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  “大數(shù)據(jù)”時代檔案信息安全管理新思維

  繼聯(lián)合國之后“全球脈動”希望利用的項目“大數(shù)據(jù)”在推動全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展后，2012年3月，美國奧巴馬政府宣布推出六個聯(lián)邦部門和機(jī)構(gòu)，包括美國國防部、能源部和國家科學(xué)基金會“大數(shù)據(jù)研發(fā)計劃”。該計劃將“大數(shù)據(jù)”作為一個全球發(fā)展戰(zhàn)略計劃，它大力推動和完善與大數(shù)據(jù)相關(guān)的收集、組織、分析、決策工具和技術(shù)，并確立“大數(shù)據(jù)”作為未來信息技術(shù)發(fā)展的核心。值得注意的是，美國政府在大數(shù)據(jù)計劃中特別提到了這一點(diǎn)“國家檔案和文件署(NARA)”一項。雖然我國檔案行業(yè)沒有提出具體的規(guī)劃，但研究人員和管理者的使命一直是關(guān)注新技術(shù)、新方法、提前思考檔案工作的未來圖景。實體安全和信息安全一直全和信息安全。信息安全迎來了大數(shù)據(jù)時代和云計算環(huán)境的新風(fēng)險和新挑戰(zhàn)。雖然這種新環(huán)境下的信息安全與以往的信息安全有著歷史的邏輯延續(xù)，但它已經(jīng)形成了一些新的特征。其風(fēng)險鏈、風(fēng)險范圍和風(fēng)險程度發(fā)生了許多新的變化，表現(xiàn)出隱藏的相關(guān)性、集群的風(fēng)險和普遍性的模糊性，需要加強(qiáng)研究跨領(lǐng)域的滲透性和交叉的復(fù)雜性。在深入研究之前，區(qū)分相關(guān)概念：云計算是你正在做的事情，而大數(shù)據(jù)是你所擁有的。大數(shù)據(jù)是云計算基礎(chǔ)設(shè)施的應(yīng)用形式。

  1 安全的檔案數(shù)據(jù)采集

  檔案數(shù)據(jù)采集包括電子文件采集和紙質(zhì)文件數(shù)字化處理兩部分。

  1.1 擴(kuò)大電子文檔收集的范圍，內(nèi)容立即

  在某種意義上，“大數(shù)據(jù)”一個重要的概念是，數(shù)據(jù)越大，內(nèi)容越豐富，從中推斷出的信息就越多。具體到檔案工作，無論是從檔案的憑證價值和情報價值，還是檔案的實際價值和長期價值，還是檔案的一和第二價值，都可能需要重新考慮電子文件收集的范圍和形式。

  大數(shù)據(jù)通常是樣本數(shù)據(jù)集。例如，測量交通、行為、土壤酸堿、降雨、風(fēng)等物理信號的監(jiān)測設(shè)備，或其他類型設(shè)備的視頻監(jiān)控和持續(xù)積累的時間或?qū)崟r數(shù)據(jù)，分別記錄的活動片段，一旦數(shù)據(jù)丟失，片段將永遠(yuǎn)消失?？紤]到完整、完整、真實、有效和數(shù)據(jù)安全，這些數(shù)據(jù)文檔應(yīng)實時在線歸檔，并保存離線副本。另一個典型的例子是美國政府?聯(lián)邦政府Web2.使用情況及檔案價值報告?。報告中提到，只要社交平臺上產(chǎn)生的信息具有商業(yè)價值、證據(jù)價值和背景價值，就可以認(rèn)定為歸檔文件。到目前為止，雖然中國對這類內(nèi)容沒有具體的歸檔規(guī)定，但從總體趨勢來看，需要積極擴(kuò)大檔案收集的范圍。

