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　　作為一種社會(huì)現(xiàn)象，檔案工作，伴隨著歷史的延續(xù)和發(fā)展，本身就處于動(dòng)態(tài)的發(fā)展和變化中。檔案館在古代和現(xiàn)代中外工作，雖然組織體系，原則和方法，檔案服務(wù)的方向，對(duì)象和范圍有很多差異，但檔案工作也體現(xiàn)了一系列共同的特點(diǎn)和規(guī)律。發(fā)展過程。

　　一，檔案工作的分化與整合

　　從檔案工作的發(fā)展歷史來看，檔案工作和文書工作在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都是無動(dòng)于衷的，檔案工作和書籍材料工作也是不可分割的。例如，周代有五個(gè)歷史時(shí)期，即偉大的歷史，小歷史，內(nèi)部歷史，外部歷史和帝國(guó)歷史。他們的職責(zé)是起草文書并保存檔案，即所謂的“贊美統(tǒng)治的歷史書”。這表明檔案工作和文書工作是不可分割的。例如，漢代的石泉，東莞和蘭臺(tái)保存了檔案并保存了書籍。這表明檔案工作和書籍工作也無動(dòng)于衷。這種文書工作，檔案工作和書籍工作模糊不清，交織在一起的情況一直持續(xù)到民國(guó)時(shí)期。中華人民共和國(guó)成立后，中國(guó)的檔案工作真正從文書工作和書籍工作發(fā)展成為一個(gè)獨(dú)立的工作體系。各級(jí)檔案行政機(jī)關(guān)和檔案(房間)的單獨(dú)設(shè)立是一個(gè)重要的標(biāo)志。從那以后，中國(guó)的檔案工作承擔(dān)了在國(guó)家文化建設(shè)中不可替代的任何其他工作的作用。中華人民共和國(guó)成立后幾十年的實(shí)踐表明，檔案工作已成為維護(hù)黨的真面目和國(guó)家歷史，推動(dòng)社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)的重要任務(wù)。

　　隨著檔案工作的不斷發(fā)展和壯大，特別是檔案信息資源的形成和檔案工作中信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案工作的發(fā)展面臨著一些新的變化。這些變化主要體現(xiàn)在：

　　(1)整合文檔文件管理工作

　　“文件和檔案管理的組織”是指將現(xiàn)有機(jī)構(gòu)中的“文件處理”和“檔案管理”工作整合為統(tǒng)一和分裂，相互聯(lián)系和差異化的管理過程。新中國(guó)成立之初，為了提高中國(guó)的文書工作和檔案工作水平，中國(guó)制定了一系列文書工作和檔案工作的管理原則和操作規(guī)范。理論和基層從業(yè)者通常使用“檔案”鏈接作為文書工作和檔案工作之間的界限。應(yīng)該說，文書工作與檔案工作的分離對(duì)初期社會(huì)主義國(guó)家的檔案事業(yè)具有重要意義，特別是要總結(jié)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，提高文書工作和檔案工作水平。此外，圍繞“檔案”設(shè)置，中國(guó)已形成一系列文書工作系統(tǒng)(如文件處理部門和業(yè)務(wù)部門系統(tǒng))和文件管理系統(tǒng)。這些管理體系的建立和完善無疑對(duì)加強(qiáng)我國(guó)的文書工作和檔案工作起到了積極作用。然而，文書工作和檔案工作的分離也帶來了一系列問題和負(fù)面影響。具體表現(xiàn)為：

　　首先，因?yàn)樵谌粘９ぷ髦?，大多?shù)人只關(guān)注文件的當(dāng)前目的和當(dāng)前作用，只關(guān)注文件的內(nèi)容和處理過程，以及缺乏對(duì)文書工作的特殊管理，這使得質(zhì)量出現(xiàn)的文件。一系列問題，如材料形式不一致，材料質(zhì)量不完整，信息記錄元素不完整，檔案材料不完整等。

　　其次，由于“歸檔”是文書工作和檔案工作的結(jié)合，歸檔工作的質(zhì)量從根本上決定了檔案工作的質(zhì)量。為了確保歸檔工作的順利進(jìn)行，在中國(guó)，自1956年發(fā)布《機(jī)年國(guó)務(wù)院發(fā)布《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》以來，該系統(tǒng)已全面實(shí)施。中國(guó)共產(chǎn)黨中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳于1983年重申了該制度《機(jī)關(guān)檔案工作條例》。但是，從過去幾十年的工作實(shí)踐來看，文書工作制度還沒有得到充分有效的實(shí)施。在省級(jí)以上的大型機(jī)關(guān)，文書工作主要由文書部門和檔案部門進(jìn)行。文書工作部門和檔案工作部門沒有嚴(yán)格和機(jī)械地劃分歸檔工作的界限;在省級(jí)以下的中小型機(jī)構(gòu)中，由于文職人員也管理檔案工作，文書工作和檔案工作不能完全分開。

