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數(shù)字檔案管理是數(shù)字時(shí)代或大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向，是現(xiàn)代新的檔案管理模式，是傳統(tǒng)檔案管理的升級(jí)，是檔案管理的“第二代”或“升級(jí)版”。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國(guó)能否成為檔案強(qiáng)國(guó)，標(biāo)志著檔案的有效管理。可以說(shuō)，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理是實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案工作現(xiàn)代化、建設(shè)檔案強(qiáng)國(guó)的一項(xiàng)緊迫任務(wù)和重要內(nèi)容。

數(shù)字文件管理具有獨(dú)特的特點(diǎn)和功能;

1.檔案資源數(shù)字化。數(shù)字檔案管理以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲(chǔ)各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等。這減少了存儲(chǔ)空間并改進(jìn)了組織形式。信息記錄形式的數(shù)字化是數(shù)字檔案館的基本特征。

2.檔案實(shí)體的“虛擬化”。通過(guò)對(duì)紙質(zhì)文件、縮微膠片、照片、音頻和視頻等傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化處理，可以將文件實(shí)體“虛擬化”，并與其他數(shù)字文件資源一起進(jìn)行管理和標(biāo)準(zhǔn)化。

3.系統(tǒng)化文件管理。在數(shù)字檔案應(yīng)用系統(tǒng)中固化檔案業(yè)務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)和規(guī)范化管理。

4.信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)依靠網(wǎng)絡(luò)而存在，檔案通過(guò)不同類型的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收集、管理和移交。用戶無(wú)需親自上門就可以使用所需的信息，從而加快了信息交流和反饋的速度。

5.檔案的知識(shí)利用。數(shù)字檔案館以知識(shí)單元為基礎(chǔ)，將文檔、照片、音頻、視頻等各種信息載體和來(lái)源有機(jī)地組織和聯(lián)系起來(lái)，以動(dòng)態(tài)分布的方式為用戶提供服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)從檔案到知識(shí)的轉(zhuǎn)變。