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  高校檔案工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。以信息技術(shù)為載體的檔案工作帶來(lái)了中國(guó)的政治.許多方面的巨大變化，如經(jīng)濟(jì)和社會(huì)文化，也帶來(lái)了知識(shí)經(jīng)濟(jì).許多概念創(chuàng)新，如信息社會(huì)。在這種氛圍下，高校檔案業(yè)務(wù)的地位和作用越來(lái)越突出，檔案工作的范圍越來(lái)越廣，檔案工作越來(lái)越數(shù)字化.檔案法制建設(shè).檔案管理在職業(yè)道德和質(zhì)量方面存在許多新問(wèn)題，檔案管理存在許多新問(wèn)題.檔案的使用、檔案管理體系和工作模式正在經(jīng)歷重大變化，這對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)提出了巨大的挑戰(zhàn)，要求我們統(tǒng)籌兼顧，共享資源，開發(fā)利用更先進(jìn)的技術(shù)。

  1 檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

  檔案數(shù)字化是指使用計(jì)算機(jī)技術(shù).掃描技術(shù).OCR技術(shù).數(shù)字?jǐn)z影(錄影).錄像)技術(shù).數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù).多媒體技術(shù).存儲(chǔ)技術(shù)等高科技技術(shù)將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息。它以數(shù)字形式存儲(chǔ).網(wǎng)絡(luò)形式相互關(guān)聯(lián)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成有序的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提供信息利用.資源共享是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。

  2 高校檔案數(shù)字化的基本特征

  傳輸和使用網(wǎng)絡(luò)。利用數(shù)字技術(shù)，通過(guò)校園網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)連接，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息傳輸和利用的網(wǎng)絡(luò)化，擴(kuò)大服務(wù)范圍和服務(wù)時(shí)限，克服傳統(tǒng)檔案?jìng)鬏斔俣染徛?周轉(zhuǎn)時(shí)間較長(zhǎng)。

  非人工識(shí)別信息，數(shù)字文件由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)快速準(zhǔn)確地分類和閱讀，依靠數(shù)字系統(tǒng)的科學(xué)管理。

  信息與載體的分離，信息的可變性和信息存儲(chǔ)的高密度。

  智能檔案管理。高校檔案館采用一系列數(shù)字智能技術(shù)，使檔案管理設(shè)備或系統(tǒng)能夠部分替代人工勞動(dòng)，降低檔案工作的勞動(dòng)強(qiáng)度，有效提高工作效率，改變傳統(tǒng)檔案全部依靠勞動(dòng)的狀況。

  個(gè)性化特征。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，高校檔案管理可以根據(jù)自身工作的性質(zhì)進(jìn)行管理.在任務(wù)和其他情況下，建立一個(gè)具有自身特點(diǎn)的個(gè)性化網(wǎng)站。通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)，用戶可以自由選擇瀏覽和查詢高校檔案信息，實(shí)現(xiàn)服務(wù)和宣傳的雙重效果。它避免了傳統(tǒng)文件信息的全面?zhèn)鬏?，減少了大量的工作量，從而提供了更好的服務(wù)。

  3 高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

  3.1 數(shù)字化管理跟不上，輔助管理滯后

  大多數(shù)現(xiàn)有的高校檔案信息管理模式都是基于傳統(tǒng)的手工管理模式。傳統(tǒng)的管理模式以檔案信息載體為核心，工作是紙張.塑料和其他載體材料，而不是文件信息，計(jì)算機(jī)只在人工實(shí)體文件中發(fā)揮輔助作用。其結(jié)果是，它不僅沒(méi)有取代人工管理工作，而且大大提高了管理成本。

  3.2 缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

  由于各高校的行政主管部門不同，高校的管理制度和運(yùn)行機(jī)制也存在著普遍的差異。分散領(lǐng)導(dǎo)的管理制度實(shí)際上促進(jìn)了高校檔案的分割.自成系統(tǒng).各自為政.自我發(fā)展.自給自足。盡管許多高校檔案館已經(jīng)意識(shí)到資源共享的重要性.這是必要的，但仍然缺乏博物館間合作的具體行動(dòng)。目前，我國(guó)還沒(méi)有統(tǒng)一的組織協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案館的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和資源共享進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。大多數(shù)檔案館仍然采用封閉式的博物館運(yùn)營(yíng)方式。無(wú)論是購(gòu)買軟件和硬件，還是改進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)，都造成了巨大的人力物力浪費(fèi)，這種低級(jí)重復(fù)直接影響到中國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化.自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)過(guò)程。

  3.3 低數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)

  由于我國(guó)檔案開發(fā)過(guò)程中的各種因素，高校檔案的自動(dòng)化建設(shè)是一個(gè)獨(dú)立的政策.在自我完善的發(fā)展道路上，各檔案館根據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備。數(shù)字管理系統(tǒng)多種多樣，管理水平參差不齊。然而，數(shù)字市場(chǎng)上許多新開發(fā)的檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件基本上沒(méi)有參考國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，軟件功能單一，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整。因此，大多數(shù)檔案館沒(méi)有主題標(biāo)簽，共享能力差，無(wú)法滿足高校數(shù)字化管理的快速需求。到目前為止，國(guó)家還沒(méi)有發(fā)布統(tǒng)一的發(fā)展計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)檔案館的管理和發(fā)展都有很大的差異。