　　第三，由于中國(guó)沒有統(tǒng)一管理國(guó)家文書工作，檔案和檔案工作作為一個(gè)獨(dú)立的制度，應(yīng)由兩組管理機(jī)構(gòu)承擔(dān)，但實(shí)際情況不符合這一要求。就檔案工作而言，管理體系相對(duì)完整，管理責(zé)任相對(duì)明確。與檔案工作制度相比，文書工作制度沒有專門的業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)，無法從上到下全面完成對(duì)文書工作的指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查。文書工作的責(zé)任以及各種文書工作的系統(tǒng)和方法很難得到充分實(shí)施。

　　為了解決上述問題，理論界和從業(yè)者都認(rèn)為文書工作和檔案工作有了新的整合。特別是在辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，電子文檔已經(jīng)大量出現(xiàn)。電子文檔有很多自己的特點(diǎn)。電子文檔和電子文件的管理方法與紙質(zhì)文檔和紙質(zhì)文件的管理有很大不同。技術(shù)的應(yīng)用需要對(duì)電子文檔的整個(gè)過程進(jìn)行連續(xù)和綜合的管理，這可以確保實(shí)現(xiàn)電子文檔和電子文件的集成管理。文檔文件管理的整合將成為未來中國(guó)檔案工作的重要發(fā)展趨勢(shì)之一。多年來在檔案館中討論的文件檔案管理的整合將在信息技術(shù)的廣泛使用的背景下真正實(shí)現(xiàn)。從某種意義上說，信息技術(shù)的使用不僅是文檔文件管理集成的動(dòng)力，也是文檔文件管理集成的支撐條件。

　　從誘導(dǎo)動(dòng)機(jī)的角度來看，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用已經(jīng)產(chǎn)生了大量的電子文檔，數(shù)字信息表格和其他電子文件的特征，使文件信息的形成，處理和利用將發(fā)生變化。如果要求電子文檔在其生成之初進(jìn)行認(rèn)證，則功能識(shí)別方法已得到廣泛認(rèn)可和應(yīng)用;文件信息的使用發(fā)生了顯著變化，用戶可以跨越時(shí)空障礙使用文檔和文件信息。

　　從支持條件的角度來看，信息技術(shù)的使用為我們強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)流程在文檔管理中的集成提供了有效的工具。例如，為了確保電子文檔的內(nèi)容，背景，結(jié)構(gòu)和其他信息的完整性，有必要實(shí)現(xiàn)文檔和文件的集成管理。從中外綜合管理的實(shí)現(xiàn)條件和現(xiàn)有的實(shí)踐方法出發(fā)，利用信息技術(shù)建立科學(xué)的綜合管理信息系統(tǒng)是有效的。

　　使用新技術(shù)重新組織文檔和文件管理過程(或廣義的文件管理)非常重要。這體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

　　首先，它有利于整體設(shè)計(jì)和整體考慮文檔和文件管理，從而提高文檔管理的質(zhì)量。在長(zhǎng)期的文件管理實(shí)踐中，中國(guó)檔案工作者往往側(cè)重于非現(xiàn)行文件的管理，雖然他們也強(qiáng)調(diào)當(dāng)前文件質(zhì)量控制的作用，但實(shí)際上是檔案館組織的“指導(dǎo)”。而“監(jiān)督”的作用難以發(fā)揮，特別是各種相關(guān)因素對(duì)文件形成和實(shí)際使用過程中文件質(zhì)量的影響無法得到有效規(guī)范。由于電子文檔對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性，形成，傳輸和使用過程中的質(zhì)量狀態(tài)對(duì)文檔的最終質(zhì)量具有決定性的影響。為適應(yīng)這一新變化，強(qiáng)調(diào)“前端控制”在文檔管理過程中的作用尤為重要。只有將整個(gè)文檔管理過程視為一個(gè)全面考慮的系統(tǒng)，我們才能考慮到文件管理的前端控制，入口控制和滯后控制，從而有效地確保文檔從出生之初就具有更高的質(zhì)量。

　　其次，它可以為文檔管理集成軟件設(shè)計(jì)提供新的設(shè)計(jì)思路。從中國(guó)現(xiàn)有文檔管理集成軟件的設(shè)計(jì)和使用來看，它基本上停留在紙質(zhì)文檔管理過程的“模擬”上。這種軟件對(duì)紙質(zhì)文件的輔助管理有一定的影響。電子文件管理不一定非常有效。電子文檔及其管理的新特點(diǎn)要求電子文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)突破紙質(zhì)文檔管理過程中“分工”過程的慣例，相關(guān)的管理內(nèi)容將被重新組織并嵌入到管理計(jì)劃。

