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關(guān)于重慶檔案整理歸檔整理流程

一、搜集

搜集作業(yè)作為檔案辦理的第一個(gè)進(jìn)程，由于涉及到最后檔案的歸檔的完全完好和有效使用，現(xiàn)在將其區(qū)別為兩個(gè)進(jìn)程：文件判別和斷定期限。

1、文件判別。

文件判別首要是關(guān)于現(xiàn)有文件的歸檔規(guī)模進(jìn)行斷定，首要需求與各單位進(jìn)行交流和深化調(diào)研，依據(jù)實(shí)際狀況劃定合理的歸檔規(guī)模。

2、期限期限。

依據(jù)文件的使用頻率，重要程度等區(qū)別對(duì)應(yīng)的保管期限，依據(jù)不同的保管期限進(jìn)行相應(yīng)的辦理，首要體現(xiàn)在年度判定和保管期限到期后的毀掉作業(yè)上。

二、分類(lèi)

歸檔文件規(guī)模和保管期限表上關(guān)于各類(lèi)檔案進(jìn)行了詳盡的區(qū)別，應(yīng)對(duì)照表格關(guān)于搜集文件進(jìn)行類(lèi)其他區(qū)別。

三、編制頁(yè)碼

留意編制頁(yè)碼的時(shí)分不漏頁(yè)、不重頁(yè)，檀卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編頁(yè)碼，卷內(nèi)文件在右上角開(kāi)端標(biāo)號(hào)，從“001”開(kāi)端，遇有正反雙面在反頁(yè)左上角標(biāo)出。

四、裝訂

用不銹鋼釘逐件裝訂或許組卷裝訂，防止生銹腐蝕文件。

五、排序

關(guān)于同一類(lèi)其他文件依照時(shí)刻的先后順序擺放。

六、檔號(hào)標(biāo)識(shí)

關(guān)于擺放好的文件順次標(biāo)出檔號(hào)，做到不重復(fù)，不斷號(hào)，保持檔案編號(hào)的天然連續(xù)性。

七、著錄

著錄是指對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行剖析、挑選和記載的進(jìn)程，著錄是為了滿(mǎn)意檢索查找供給使用的需求。

八、裝盒

即同“組卷”，將具有相同聯(lián)絡(luò)的文件放置在同一盒子里，關(guān)于檀卷(盒子)進(jìn)行編號(hào)。檀卷除包含擺放好的文件外還應(yīng)包含檀卷封面和備考表，檀卷封面反映文件內(nèi)容，備考表則關(guān)于檀卷組卷狀況進(jìn)行說(shuō)明，包含檀卷包內(nèi)容，日常使用、變更狀況，組卷時(shí)刻，組卷人和審閱人等。檀卷封面置于文件前面，備考表置于文件之后，二者不進(jìn)行頁(yè)碼的標(biāo)識(shí)。

九、打印目錄

包含卷內(nèi)文件目錄和檀卷目錄，留意依照文件的保管期限進(jìn)行區(qū)別匯總。

十、編制檢索東西

關(guān)于準(zhǔn)備好的各類(lèi)目錄進(jìn)行整理，編制目錄匯總表，供給日常使用。