電子檔案的歸檔和管理有著怎樣的方法呢？
來(lái)源：www.trustodo.com 發(fā)布時(shí)間：2018年10月30日
1.總 則
1.1 對(duì)電子文件的構(gòu)成、堆集、判定、歸檔及電子檔案的管理實(shí)施全進(jìn)程處理，應(yīng)當(dāng)由主管部分一致和諧，指定專門機(jī)構(gòu)或人員擔(dān)任，確保處理作業(yè)的連續(xù)性。
1.2 電子文件構(gòu)成部分擔(dān)任電子文件的堆集、管理和收拾作業(yè)，檔案部分要進(jìn)行輔導(dǎo)與監(jiān)督。
1.3 電子文件的處理由檔案部分擔(dān)任，電子文件構(gòu)成部分要供給幫忙和支撐。
1.4 應(yīng)明確規(guī)則歸檔時(shí)刻、歸檔規(guī)模、技能環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格局、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等，以確保電子檔案的質(zhì)量。
1.5 為確保電子檔案的可運(yùn)用性，從電子文件構(gòu)成就應(yīng)有嚴(yán)厲的處理制度和技能辦法，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完好性。
1.6 歸檔電子文件一同存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體方式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)闡明及描繪上保持一致。
1.7 具有保存價(jià)值的電子文件，有必要當(dāng)令生成紙質(zhì)文件等硬復(fù)制。進(jìn)行歸檔時(shí)，有必要將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬復(fù)制一同歸檔。
2.電子文件的搜集與堆集
2.1 搜集規(guī)模。電子文件的搜集規(guī)模，按國(guó)家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)則履行。
2.2 搜集堆集要求
2.2.1 記載了重要文件的首要修正進(jìn)程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保存。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，假如管理部分已開(kāi)端進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)化作業(yè)，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保存，不然可根據(jù)實(shí)踐條件或需求，斷定是否保存。
2.2.2 保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互樹(shù)立精確、牢靠的標(biāo)識(shí)聯(lián)系。
2.2.3 在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)作業(yè)或業(yè)務(wù)體系中發(fā)生的電子文件，應(yīng)采納更嚴(yán)厲的安全辦法，確保電子文件不被非正常改動(dòng)。一同有必要隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于可以脫機(jī)保存的載體上，井對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制造紙質(zhì)或縮微膠片復(fù)制件保存。
2.2.4 用文字處理技能構(gòu)成的電子文件，搜集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格局和特點(diǎn)。
2.2.5 用掃描儀等設(shè)備取得的圖象電子文件，假如選用非規(guī)范緊縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一同搜集。
2.2.6 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等取得的圖形電子文件，搜集時(shí)應(yīng)留意其對(duì)設(shè)備的依賴性，以及易修正性等問(wèn)題，不行遺失相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
2.2.7 用視頻設(shè)備取得的動(dòng)態(tài)圖象文件，搜集時(shí)應(yīng)留意搜集其緊縮算法和軟件。
2.2.8 用音頻設(shè)備取得的文件，搜集時(shí)應(yīng)留意搜集其特點(diǎn)標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。
2.2.9 由計(jì)算機(jī)多媒體技能制造的文件，其間包含前面所示的兩種以上的信息方式，搜集時(shí)應(yīng)留意參數(shù)精確、數(shù)據(jù)完好。
2.2.10 通用軟件發(fā)生的電子文件，搜集時(shí)應(yīng)留意搜集其軟件類型和相關(guān)參數(shù)。專用軟件發(fā)生的電子文件，搜集時(shí)有必要連同專用軟件一同搜集。
2.2.11 計(jì)算機(jī)體系運(yùn)轉(zhuǎn)和信息處理等進(jìn)程中觸及的各類參數(shù)、處理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同搜集。
2.3 搜集、堆集辦法
2.3.1 及時(shí)依照要求制造電子文件備份。
2.3.2 每份電子文件均需在電子文件掛號(hào)表中掛號(hào)。
2.3.3 電子文件掛號(hào)表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
2.3.4 電子文件掛號(hào)表假如制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。
2.3.5 電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件;N—無(wú)紙電子文件;T—文本文件;I一圖象文件;G—圖形文件;V一印象文件;A—聲音文件;M—多媒體文件;P—計(jì)算機(jī)程序;D—數(shù)據(jù)文件。
3.電子文件的收拾
3.1 電子文件的收拾，應(yīng)按內(nèi)容、管理期限、密級(jí)等要素相對(duì)會(huì)集。
3.2 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機(jī)讀目錄。
3.3 歸檔電子文件應(yīng)填寫掛號(hào)表。
4.電子文件的歸檔。應(yīng)定時(shí)把契合歸檔條件的電子文件，按檔案處理要求的格局存儲(chǔ)到可長(zhǎng)時(shí)刻保存的脫機(jī)載體。
4.1 歸檔規(guī)模 電子文件的歸檔規(guī)模的區(qū)分，可參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)則履行。
4.2 歸檔時(shí)刻 邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定時(shí)完結(jié)。
4.3 檢測(cè)在進(jìn)行電子文件歸檔作業(yè)時(shí)，應(yīng)按其基本技能條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包含：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記載格局等。