　　(2)檔案，書籍和信息管理的整合

　　從一般屬性的角度來看，檔案，書籍和情報(bào)都屬于人類的智力財(cái)富。它們都具有信息屬性和知識(shí)屬性。它們?cè)诨竟芾矸椒ㄉ嫌性S多相似之處。如果它們是整合和共同發(fā)展的，它們可以在功能上相互補(bǔ)充，實(shí)現(xiàn)信息資源共享的目的。可以說，檔案，書籍和情報(bào)管理的整合是一種世界性的趨勢(shì)。

　　中國(guó)檔案界基本上了解檔案，書籍和信息管理的整合，但綜合管理的具體模式存在差異。一種觀點(diǎn)認(rèn)為，應(yīng)建立國(guó)家一體化的協(xié)調(diào)機(jī)制，統(tǒng)一規(guī)劃和整理檔案，書籍和情報(bào)工作，規(guī)范和規(guī)范工作，共同開發(fā)信息資源，充分發(fā)揮信息的整體優(yōu)勢(shì);另一種觀點(diǎn)主張建立一種觀點(diǎn)。實(shí)體管理組織實(shí)現(xiàn)文件，書籍和智能的統(tǒng)一管理。在選擇檔案，書籍和情報(bào)的綜合管理模式時(shí)，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)分析。一般來說，整合社會(huì)化檔案，書籍和情報(bào)工作的實(shí)體的統(tǒng)一管理應(yīng)該謹(jǐn)慎。在機(jī)構(gòu)，企業(yè)和機(jī)構(gòu)中，可以考慮建立一個(gè)管理文件，書籍和情報(bào)的信息中心，以發(fā)揮信息系統(tǒng)的整體效果。

　　以上兩種“綜合”管理趨勢(shì)不僅出現(xiàn)在中國(guó)，而且在國(guó)外也有不同程度的反映。從歷史上看，信息資源管理最早的增長(zhǎng)領(lǐng)域是美國(guó)政府的文檔管理領(lǐng)域。美國(guó)政府的各個(gè)部門一直都重視文件管理的傳統(tǒng)。 20世紀(jì)初開始的地方政府與國(guó)際化進(jìn)程的融合，特別是第二次世界大戰(zhàn)期間臨時(shí)增加的各種機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致了文書的數(shù)量和文件管理的成本。盡管如此，美國(guó)政府采用行政和立法方法來實(shí)施整改，但結(jié)果出人意料地導(dǎo)致了信息資源管理的創(chuàng)建。 1980年，美國(guó)政府發(fā)布《文書削減法》作為信息資源管理理論形成的標(biāo)志。從那時(shí)起，美國(guó)政府部門和商業(yè)企業(yè)逐漸將信息資源的所有要素(狹義和廣義的信息資源意義，廣義的美國(guó)和西方絕大多數(shù)國(guó)家)納入其中。管理類別。并經(jīng)歷了從信息物理控制，信息技術(shù)管理，信息資源管理到知識(shí)管理的發(fā)展過程。 20世紀(jì)80年代以后，信息資源管理理論的影響傳播到西方其他國(guó)家，并深深地反映在英國(guó)，法國(guó)，德國(guó)等國(guó)的工作實(shí)踐中。這表明信息資源的綜合管理是一種國(guó)際趨勢(shì)。

　　隨著上述兩種整合趨勢(shì)的日益明顯，檔案工作和文書工作，書籍工作和情報(bào)工作將逐步在差異化的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)新的整合。這種整合不是上述幾項(xiàng)任務(wù)的簡(jiǎn)單合并，也不是回歸早期的“三位一體”，而是要求檔案工作，文書工作，圖書館和信息工作在基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)綜合管理。整合和滲透，從而實(shí)現(xiàn)信息資源管理系統(tǒng)。功能擴(kuò)大了。檔案工作的分化與整合規(guī)律要求檔案學(xué)界注重對(duì)信息管理一般理論方法的探討和研究，注重相關(guān)學(xué)科理論成果的引入和借鑒。真正使文件管理工作成為信息資源管理系列中獨(dú)一無二且不可或缺的成員。

