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檔案信息化建設是利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術和高速掃描技術，將紙質(zhì)檔案、聲像檔案、歸檔電子檔案等傳統(tǒng)媒體檔案系統(tǒng)地組織成結構有序的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化原則：規(guī)范性原則、安全性原則和效益性原則。檔案信息數(shù)字化有兩個不同的層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。主要困難：技術不成熟，不經(jīng)濟;數(shù)字對象問題;合作問題。

(一)形勢發(fā)展需要。21世紀是一個信息時代，檔案也是信息時代的重要組成部分。數(shù)字化是檔案信息化的重要手段。檔案館是保存和提供檔案信息的職能部門，是實用的信息資源。這就要求檔案工作在收集、保管、保護和利用手段上做出調(diào)整，以便更好地適應社會發(fā)展的形式。

(二)檔案的安全。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后，未來的整理、編目、統(tǒng)計、咨詢、編輯和研究等工作。不再使用檔案，可以封存管理，大大減少了各種人為破壞或自然侵占檔案的情況，大大提高了檔案的安全系數(shù)，從而保證了檔案實體的安全。

(三)強烈的社會需求。人們的時間觀念越來越強，領導者需要快速準確地做出重要決策;要求各職能部門的工作快速、及時;公眾對檔案信息的需求越來越大，如婚姻檔案、退休員工檔案等。此外，偏遠農(nóng)村地區(qū)的人們來縣城查閱檔案也不方便，費時費力?？h檔案館在不同的縣和鄉(xiāng)鎮(zhèn)開通了檔案查詢功能后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民可以直接在自己的鄉(xiāng)鎮(zhèn)查詢檔案，而不用去縣城，充分發(fā)揮了檔案信息化的作用，極大地方便了市民查詢檔案