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  我們所說的檔案數(shù)字化，就是用掃描儀等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使之成為數(shù)字載體，如磁盤、磁帶、光碟等，并可通過計(jì)算機(jī)處理。以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享、準(zhǔn)確、方便、快捷的利用為基本原則。

  (1)提高效率，減少使用費(fèi)用。

  數(shù)字檔案館建設(shè)完成后，公眾可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢檔案電子文檔數(shù)據(jù)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方式對檔案資料實(shí)體的多次調(diào)用，浪費(fèi)大量時(shí)間和重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低利用檔案信息的成本。

  (2)盡可能確保檔案資料的安全。

  以往檔案保存方法一直采用紙質(zhì)存檔和目錄管理，既占用大量的存檔空間，又需要在使用過程中直接調(diào)用原始檔案，管理費(fèi)用高，容易損壞檔案。實(shí)施檔案數(shù)字化管理，可直接通過權(quán)限控制在線查詢打印，減少庫存檔案原件調(diào)閱次數(shù)，降低庫存檔案老化速度，克服了檔案重復(fù)利用與檔案保管的矛盾，使其能大限度地保存和保護(hù)庫存檔案，保障檔案實(shí)體的安全。

  (3)符合檔案事業(yè)發(fā)展的總體要求。

  它不僅是各級檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀，落實(shí)國家檔案事業(yè)“十一五”規(guī)劃中的重要一項(xiàng)重要工作，對推動(dòng)檔案管理信息化、現(xiàn)代化建設(shè)，既是實(shí)際工作的需要，也是利國利民的一件大事。數(shù)字工程完成后，既能使檔案管理和利用手段現(xiàn)代化，又能有效地提高檔案利用率和作用，又能使單位形象有明顯提升，符合科學(xué)、規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)、信息化的總體發(fā)展要求。