　　二，檔案工作的智能化發(fā)展

　　檔案技術(shù)設(shè)備的變化凸顯了檔案工作的智能化發(fā)展。幾千年來，人們主要通過手動(dòng)操作來管理文件。在現(xiàn)代，各種新技術(shù)在文件管理中的應(yīng)用不僅是可能的，而且逐漸成為現(xiàn)實(shí)。在文件管理中，逐步推廣和應(yīng)用基于計(jì)算機(jī)的所有先進(jìn)手段，包括電信，微復(fù)制和視聽技術(shù)，這些都是物質(zhì)化的智能。這些物化智能在文件管理工作中的應(yīng)用體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　(1)使用電子計(jì)算機(jī)自動(dòng)化文件管理

　　根據(jù)計(jì)算機(jī)的信息處理能力和世界各地檔案，書籍和情報(bào)部門的文檔處理實(shí)踐，計(jì)算機(jī)目前主要用于檔案業(yè)務(wù)管理，檔案編目和檢索，檔案?jìng)}庫(kù)管理和檔案部門的檔案工作。管理。方面。

　　(2)利用計(jì)算機(jī)及相關(guān)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔和檔案信息資源的數(shù)字化以及檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)

　　在實(shí)際工作中，主要有兩種類型的文件管理對(duì)象，即數(shù)字文件信息和紙質(zhì)文件。數(shù)字檔案信息是在電子環(huán)境中生成和操作的記錄形式，并且近年來已經(jīng)增加。但在相當(dāng)數(shù)量的單位紙質(zhì)文件仍占主導(dǎo)地位。為了促進(jìn)檔案信息資源的共享，推動(dòng)中國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)，在不同階段和未來很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，中國(guó)各級(jí)檔案部門，特別是檔案館，將面臨用于數(shù)字化檔案和信息資源的大量任務(wù)。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化處理，才能在數(shù)字檔案建設(shè)過程中構(gòu)建以用戶為中心的虛擬檔案信息集，使檔案館可以靈活方便地搜索，選擇和鏈接檔案信息資源。網(wǎng)絡(luò)。動(dòng)態(tài)信息系統(tǒng)。因此，從這個(gè)意義上說，利用計(jì)算機(jī)及相關(guān)技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，確保實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的“動(dòng)態(tài)搜索和組織”，是中國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)成功的關(guān)鍵。在檔案信息資源數(shù)字化的基礎(chǔ)上，利用相關(guān)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案信息的檢索和利用，從而提高檔案工作的社會(huì)效果。

　　(3)改進(jìn)文件小型化和文件保護(hù)技術(shù)

　　文件小型化是指使用特殊的光電記錄裝置，根據(jù)一定的縮小比率將紙載體的文件或電子文件記錄在感光材料上，以制作用于存儲(chǔ)，傳輸和利用的微復(fù)制品。文件小型化可以增加文件信息的存儲(chǔ)密度，減小文件大小，有利于保護(hù)原始文件。它還可以結(jié)合縮微膠片技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)來提高文件信息的檢索水平。由于檔案是黨，國(guó)家和人民的寶貴財(cái)富，使用先進(jìn)的檔案存儲(chǔ)設(shè)備和檔案保護(hù)技術(shù)，減少檔案受自然物理和化學(xué)因素的損害，延長(zhǎng)檔案的使用壽命是一項(xiàng)重要任務(wù)檔案工作。

　　特別值得注意的是，新技術(shù)的使用帶來的技術(shù)設(shè)備的智能化發(fā)展，必將導(dǎo)致檔案工作者在檔案工作中的地位和作用發(fā)生根本性的變化，并將在基礎(chǔ)理論的基礎(chǔ)上提供更多的創(chuàng)新。檔案科學(xué)。檔案工作者的要求需要進(jìn)一步考慮一系列理論問題。這在以下內(nèi)容中突出顯示：

　　首先，提出了文件原始記錄的新定義。對(duì)于紙質(zhì)文件，內(nèi)容的原創(chuàng)性通常通過表格的原創(chuàng)性得到確認(rèn)和確認(rèn)，原件成為兩個(gè)原創(chuàng)性的代表。電子文檔易于修改和易于復(fù)制的功能使人們難以確認(rèn)其原創(chuàng)性。人們可以根據(jù)需要復(fù)制電子文件;在升級(jí)或更換生成電子文件的軟件和硬件平臺(tái)時(shí)，需要將原始文件遷移到新系統(tǒng)以確?？勺x性。這樣，“原始”的概念變得難以定義。如何認(rèn)識(shí)電子文檔的原創(chuàng)性和證據(jù)已成為一個(gè)新課題。