  3.4 數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后

  大多數(shù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)都是為了自己使用而建立的。數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小.標(biāo)準(zhǔn)低.單一類型，其中許多屬于低水平的重復(fù)建設(shè)，商業(yè)服務(wù)水平較差。數(shù)據(jù)庫(kù)的自用使得大部分資源閑置，嚴(yán)重影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。目前，高校檔案館建設(shè)的數(shù)據(jù)庫(kù)大多項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺乏全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，不能滿足用戶的個(gè)人需求。雖然許多大學(xué)檔案館都有自己的網(wǎng)站，但他們只能訪問(wèn)其主頁(yè)，而且根本沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的共享資源。

  3.5 資金后續(xù)率不足

  檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要大量的資金。在提前建設(shè)后，高校對(duì)檔案的投資較少，檔案數(shù)字化建設(shè)的資金非常有限，設(shè)備、軟件和硬件的購(gòu)買也很緊張。設(shè)備的及時(shí)更新是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，更不用說(shuō)建立一個(gè)高起點(diǎn)的檔案數(shù)字模式了。資金仍然是高校檔案數(shù)字化發(fā)展的大障礙。

  4 思考高校檔案數(shù)字化建設(shè)

  在數(shù)字時(shí)代的背景下，高校檔案部門面臨著未有的挑戰(zhàn)。檔案部門不能選擇退縮。他們必須有勇氣迎接挑戰(zhàn)，以滿足檔案數(shù)字化管理的迫切需要，探索檔案數(shù)字化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展道路，實(shí)現(xiàn)歷史與未來(lái)的無(wú)縫對(duì)接。具體來(lái)說(shuō)，我們可以從以下四個(gè)方面入手：

  4.1 注重發(fā)展，逐步實(shí)施高校檔案部門的數(shù)字化建設(shè)

  主要是對(duì)收集的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并以數(shù)字記錄、掃描等形式將各種物理載體形式的檔案信息以數(shù)字記錄的形式存儲(chǔ)在光盤、磁盤、便攜式磁盤等各種存儲(chǔ)器中，從而完成現(xiàn)有高校檔案收集的檔案信息向數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。一步一步，突出重點(diǎn)，將更高價(jià)值的檔案數(shù)字化，然后考慮學(xué)校特色檔案、高利用率檔案等，進(jìn)行科學(xué)的數(shù)字化處理。

  4.2 積極提供和利用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值

  只有通過(guò)共享和使用，檔案才能充分反映其價(jià)值，做好檔案的使用是檔案的宣傳。高校檔案部門應(yīng)主動(dòng)訪問(wèn)和調(diào)查，了解用戶需求，宣傳和介紹檔案，改變過(guò)去等待上門的低效服務(wù)，主動(dòng)解決用戶使用中存在的疑問(wèn)，預(yù)測(cè)未來(lái)開發(fā)利用的趨勢(shì)，逐步撰寫檔案使用工作的新篇章。此外，還應(yīng)定期發(fā)布數(shù)字文件目錄。由于檔案存儲(chǔ)在學(xué)校檔案中，大多數(shù)學(xué)校員工和學(xué)生對(duì)檔案的內(nèi)容不太了解，檔案人員應(yīng)通過(guò)各種方式定期發(fā)布新的數(shù)字檔案目錄，大限度地提高檔案的使用價(jià)值，使學(xué)校師生了解檔案內(nèi)容：

  一是舉辦專題檔案展。圍繞高校教學(xué)、科研工作，舉辦各種形式的檔案展覽，開展愛(ài)國(guó)主義、愛(ài)校主義教育。

  第二種方法是編輯和出版檔案相冊(cè)。圍繞學(xué)校的目的和中心工作，編輯檔案相冊(cè)，以必要的文本和圖片描述，全面介紹學(xué)校的發(fā)展過(guò)程和成就，使師生能夠通過(guò)檔案受到影響和鼓勵(lì)，激發(fā)愛(ài)國(guó)主義和學(xué)校的情感。

  4.3 加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)和隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型人才

  加強(qiáng)檔案數(shù)字業(yè)務(wù)劃分，人才的專業(yè)質(zhì)量要求是具有更全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)和敏銳的信息意識(shí)，良好的信息道德，較強(qiáng)的信息能力，以滿足數(shù)字檔案建設(shè)和正常運(yùn)行的需要。

  4.4 原始檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

  通過(guò)掃描或數(shù)字輸入，將學(xué)校收集的珍貴黨政檔案、音像檔案、實(shí)物檔案、人事檔案等類別的原件存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，編制標(biāo)題、責(zé)任人、關(guān)鍵詞等索引，建立相應(yīng)的索引數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案原貌管理。

  總之，高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)不斷探索、不斷進(jìn)步、不斷發(fā)展的過(guò)程。只有遵循合理的原則，設(shè)定科學(xué)的目標(biāo)，采取正確的方法，才能逐步做好數(shù)字檔案工作，充分發(fā)揮學(xué)校教學(xué)、科研和管理服務(wù)的作用。