  1.2 紙質(zhì)文件數(shù)字化過程和結(jié)果安全

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程安全是指在檔案數(shù)字化過程中不危及檔案實體和信息安全的行為。因此，需要一系列的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程。首先，我們應(yīng)該調(diào)查數(shù)字服務(wù)單位的資質(zhì)和聲譽(yù)。其次，要建立完善的管理制度。例如，案件文件不得擅自離開處理現(xiàn)場，當(dāng)天的數(shù)字文件必須在同一天歸檔;進(jìn)出圖書館有嚴(yán)格的交接和檢查程序。在數(shù)字化過程中嚴(yán)格遵守國家標(biāo)準(zhǔn)?中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(DA/T31-2005)紙質(zhì)文件數(shù)字化技術(shù)規(guī)范?,在不破壞檔案裝訂原貌的情況下，在掃描過程中保證檔案的清潔，確保掃描圖像與原件一致。

  紙質(zhì)文件數(shù)字化結(jié)果的安全性是指數(shù)字文件數(shù)據(jù)的有效性和可用性。因此，檔案數(shù)字化后，必須進(jìn)行電子檔案質(zhì)量檢查，這也是監(jiān)控檔案數(shù)字化結(jié)果安全的重要步驟。主要包括三個過程或環(huán)節(jié)：一是質(zhì)量抽查，不合格數(shù)據(jù)應(yīng)及時返工和重新清理;二是數(shù)據(jù)檢測，主要包括病毒檢測、運(yùn)行檢測和數(shù)據(jù)三個方面;第三是數(shù)據(jù)檢測的使用，主要是將所有數(shù)據(jù)直接連接到檔案管理系統(tǒng)，并提供外部使用。

  2 安全檔案信息管理系統(tǒng)

  自20世紀(jì)90年代以來，中國早的檔案管理軟件經(jīng)歷了近20年的發(fā)展。隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案管理模式從原來的單機(jī)版本分布(C/S架構(gòu))，到網(wǎng)絡(luò)版本(B/S架構(gòu))，直到新的面向服務(wù)的數(shù)據(jù)平臺(SOA架構(gòu));在功能上，從只實現(xiàn)簡單檔案管理的單一軟件，到檔案管理軟件和OA系統(tǒng)集成的數(shù)據(jù)庫已經(jīng)滲透到當(dāng)前的數(shù)字文件管理模式中(workflow)數(shù)據(jù)庫平臺。檔案大數(shù)據(jù)涉及的數(shù)據(jù)量如此之大，以至于目前主流的軟件工具無法在合理的時間內(nèi)捕獲、管理、處理并整理成信息，以幫助企業(yè)做出更積極的決策目的。因此，檔案信息管理系統(tǒng)的安全性在很大程度上決定了檔案信息的安全性。

  2.1 支持平臺安全的數(shù)據(jù)

  美國政府的大數(shù)據(jù)計劃“國家檔案和文件署(NARA)”，計劃為十億電子記錄(CI-BER)該網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是一個由聯(lián)合機(jī)構(gòu)贊助的測試平臺。由多個機(jī)構(gòu)贊助的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施收集了國家檔案館87萬份多樣化的數(shù)字記錄文件和信息，可以稱為計算機(jī)研究所的文藝復(fù)興。該測試臺將評估技術(shù)和方法，并收集大量數(shù)據(jù)，以支持可持續(xù)訪問。

  在國內(nèi)外實踐中，建立至少四個層次的檔案大數(shù)據(jù)平臺：一是云服務(wù)提供商提供全面、可視化的服務(wù)，特別是檔案大數(shù)據(jù)服務(wù)客戶有權(quán)分析基礎(chǔ)設(shè)施中發(fā)生的所有事項;二，收集大量檔案數(shù)據(jù)，解決各數(shù)據(jù)庫的兼容性問題;三，提高快速識別目標(biāo)，鎖定威脅來源和敵對事件的能力;四，基礎(chǔ)設(shè)施可擴(kuò)展，可進(jìn)行短期和長期分析。監(jiān)控管理、風(fēng)險控制和規(guī)則合規(guī)性是檔案云數(shù)據(jù)支持平臺基本的要求。