　　第二，由于電子文件的證據(jù)沒有得到有效保護(hù)，管理方法不規(guī)范，因此，即使該機(jī)構(gòu)在無紙化辦公條件下完成“文件”的功能，轉(zhuǎn)換后也必須是紙質(zhì)的。進(jìn)入文件。定性，也就是說，一組紙質(zhì)文件是專門為保存而準(zhǔn)備的。鑒于易于傳輸和檢索電子文檔，許多組織已開始存檔日常使用的電子文件。可以預(yù)見的是，從實(shí)用性的角度來看，這種雙重存儲(chǔ)方法將逐漸變得普遍并且將存在很長(zhǎng)時(shí)間。如何在理論和實(shí)踐中對(duì)待“雙重制度”是檔案工作者面前的另一個(gè)主題。

　　第三，源頭原則再次成為檔案工作者關(guān)注的熱門話題。經(jīng)過一個(gè)半世紀(jì)，在世界各國(guó)廣泛傳播的檔案原則在計(jì)算機(jī)技術(shù)的影響下仍然具有生命力。在這方面，來自不同國(guó)家的檔案工作者的觀點(diǎn)是不同的。大多數(shù)不同觀點(diǎn)是由電子文件系統(tǒng)的文件源不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)有機(jī)構(gòu)和組織的事實(shí)而產(chǎn)生的。必要的來源是對(duì)源原則性質(zhì)的不同理解。任何原則或理論都不是一種具體的方法，它應(yīng)該隨著時(shí)代的進(jìn)步和客觀現(xiàn)實(shí)的變化而繼續(xù)發(fā)展。

　　四是文件管理工作中前端控制的思路。檔案工作者長(zhǎng)期提出整合文件檔案的想法，而電子計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)加速了這一愿景的實(shí)現(xiàn)。在計(jì)算機(jī)文檔管理系統(tǒng)中，應(yīng)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中考慮每個(gè)業(yè)務(wù)鏈接的要求，并將原始過程中后期的一些工作移至先前的實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)的想法，協(xié)調(diào)的想法和前端控制的想法肯定會(huì)貫穿整個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行。

　　第五，文件管理系統(tǒng)和檔案部門的功能可能會(huì)發(fā)生變化。無論當(dāng)前時(shí)期的電子文件是否必須由檔案館統(tǒng)一保存，國(guó)際檔案界都有不同的理解和做法。電子文件時(shí)代的檔案館可能不再需要接受各機(jī)構(gòu)的“檔案”，而主要是對(duì)分散的檔案進(jìn)行集中控制，使其對(duì)公眾開放，即從檔案館的存儲(chǔ)基地到檔案?？刂浦行?。

　　檔案工作的智能化發(fā)展給檔案工作者帶來了新的問題，檔案工作者迫切需要用更新的理論思維來指導(dǎo)新的實(shí)踐。

　　三，檔案發(fā)展與社會(huì)環(huán)境變化的互動(dòng)規(guī)律

　　檔案工作與社會(huì)環(huán)境有著普遍而密切的關(guān)系。檔案工作與社會(huì)環(huán)境的相互作用規(guī)律主要發(fā)生變化：一方面，社會(huì)環(huán)境影響和制約著檔案工作的生存和發(fā)展。堅(jiān)持環(huán)境適應(yīng)性要求我們注意檔案工作中各要素之間的協(xié)調(diào)，并考慮檔案工作的發(fā)展與社會(huì)環(huán)境的變化之間的關(guān)系，以便與外部環(huán)境相協(xié)調(diào)。另一方面，在參與社會(huì)事務(wù)的過程中，檔案工作也有助于社會(huì)環(huán)境的變化，特別是社會(huì)精神文明和物質(zhì)文明的建設(shè)。檔案部門還可以通過有效的管理活動(dòng)建立良好的社會(huì)公共關(guān)系，為檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造條件。

　　(1)影響檔案工作生存和發(fā)展的社會(huì)和環(huán)境因素

　　作為社會(huì)環(huán)境系統(tǒng)不可分割的一部分，其檔案工作不僅是檔案本身內(nèi)部沖突與協(xié)調(diào)的結(jié)果，而且受各種社會(huì)和環(huán)境因素的影響和制約。

　　1.社會(huì)材料制作和檔案工作

　　物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)是人類最基本的社會(huì)活動(dòng)。從某種意義上說，已經(jīng)開發(fā)出檔案工作來滿足人類物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)的需要。社會(huì)物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)對(duì)檔案工作的影響反映在：

　　(1)社會(huì)物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)繼續(xù)提出檔案工作的新任務(wù)和要求。由于人類物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)的廣度和深度，檔案領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，檔案類型不斷增加。檔案工作也擴(kuò)展到各種材料生產(chǎn)領(lǐng)域，并管理各種專業(yè)檔案。在檔案材料生產(chǎn)活動(dòng)中使用檔案的需要不斷對(duì)檔案工作提出了新的要求，并不斷改進(jìn)和完善檔案工作。

