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  有關(guān)檔案數(shù)字化加工

  所謂數(shù)字化(digitization)是指利用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)文件數(shù)字化是指利用掃描儀或數(shù)字相機等數(shù)字設備對紙質(zhì)文件進行數(shù)字化處理，并將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程，存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上，可以通過計算機識別。紙質(zhì)文件數(shù)字化的基本原則是準確、方便、快速地提供和利用文件信息資源，共享公共文件信息資源，滿足社會或行業(yè)對文件利用的需求。

  文件數(shù)字化加工的基本原則

  ①用戶至上的原則;

  ②標準化原則;

  ③保證機制的原則;

  ④資源共享原則;

  ⑤安全性保密原則。

  文件數(shù)字化處理的優(yōu)點

  與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案數(shù)字化具有不可替代的先進性：

  一，提高經(jīng)濟效益

  過去，粗放模式一直被用來解決這個問題，即增加辦公人員和辦公費用，導致管理成本大幅上升。數(shù)字化管理檔案將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)化為機器閱讀檔案，既節(jié)省了儲存成本，又節(jié)省了占用空間，查閱方便快捷，避免了反復印刷數(shù)據(jù)造成的紙張和人員浪費。

  提高辦公室效率

  數(shù)字檔案管理使數(shù)據(jù)能夠及時歸檔并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用和干部的晉升都需要詳細準確的檔案信息。但檔案數(shù)字化管理可以提供詳細即時的數(shù)據(jù)信息，為領導決策提供服務。同時，數(shù)字檔案管理使得查詢數(shù)據(jù)變得非常簡單，辦公室工作人員可以在不離開家的情況下了解世界上的大事。由于信息的時空流動，數(shù)字檔案實際上變成了“無墻文件”，檔案庫基本上從文件實體的保管變成了提供便捷使用的信息控制中心。

  增強檔案原件保護三、增強檔案保護

  將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字電子文件后，文件的使用更安全。特別是對于歷史悠久的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑會更好地保護其。此外，檔案數(shù)字化處理后，部分檔案被篡改。