  2.2 環(huán)境安全數(shù)據(jù)計算

  傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不能有效地處理大數(shù)據(jù)。首先，這些系統(tǒng)的設(shè)計無法應(yīng)對當(dāng)前的情況。如今，數(shù)據(jù)類型越來越復(fù)雜，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的比例越來越低;其次，它不能快速、經(jīng)濟(jì)地擴(kuò)展系統(tǒng)。不僅是硬件編程環(huán)節(jié)，從數(shù)據(jù)管理的角度來看，由于少量數(shù)據(jù)樣本易于單獨(dú)測試和監(jiān)控，存儲在文件大數(shù)據(jù)計算平臺上的數(shù)據(jù)應(yīng)首先進(jìn)行詳細(xì)的類別劃分，然后進(jìn)行存儲和計算。

  檔案數(shù)據(jù)庫據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)分析后，有必要向不同的人展示結(jié)果。對于同一查詢指令，不同角色的人應(yīng)該看到不同的結(jié)果信息，即查詢反饋的結(jié)果不同：技術(shù)人員閱讀相關(guān)系統(tǒng)并設(shè)置管理數(shù)據(jù);文件人員檢查并操作與其業(yè)務(wù)范圍相關(guān)的內(nèi)容;普通用戶可以獲得經(jīng)審公布的電子文本或目錄。大數(shù)據(jù)時代的檔案安全解決方案應(yīng)該足夠強(qiáng)大，可以為不同層次的人提供不同的顯示界面和工具。

  同時，檔案大數(shù)據(jù)系統(tǒng)必須有目錄排序.檔案采集.檔案審核.系統(tǒng)維護(hù)等功能，并利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)多人多客戶端操作。

  3 提供使用安全的檔案

  通常，大數(shù)據(jù)實現(xiàn)的障礙來自文化，而不是技術(shù)。許多組織未能成功完成大數(shù)據(jù)項目，因為他們沒有意識到大數(shù)據(jù)在改善其核心業(yè)務(wù)方面的作用。正如1893年立式文件柜的出現(xiàn)解決了紙質(zhì)文件存儲和檢索的困難一樣，檔案大數(shù)據(jù)肯定會給檔案信息的搜索和使用帶來顛覆性的變化：檔案大數(shù)據(jù)的核心不是擁有數(shù)據(jù)，而是對這些檔案數(shù)據(jù)的影響。

  檔案大數(shù)據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略意義不在于掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而在于專業(yè)處理這些具有高價值和歷史意義的數(shù)據(jù)。如果將大數(shù)據(jù)與一個行業(yè)進(jìn)行比較，那么這個行業(yè)實現(xiàn)利潤的關(guān)鍵是改善數(shù)據(jù)“加工能力”,通過“加工”實現(xiàn)數(shù)據(jù)的“增值”。這種主動提供和使用的文件信息不僅應(yīng)提供原始文件信息，還應(yīng)具有內(nèi)容分析.結(jié)果預(yù)測.輔助決策等功能。例如，我們在購物網(wǎng)站上查詢.購買內(nèi)容被記錄后，往往可以收到商家的產(chǎn)品推薦;搜索網(wǎng)站上的搜索歷史被記錄后，相關(guān)內(nèi)容推送經(jīng)常出現(xiàn)在網(wǎng)站界面上。對于這些“智能顯示”，普通人往往有這樣的理解:對我有利的人會覺得大數(shù)據(jù)方便實用;對于那些對我不利的人，他們會質(zhì)疑是誰在后臺收集了我的隱私?；诖蠖鄶?shù)人的行為是可以預(yù)測的，類似的產(chǎn)品和服務(wù)被推薦給我們，這在很多情況下是正確的，但這是真正的個性化和“長尾”失去為代價。截至2011年，各級國家檔案館藏品已達(dá)3.3億卷，到2020年，各級國家檔案館藏品將達(dá)到6億卷。如此大量的檔案信息，如果檔案管理軟件能夠在程序設(shè)計中實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時成功捕獲，那么檔案使用服務(wù)的水平必須與今天不同。

  大數(shù)據(jù)時代的檔案信息安全是積極提供檔案數(shù)據(jù)安全保障，而不是等待無法彌補(bǔ)的損失。目前，所有相關(guān)研究都是基于這一目的的先進(jìn)考慮。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，這些研究成果將不斷修正，以更好地服務(wù)于實際工作。