　　(2)材料生產(chǎn)的發(fā)展決定了檔案工作的基本物質(zhì)條件和技術(shù)條件。沒有某些材料和技術(shù)條件，文件工作就不可能存在。社會(huì)物質(zhì)生產(chǎn)的規(guī)模和水平?jīng)Q定了社會(huì)在一定時(shí)期內(nèi)可以用于檔案工作的總投資，投入水平將決定檔案工作在一定時(shí)期內(nèi)可以達(dá)到的規(guī)模和水平，限制檔案工作的能力。使用的材料技術(shù)設(shè)備影響技術(shù)設(shè)備的更新過程。

　　2.社會(huì)經(jīng)濟(jì)和政治制度和檔案工作

　　(1)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和政治制度決定了檔案工作的目的和性質(zhì)。在階級(jí)社會(huì)中，檔案工作服務(wù)于統(tǒng)治階級(jí)的經(jīng)濟(jì)和政治利益。奴隸制和封建主義時(shí)代的經(jīng)濟(jì)和政治關(guān)系決定了檔案工作反映了奴隸主和封建地主的意志，并為其經(jīng)濟(jì)和政治利益服務(wù)?，F(xiàn)代資產(chǎn)階級(jí)在爭(zhēng)奪統(tǒng)治權(quán)的過程中對(duì)檔案工作進(jìn)行改革直接提到封建制度的檔案工作，通過改革，檔案工作成為資產(chǎn)階級(jí)鞏固政治權(quán)力和發(fā)展的重要助手。資本主義經(jīng)濟(jì);社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)政治關(guān)系決定了檔案工作服務(wù)于社會(huì)主義事業(yè)和廣大人民群眾的利益。服務(wù)，它不再是統(tǒng)治階級(jí)統(tǒng)治和壓迫人民的工具，而是成為勞動(dòng)人民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)文化發(fā)展的重要組成部分。

　　(2)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和政治制度決定了檔案工作的基本原則。國(guó)家體系直接影響檔案管理系統(tǒng);各國(guó)政治民主化的過程和程度影響和決定檔案的開放程度。在中國(guó)，檔案工作是集中統(tǒng)一管理的。隨著政治體制改革的不斷深入，檔案館的開放必將在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上得到更大的發(fā)展。

　　3科學(xué)與文化事業(yè)與檔案工作

　　首先，科學(xué)文化的繁榮使人們?cè)诳蒲泻透鞣N創(chuàng)造性勞動(dòng)中產(chǎn)生了更多的信息和信息需求，從而對(duì)檔案工作提出了新的要求。其次，科學(xué)文化活動(dòng)的發(fā)展可以推動(dòng)檔案科學(xué)理論的發(fā)展。研究和推廣，檔案科學(xué)可以在良好的科學(xué)文化環(huán)境中相互促進(jìn)和相互影響，加快發(fā)展步伐。第三，科學(xué)和文化的發(fā)展也可以為檔案工作提供新的管理理念和科學(xué)技術(shù)。它將促進(jìn)檔案工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化，同時(shí)也可以向檔案部門派遣各種人才，提高檔案工作者的素質(zhì)。

　　4.社會(huì)檔案意識(shí)和檔案工作

　　檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案和檔案工作的知識(shí)和敏感程度。社會(huì)各界和不同職業(yè)的人們，檔案和檔案的理解和敏感程度共同構(gòu)成了社會(huì)的檔案意識(shí)。它反映了整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案和檔案工作的理解和態(tài)度，體現(xiàn)了社會(huì)對(duì)檔案和檔案工作的重視。

　　社會(huì)檔案意識(shí)作為一種概念存在，是對(duì)現(xiàn)實(shí)社會(huì)發(fā)展水平的反映。社會(huì)經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展水平是影響社會(huì)檔案意識(shí)的根本因素。經(jīng)濟(jì)和文化越慢，社會(huì)檔案意識(shí)水平越低;社會(huì)檔案意識(shí)也受國(guó)家政策和政策的影響，受政府部門對(duì)檔案工作的重視;檔案工作本身的檔案意識(shí)也受到檔案工作本身發(fā)展水平的影響。影響，檔案工作的成就，檔案工作者的努力可以起到提高社會(huì)檔案意識(shí)的作用。檔案工作狀態(tài)嚴(yán)格障礙，程序繁瑣，使用困難，將影響檔案形象，削弱社會(huì)檔案。意識(shí)。

