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  檔案管理系統(tǒng)，通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范整個(gè)檔案管理，包括各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，支持檔案管理全過程的信息處理，包括收集、移交接收、歸檔、保管管理、借閱利用、研究開發(fā)等。同時(shí)，逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)管理模式，以服務(wù)模型作為業(yè)務(wù)管理的基礎(chǔ)，以業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流為基礎(chǔ)的服務(wù)模型體系平臺(tái)。

  檔案管理領(lǐng)域曾出現(xiàn)過這樣的情況：傳統(tǒng)檔案柜管理系統(tǒng)普遍存在系統(tǒng)檔案編目過程繁瑣低效、整理時(shí)間長(zhǎng)、檔案存放順序易被打亂、檔案查找耗時(shí)長(zhǎng)、檔案盤點(diǎn)操作不科學(xué)、無效檔案管理滯后等問題。

  如何解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的缺陷?

  隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和條形碼技術(shù)的快速發(fā)展，將射頻識(shí)別技術(shù)和數(shù)字檔案建設(shè)與檔案實(shí)體的科學(xué)管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效、高度現(xiàn)代化管理的檔案建設(shè)新模式成為可能。RFID技術(shù)作為一種新型的身份識(shí)別、物料跟蹤、生產(chǎn)自動(dòng)化控制、倉庫管理、鐵路車輛和貨運(yùn)集裝箱識(shí)別等。隨著射頻識(shí)別技術(shù)的日益成熟，將射頻識(shí)別技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是可行和有益的。

  基于射頻識(shí)別技術(shù)的文件管理系統(tǒng)由中央數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成，終端管理器是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)訪問中心和信息輸入輸出終端。終端管理器包括RFID標(biāo)簽、門禁、手持終端、發(fā)卡機(jī)等具有集成RFID功能的設(shè)備，是中央數(shù)據(jù)庫獲取和輸出信息的重要端口。RFID讀寫設(shè)備的功能是將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入標(biāo)簽或?qū)?biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫。手持射頻識(shí)別終端是管理員收集和交流現(xiàn)場(chǎng)信息的硬件。管理員將收集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入中央數(shù)據(jù)庫，然后為使用文件管理信息系統(tǒng)的各種功能提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡機(jī)構(gòu)用于完成圖書管理員權(quán)限卡的發(fā)放和設(shè)置功能。

  1)人事管理：向館內(nèi)工作人員和外來人員發(fā)放RFID門禁卡，作為進(jìn)出檔案的標(biāo)識(shí)。RFID門禁卡是一種內(nèi)置RFID標(biāo)簽的卡，可以讀取RFID標(biāo)簽存儲(chǔ)芯片中管理員和外人的基本信息，進(jìn)行識(shí)別和權(quán)限操作等。

  2)物品管理：對(duì)于需要管理的物品：文件袋、文件箱、架子等。每個(gè)文件袋和文件箱上都貼有一個(gè)超高頻射頻識(shí)別標(biāo)簽，每個(gè)標(biāo)簽都是文件箱的標(biāo)識(shí)。由于標(biāo)簽數(shù)量較多，可以使用相關(guān)的RFID標(biāo)簽打印機(jī)進(jìn)行大規(guī)模重寫，操作快捷，便于統(tǒng)一重寫。倉庫檔案盤點(diǎn)時(shí)，庫內(nèi)工作人員使用相關(guān)的超高頻RFID讀寫設(shè)備對(duì)倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)。達(dá)到高速、高精度的效果。

  智能檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值

  依托RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)，大大提高了館藏檔案管理的效率，不僅提高了排架的速度，而且提高了排架的準(zhǔn)確性。通過館藏盤點(diǎn)，不僅可以準(zhǔn)確掌握館藏檔案的數(shù)量，還可以掌握檔案的類別和實(shí)時(shí)位置信息，從而實(shí)現(xiàn)人工排架幾乎不可能完成的任務(wù)。

  智能文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用是射頻識(shí)別技術(shù)的綜合應(yīng)用。智能文件架的應(yīng)用為文件管理人員提供了便利，也為提高文件管理效率、降低成本提供了更高效的途徑。智能檔案架的出現(xiàn)，充分發(fā)揮了RFID技術(shù)在檔案中的應(yīng)用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的“數(shù)字檔案”。