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  企業(yè)檔案保護(hù)是指采取必要的保護(hù)措施，減少對檔案損壞的各種不利因素的影響，大限度地保持企業(yè)檔案的完整性、完整性和安全性，延長檔案的使用壽命。

  從影響檔案保存壽命的外部因素來看，不合適的溫度、濕度、光照、灰塵、日、霉菌、水、火災(zāi)和機(jī)械磨損都會對檔案造成損壞。因此，應(yīng)配備適合安全檔案保管的柜臺，采取措施滿足溫濕度控制、防光、防火、防盜、防有害生物等檔案保護(hù)技術(shù)要求。

  (一)防火。

  火災(zāi)是對檔案造成重大損失的直接的隱患。因此，檔案倉庫必須采取必要的措施，以滿足消防要求。倉庫裝修不應(yīng)使用一般木材、塑料等易燃材料，而應(yīng)使用防火門、阻燃窗簾、電線等阻燃材料。同時，應(yīng)增加必要的消防設(shè)備，如滅火器，合格企業(yè)也可安裝消防報警裝置。

  (二)防盜。

  防盜是防止人為原因破壞檔案的必要措施。安裝必要的防盜設(shè)施，有條件的企業(yè)可采用電子監(jiān)控報警裝置，確保檔案安全。

  (3)防光。

  光線中的紫外線輻射對紙張中的纖維素和木質(zhì)素有很大的破壞作用，降低了紙張的強(qiáng)度。因此，檔案柜和盒子應(yīng)放置在避免陽光直射的地方。如果難以避免，可以懸掛遮陽簾，防止光線照射檔案，盡量避免長時間直接照射檔案。

  (4)防霉。

  在炎熱潮濕的環(huán)境中，檔案容易發(fā)霉。一旦檔案發(fā)霉，很難去除霉菌。滲入紙張內(nèi)部的霉菌也會在幾天內(nèi)將紙張的牢固性降低50%。因此，檔案應(yīng)放置在通風(fēng)處。如果發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉，可以用軟刷、干布等蘸福爾馬林或75%酒精擦拭霉菌，然后晾干。

  (五)防蟲。

  一旦檔案被昆蟲吃掉，嚴(yán)重的病例就會有很多洞，失控。防蛀的方法是保持檔案室、檔案箱(柜)等空氣流通，清潔干燥。新安裝的檔案箱(柜)應(yīng)嚴(yán)格檢查。如果發(fā)現(xiàn)蟲蛀，未經(jīng)殺蟲處理不得安裝在檔案箱柜內(nèi)。應(yīng)經(jīng)常檢查已安裝在檔案箱(柜)內(nèi)的檔案。發(fā)現(xiàn)害蟲并及時處理。為了有效殺蟲，可以在檔案箱(柜)中放置一些特殊的防蟲藥物。

  (6)防塵。

  灰塵會摩擦和破壞文件紙張纖維，使文件筆跡模糊，有些灰塵如蘇打、水泥等酸性或堿性，對文件有很強(qiáng)的腐蝕作用，灰塵也是微生物寄生繁殖的掩護(hù)者，是各種霉菌的傳播者。因此，保護(hù)文件必須做好防塵工作。經(jīng)常清潔文件室，清潔文件柜，以防止灰塵污染文件。

  (7)防高溫、防潮。

  檔案在高溫潮濕的環(huán)境中容易發(fā)霉和長蟲。如果條件允許，應(yīng)避免將倉庫設(shè)置在建筑物頂層或西向日曬房間。倉庫的溫度和濕度必須經(jīng)常監(jiān)測，以便在一定范圍內(nèi)。理想溫度為14℃-24℃，相對濕度為45%-60%。為了保持倉庫的溫度和濕度條件，一般可以采用自然調(diào)節(jié)和機(jī)器控制兩種方法。自然調(diào)節(jié)主要是通過密封隔熱、隔濕或定期通風(fēng)來降溫降濕。機(jī)器控制是利用電氣設(shè)備控制倉庫的溫濕度，如空調(diào)和除濕機(jī)。

  (8)防止文件的機(jī)械損壞(如揉捏、折疊、撕裂、擦傷、劃傷等)。一方面，應(yīng)使用適當(dāng)?shù)拇鎯υO(shè)備來存儲文件，另一方面，在使用文件的過程中，要注意輕拿輕放，小心維護(hù)。機(jī)械損壞的破碎文件可以通過安裝和復(fù)制來修復(fù)。

  (9)照片、底片、磁帶、光盤等特殊載體的檔案材料應(yīng)同時注意溫濕度控制和防磁。特殊載體檔案材料多、條件合格的企業(yè)可以購買防磁柜等裝置。