　　自中華民國(guó)成立以來，中國(guó)的社會(huì)檔案意識(shí)經(jīng)歷了重大發(fā)展。特別是自信息成本和產(chǎn)品價(jià)值的檔案工作得以恢復(fù)以來，黨和國(guó)家高度重視檔案工作，檔案工作本身也迅速發(fā)展。社會(huì)檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)。但是，與中國(guó)經(jīng)濟(jì)和政治發(fā)展的速度和需求相比，中國(guó)的社會(huì)檔案意識(shí)似乎仍然很弱。這反映在：

　　首先，要注意檔案的歷史價(jià)值，忽視檔案的決策參考價(jià)值。檔案的歷史價(jià)值受到歷史和社會(huì)的廣泛重視。在歷史上，檔案被用作歷史的重要基礎(chǔ);在現(xiàn)代科學(xué)研究中，檔案仍然是編纂歷史的重要資料。但是，檔案不僅具有歷史價(jià)值，而且具有重要的實(shí)際決策參考價(jià)值，可以產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，但這種價(jià)值的潛力遠(yuǎn)未得到社會(huì)的廣泛認(rèn)可。

　　其次，要注意文件憑證的價(jià)值，忽略文件的智能值。在多年的政治運(yùn)動(dòng)中，檔案一直被用作證實(shí)事實(shí)的證據(jù);在日常管理中，檔案也是維持正常管理的基礎(chǔ)。檔案館的憑證角色得到了大多數(shù)管理人員的廣泛認(rèn)可。然而，在重視檔案券的作用的同時(shí)，他們常常認(rèn)為檔案是已經(jīng)進(jìn)行的社會(huì)活動(dòng)的客觀記錄，因此沒有真正的情報(bào)價(jià)值。應(yīng)該指出的是，過去社交活動(dòng)中形成的檔案可能具有一定的智力價(jià)值。這是因?yàn)椋菏紫?，一些重要的政治，軍事和科學(xué)檔案本身就是重要的信息;第二，通過對(duì)一系列相關(guān)檔案的歸納，分析和研究，可以發(fā)現(xiàn)事物發(fā)展的一些潛在趨勢(shì)。因此，加強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)還包括逐步加強(qiáng)社會(huì)對(duì)檔案作用的理解。

　　第三，許多管理人員將檔案工作視為純粹的消費(fèi)，輔助和交易工作，缺乏對(duì)檔案工作的必要投入。這個(gè)問題必須在理論上澄清。首先，檔案部門向有關(guān)方面提供的各種檔案信息以大規(guī)模社會(huì)生產(chǎn)中的智力資本的形式出現(xiàn)。許多國(guó)家已將知識(shí)和信息的輸入納入管理工作中的信息成本。通常，該信息成本占產(chǎn)品總價(jià)值的15%-36%，并且這一比例繼續(xù)上升。如果管理人員能夠看到檔案工作的經(jīng)濟(jì)影響，檔案部門將不僅僅被視為消費(fèi)品，而是有形或無形的產(chǎn)品。工作;其次，文件管理在單元的主要功能活動(dòng)中起輔助作用，這個(gè)輔助功能是代表其主體獨(dú)立地計(jì)劃，組織，指導(dǎo)，控制和調(diào)整組織的文檔和檔案管理活動(dòng)。被附上。功能實(shí)現(xiàn);最后，檔案工作不是一般事務(wù)工作，而是一個(gè)專門的科學(xué)管理和開發(fā)利用各類檔案信息的企業(yè)。它具有專業(yè)的結(jié)構(gòu)要求，專業(yè)的工作程序和專業(yè)的管理目標(biāo)，必須由具有檔案專業(yè)素質(zhì)的專業(yè)人士承擔(dān)。

　　各級(jí)政府和檔案部門要開展一系列富有成效的工作，改進(jìn)和完善社會(huì)檔案。一是國(guó)家應(yīng)采取正確的檔案工作政策和有效措施，完善檔案工作制度，為檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造條件;第二，檔案部門應(yīng)采用各種手段廣泛宣傳檔案，檔案工作和檔案人員;部門要加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，科學(xué)開發(fā)檔案信息資源，使社會(huì)各界直接受益于檔案工作，提高檔案和檔案工作的理解水平。

　　(2)檔案工作的社會(huì)貢獻(xiàn)和檔案部門的公共關(guān)系

　　正如本書前一篇文章所述，檔案工作是維護(hù)黨的真面目和國(guó)家歷史的重要任務(wù)，是黨和國(guó)家建設(shè)不可或缺的環(huán)節(jié)。具體而言，檔案工作的社會(huì)貢獻(xiàn)集中在：為社會(huì)記憶的持續(xù)和維持積累信息;為發(fā)展國(guó)家的政治，經(jīng)濟(jì)，科學(xué)和文化管理活動(dòng)提供必要的信息，并創(chuàng)造社會(huì)和經(jīng)濟(jì)利益。

