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  檔案信息是通過(guò)各種檔案載體存儲(chǔ)的原始文獻(xiàn)信息，記錄和反映各種事物的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)及其規(guī)律。它是以檔案為物質(zhì)存在形式的信息，是文獻(xiàn)信息的重要組成部分。它不僅具有一般文獻(xiàn)信息的共同特點(diǎn)，而且具有不同于其他文獻(xiàn)信息的特點(diǎn)。

  一、檔案信息特征。

  (1)檔案信息與載體的不可分割性。

  與其他文獻(xiàn)信息一樣，檔案信息是一種固化在某些物質(zhì)載體上的信息。其載體可以是以文字為表達(dá)形式的紙質(zhì)材料，也可以是以圖像、聲音等非文字手段為表達(dá)形式的聲像、縮微、機(jī)讀材料等。這些載體材料是存在檔案信息的必要條件。一旦載體被破壞，載體存儲(chǔ)的檔案信息就會(huì)消失。

  (二)檔案信息傳遞中的增值。

  檔案信息在傳輸過(guò)程中得到了廣泛的應(yīng)用。其內(nèi)在價(jià)值不僅完整，而且在信息交流中傳播和增值，產(chǎn)生直接和間接的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。檔案信息被人們吸收和使用，然后通過(guò)人腦處理和某種方式制作，或重新編寫(xiě)，或重新開(kāi)發(fā)，或重新設(shè)計(jì)，將再生與原始檔案信息形式完全不同的新檔案信息或其他文獻(xiàn)信息，反映了檔案信息實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的多次性和效率。例如，常見(jiàn)的歷史資料和參考資料，如方志、年鑒、大事記、機(jī)構(gòu)演變、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)收集、科技成果匯編、產(chǎn)品介紹等，是由檔案信息增值而成的再生信息。

  (3)檔案信息的可濃縮性。

  檔案信息可以通過(guò)加工、選擇、組織等一定的技術(shù)手段進(jìn)行壓縮，使其小型化使用。隨著檔案信息的積累，信息量非常巨大。在如此多的信息中找到特定所需的檔案信息并不容易。只有在處理、消化、吸收和合理組織檔案信息的前提下，才能真正發(fā)揮其效用。常見(jiàn)的檔案目錄、索引、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等都是經(jīng)過(guò)濃縮處理的檔案信息。

  (四)檔案信息存儲(chǔ)與擴(kuò)散的一致性。

  檔案信息的存儲(chǔ)和傳播是相互依存和促進(jìn)的。存儲(chǔ)檔案信息的根本目的是為社會(huì)共享而傳播、傳播和交流。檔案信息存儲(chǔ)是傳播的前提。要充分傳遞和利用檔案信息，首先要收集大量的檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，檔案信息總是處于積累和傳遞的動(dòng)態(tài)循環(huán)中。

  (五)檔案信息的原始性。

  檔案信息記錄和反映了已發(fā)生的工作、生產(chǎn)、科研、經(jīng)貿(mào)、文化教育、醫(yī)療衛(wèi)生、軍事等方面的原始信息，是人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，真實(shí)反映了社會(huì)組織和個(gè)人的職能活動(dòng)，是一手材料，具有原始特征。由于許多檔案涉及國(guó)家、集體和個(gè)人機(jī)密，一些檔案信息也具有機(jī)密特征。檔案信息的原始性和機(jī)密性使其不能像其他文獻(xiàn)信息那樣廣泛傳播。