4.4 歸檔前的判定 電子文件的歸檔判定作業(yè)，參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)則執(zhí)主，判定成果，在電子文件的機(jī)讀目錄上制造相應(yīng)的標(biāo)只。
4.4.1 有效性和完好性判定。歸檔前應(yīng)由文件構(gòu)成單位對(duì)電子文件的有效性和完好性進(jìn)行審閱，并由擔(dān)任人簽署定見(jiàn)。假如文件構(gòu)成單位選用了某些技能辦法確保電子文牛的有效性和完好性則應(yīng)把其技能辦法和相關(guān)軟件一同移送給接收單位。
4.4.2 管理期限的區(qū)分。電子文件管理期限的區(qū)分，參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)則履行。
4.5 歸檔要求
4.5.1 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件會(huì)集，制成歸檔數(shù)據(jù)集，復(fù)制至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存管理，一套供查閱運(yùn)用。必要時(shí)，復(fù)制第3套，異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完結(jié)上述作業(yè)，
4.5.2 本規(guī)范引薦選用的載體按優(yōu)先次序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長(zhǎng)時(shí)刻保存的載體。
4.5.3 存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、稱號(hào)、密級(jí)、管理期限、硬件及軟件環(huán)境
4.5.4 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他闡明等一同歸檔并附歸檔電子文件掛號(hào)表。
4.5.5 需求長(zhǎng)時(shí)刻保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上假如是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
4.5.6 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完結(jié)電子文件歸檔后，保存時(shí)刻至少1年。
4.5.7 在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔進(jìn)程完結(jié)物理歸檔。
5.電子檔案的移送與管理。電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)則移送至檔案管理部分，作為電子檔案進(jìn)行管理。
5.1 查驗(yàn)
5.1.1 檔案管理部分應(yīng)裝備相應(yīng)的處理設(shè)備，以確保完結(jié)電子檔案的查驗(yàn)作業(yè)。歸檔的每套載體均應(yīng)承受查驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案一同保存的電子檔案可采納抽樣查驗(yàn)的辦法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。
5.1.2 查驗(yàn)項(xiàng)目。
5.1.2.1 載體有劃痕，是否清潔。
5.1.2.2 有無(wú)病毒。
5.1.2.3 核實(shí)電子檔案的完好性和有效性審閱手續(xù)。
5.1.2.4 核實(shí)掛號(hào)表、軟件、闡明材料等是否齊全。
5.1.3 將查驗(yàn)成果填人電子檔案人庫(kù)掛號(hào)表。查驗(yàn)有合的，應(yīng)退回構(gòu)成單位，重新制造。
5.2 移送手續(xù) 查驗(yàn)合格后，檔案管理部分在電子檔案人庫(kù)掛號(hào)表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件構(gòu)成單位一份自存。
5.3 管理要求 電子檔案管理除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)契合下列條件。
5.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、接觸記載涂層。載體應(yīng)直立寄存，做到防塵、防變形。
5.3.2 環(huán)境溫度選定規(guī)模: 14℃— 24℃;相對(duì)濕度選定規(guī)模：45%—60%。
5.3.3 寄存時(shí)應(yīng)留意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣本阻隔。
5.3.4 電子檔案在構(gòu)成單位的管理，也應(yīng)參照上述條件。
5.4 存效性確保
5.4.1 每滿1年，對(duì)電子檔案觸及的構(gòu)成單位和檔案管理部分的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次查看掛號(hào)。
5.4.2 每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀查驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采納恢復(fù)辦法。
5.4.3 設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)承認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)化作業(yè)，原載體一同保存時(shí)刻不少于3年。
5.4.4 磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體一同保存時(shí)刻不少于4年。
5.4.5 定時(shí)查驗(yàn)成果應(yīng)填人電子檔案處理掛號(hào)表。
5.5 運(yùn)用
5.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。
5.5.2 運(yùn)用時(shí)運(yùn)用復(fù)制件。
5.5.3 運(yùn)用時(shí)要恪守保密規(guī)則。
5.5.4 運(yùn)用者對(duì)電子檔案的運(yùn)用應(yīng)在權(quán)限規(guī)則規(guī)模之內(nèi)。
5.5.5 具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)有必要契合國(guó)家或部分有關(guān)保密的規(guī)則，要有穩(wěn)妥的安全保密辦法。
5.6 電子檔案的毀掉判定。
5.6.1 電子檔案的毀掉判定，按國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)則履行。
5.6.2 電子檔案的毀掉，應(yīng)在處理批閱手續(xù)后，方可實(shí)施。
5.6.3 非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪去。歸于保密規(guī)模的電子檔案被毀掉時(shí)，如存儲(chǔ)在不行擦除載體上，須連同存儲(chǔ)載體一同毀掉并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
5.7 計(jì)算 檔案管理部分應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)電子檔案的管理，運(yùn)用等情況進(jìn)行計(jì)算。