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  整理文件的內(nèi)容

  一，整理文件的內(nèi)容

  包括：區(qū)分全宗、全宗檔案分類，、文件封面編目，文件目錄編制。

  第二，具體內(nèi)容：

  (1)會(huì)計(jì)憑證類：反映資金牧付業(yè)務(wù)原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等出納憑證。

  (2)財(cái)務(wù)報(bào)告:包括每月、每季度、每年的出納報(bào)告、注釋和文字描述，銀行存款對(duì)賬單應(yīng)調(diào)整銀行存款余額，其他出納報(bào)告。

  會(huì)計(jì)帳簿類：現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳、其它貨幣資金明細(xì)帳、輔助帳簿及其它備查薄。

  (4)其他類別:合同、協(xié)議等文件作為收付依據(jù);根據(jù)規(guī)定，應(yīng)單獨(dú)存放和保管的重要票據(jù)文件，如無效支票、無效發(fā)票存根和發(fā)票、無效收據(jù)存根和收據(jù);出納清單和出納評(píng)估報(bào)告等。

  (5)檔案管理:收銀員檔案移交清單、收銀員檔案保管清單和收銀員檔案銷毀清單。收銀員在整理檔案時(shí)，一般包括三個(gè)步驟:分類、裝訂和分類。

  文件整理的意義：

  1、準(zhǔn)確地反映企業(yè)的成長過程

  檔案記錄了企業(yè)成長的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，什么時(shí)候開業(yè)，誰是企業(yè)家，什么時(shí)候盈利，什么時(shí)候擴(kuò)張，幾次調(diào)整戰(zhàn)略目標(biāo)，是否有變化等。，所有這些都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展什么時(shí)候穩(wěn)定，什么時(shí)候動(dòng)蕩，原因是什么，也可以從中找到規(guī)律和答案。

  2、防止企業(yè)商業(yè)秘密泄露

  企業(yè)檔案都涉及商業(yè)秘密。如果沒有統(tǒng)一的管理，管理者可以個(gè)人處理，必然容易丟失，丟失時(shí)可能會(huì)泄露秘密。檔案不僅要統(tǒng)一管理，還要保密。

  3、參謀和幫手制定決策

  企業(yè)在做決策和制定計(jì)劃時(shí)，往往需要搜索歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或比較，沒有檔案是無法進(jìn)行的。對(duì)于檔案管理好的企業(yè)來說，死檔案比活幫手強(qiáng)。好記性不如爛文筆。人腦記憶中總有錯(cuò)誤。沒有檔案資料，你不能做決定。

  4、企業(yè)文化的活標(biāo)本

  很多企業(yè)在從事企業(yè)文化建設(shè)時(shí)，總是喜歡向?qū)＜覍で髱椭?。眾所周知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識(shí)在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、工廠外觀等諸多方面的投射或反映。它是由員工自己培養(yǎng)和創(chuàng)造的，這是一個(gè)不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時(shí)，不需要搜索枯腸、絞盡腦汁、編造，只需要梳理、補(bǔ)充、完善所有員工認(rèn)可的價(jià)值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則，就能豐富企業(yè)文化的基本內(nèi)容。結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上重要事件的整理和代表。

  5、公司宣傳資料庫

  檔案管理好的企業(yè)需要宣傳的時(shí)候，只需要在檔案室獲取信息，不需要臨時(shí)抱佛腳，打亂正常工作，不需要像演員彩排一樣努力工作，準(zhǔn)備道具和背景。對(duì)于檔案管理好的企業(yè)來說，宣傳資料是真實(shí)可信的，有利于宣傳和擴(kuò)大企業(yè)的影響力。檔案管理真的是一舉兩得。

  6、員工成長的斷代史

  很多企業(yè)員工進(jìn)來的時(shí)候都是一張表，出去的時(shí)候還是一張表。更有甚者，員工一走，這張表就消失得無影無蹤。這是一個(gè)很大的錯(cuò)誤。人事部門應(yīng)定期將已經(jīng)離職的員工檔案移交檔案管理部門。離職的員工不一定是企業(yè)的敵人。也許有一天，企業(yè)的員工成了名人，他的檔案就成了珍貴的史料。這有點(diǎn)夸張，但也不是不可能。人事部門要加強(qiáng)員工檔案管理，每年補(bǔ)充更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄員工成長的步伐。員工應(yīng)該在很多年內(nèi)被切斷。