器—制作” 單純從字面上組配。判別是否為概念組配的規(guī)范是看被組配的主題詞在獨自運用時會不會發(fā)生意義失真和有無檢索意義。
(2 ) 運用詞表中最專指的詞進行組配, 不能越級組配。如“業(yè)余校園的安排辦理” 運用“業(yè)余校園—校園行政” 組配, 而不能用業(yè)余大學—校園行政” 也不能用“校園—校園行政” 組配。
(3 ) 假如被組配的詞之間為交叉聯(lián)絡, 用“ ∶” 組配符號,假如是限制聯(lián)絡則用組配符號“ —”。
(4 ) 當復合主題中含有多個主題要素時, 應按其重要程度確認組配的次序, 并依據(jù)標引深度的要求對其加以取舍。當標引深度超過規(guī)矩時, 可略去非有必要的主題要素。
(5 ) 當一份檔案中有兩個或兩個以上主題, 組配時或許發(fā)生假聯(lián)絡時, 應對每一個主題別離進行組配標引。
(6 ) 組配的成果應概念清楚, 意義切當、專注, 邏輯合理,當組配有或許發(fā)生歧義時, 應改用上位詞或相關詞標引, 或彌補新詞。
(三) 檔案主題標引實例
1 . 國務院關于加強精神文明建設的告訴
主題剖析: 單元主題
標引成果: 精神文明建設
2 . 普通高等校園函授教育暫行作業(yè)法令
主題剖析: 復合主題, 選用方面詞組配標引。
標引成果: 高等校園—函授教育—法令
3 . 國務院關于老干部離休、退休準則的規(guī)矩
主題剖析: 多主題, 別離標引。
標引成果: 1) 老干部—離休準則—規(guī)矩; ( 2) 老干部—退休準則—規(guī)矩
4 . 中華公民共和國1987 年國庫券法令
主題剖析: 復合主題, 方位要素和時刻要素在此不能省掉。
標引成果: 國庫券—法令—我國—1987
5 . 1950 年湖北省農(nóng)業(yè)增產(chǎn)方案草案
主題剖析: 復合主題, 方位要素和時刻要素略去不標。
標引成果: 1) 農(nóng)業(yè)方案: 出產(chǎn)方案—草案; ( 2 ) 出產(chǎn)方案: 農(nóng)業(yè)方案—草案
闡明: 詞表中無“增產(chǎn)方案” 一詞, 用其上位詞“ 出產(chǎn)方案” 標引, 并與“ 農(nóng)業(yè)方案” 一詞輪排,供給另一條檢索途徑, “ 草案” 一詞作為檢索入口意義不大, 故不參加輪排。
6 . 1994 年錢塘江水情預報
主題剖析: 復合主題, 此處不能省掉方位要素和時刻要素。
標引成果: 水文預報—錢塘江—1994
闡明: 詞表中無“錢塘江” 一詞, 在此作自由詞標引。
7 . 中華公民共和國技能合同法
主題剖析: 復合主題, 應標引方位要素。
標引成果: 技能合同法—我國
闡明: 詞表中無“ 技能合同法” 一詞, 此為漏收的重要主題概念, 作增詞標引。
8 . 國務院關于違背財政紀律處罰的暫行規(guī)矩
主題剖析: 復合主題, 此處不能省掉文件類型要素。
標引成果: 違背財經(jīng)紀律—懲罰—法規(guī)
闡明: 文件類型要素標引時一般能夠略去, 但具有法規(guī)效果的文件稱號和專門性文件稱號一般應當標引。
9 . 火工品可靠性實驗報告
主題剖析: 全體主題為“火工品可靠性實驗”; 部分主題為“電雷管可靠性實驗”、“導火線可靠性實驗”、“拉火管可靠性實驗”。
全體標引成果: 火工品—可靠性實驗
全面標引成果: 1) 火工品—可靠性實驗; ( 2 ) 電雷管—可靠性實驗; (3 ) 導火線—可靠性實驗; ( 4)拉火管—可靠性實驗
彌補標引成果: 1) 火工品—可靠性實驗; ( 2 ) 電雷管—可靠性實驗
要點標引成果: 電雷管—可靠性實驗
10 . 關于加強產(chǎn)品質量辦理的決議( 全國質量辦理作業(yè)會議文件之一)
主題剖析: 復合主題
標引成果: 1 ) 質量辦理—會議文件; (2 ) 產(chǎn)品質量—質量辦理
闡明: 此處選用了歸納標引與渙散標引相結合的方法,在對一次會議構成的系列文件進行歸納標引的一起, 對其間的單份文件進行渙散標引。
相關文章
- 重慶檔案管理咨詢服務的特點2018年08月10日
- 重慶檔案管理的性質作用是什么？2018年08月10日
- 重慶檔案管理的組成部分及劃分環(huán)節(jié)是什么？2018年08月10日
- 檔案管理公司分享檔案主要收集了哪些相關的信息？2018年09月20日