　　為了為檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良好的社會(huì)環(huán)境，檔案部門和檔案工作者也必須樹立強(qiáng)烈的社會(huì)意識(shí)，開展公關(guān)活動(dòng)。這是由檔案工作本身的許多特征決定的，尤其是檔案工作的特點(diǎn)。

　　1.檔案管理機(jī)構(gòu)的職能擴(kuò)展需要良好的公共關(guān)系

　　對(duì)檔案行政機(jī)關(guān)，為有效行使其監(jiān)督，指導(dǎo)和檢查職能，有必要處理上下級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)，檔案行政機(jī)關(guān)和檔案業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)(檔案，基層檔案)的關(guān)系。 )。由于檔案，書籍和情報(bào)綜合管理趨勢(shì)的新要求，檔案行政機(jī)關(guān)還應(yīng)協(xié)調(diào)與書籍和情報(bào)機(jī)構(gòu)的關(guān)系。

　　2.檔案的科學(xué)和文化性質(zhì)決定了檔案部門必須建立良好的公共關(guān)系

　　作為向社會(huì)各方面提供歷史資料檔案的中心，檔案必須以豐富館藏和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)。只有做好公共關(guān)系工作，檔案商店才能收集獨(dú)特的檔案和資料，以便將屬于個(gè)人的文件(如名人檔案)收集到檔案中，使其發(fā)揮更廣泛的社會(huì)作用。

　　3.機(jī)構(gòu)檔案業(yè)務(wù)的擴(kuò)展需要良好的社會(huì)公共關(guān)系

　　中國(guó)的基層檔案業(yè)務(wù)經(jīng)歷了從零開始到小的發(fā)展過程。近年來，中國(guó)基層檔案業(yè)務(wù)出現(xiàn)了一些新的特點(diǎn)，如監(jiān)管組成多樣化(內(nèi)容豐富，運(yùn)營(yíng)商多樣化，各種類型)，接收文件制度化，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化等，這些都決定了檔案部門必須組織中的機(jī)構(gòu)與組成或使用檔案的部門或人員之間的聯(lián)系涉及公共關(guān)系問題。

　　4.新時(shí)期檔案業(yè)的發(fā)展需要樹立檔案部門的良好形象，開展公關(guān)建設(shè)。

　　長(zhǎng)期以來，檔案部門強(qiáng)大的內(nèi)向，封閉的特征，薄弱的社會(huì)服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力已經(jīng)影響了其公眾形象。提高社會(huì)服務(wù)能力和水平，擴(kuò)大職能是檔案工作公共關(guān)系的核心內(nèi)容，是建立具有公共親和力的檔案部門良好社會(huì)形象的關(guān)鍵。此外，檔案工作者不僅要有一種模糊和奉獻(xiàn)的工作作風(fēng)，還要有強(qiáng)烈的社會(huì)意識(shí)。他們應(yīng)利用各種機(jī)會(huì)宣傳檔案和檔案，不斷擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響，獲得各界的理解和支持。

　　檔案部門的公關(guān)活動(dòng)主要有以下幾種方式：一是充分利用檔案工作系統(tǒng)中的專業(yè)報(bào)刊和系統(tǒng)外的大眾媒體工具開展檔案宣傳活動(dòng);第二，通過規(guī)劃新聞事件來擴(kuò)大檔案工作的影響，以創(chuàng)造公關(guān)機(jī)會(huì)。三是定期與公眾聯(lián)系，協(xié)調(diào)各方關(guān)系;四是舉辦檔案館展覽，宣傳檔案工作的好處。

　　四是檔案工作的社會(huì)發(fā)展規(guī)律

　　檔案工作的社會(huì)發(fā)展規(guī)律主要體現(xiàn)在社會(huì)社會(huì)活動(dòng)的擴(kuò)展，社會(huì)分工的完善和社會(huì)文明的完善。檔案的來源和形式日益廣泛和多樣化，檔案信息服務(wù)逐步社會(huì)化和檔案管理。越來越廣泛的社會(huì)意義。

　　隨著人類社會(huì)活動(dòng)的擴(kuò)大和生產(chǎn)力水平的提高，不同歷史時(shí)期的檔案在來源，內(nèi)容和形式上都發(fā)生了很大變化。從源頭上看，檔案是人類文明的產(chǎn)物，是社會(huì)發(fā)展到一定階段的結(jié)果，適應(yīng)處理國(guó)家事務(wù)或記錄公私生活的需要。但長(zhǎng)期以來，檔案的內(nèi)容往往只是社會(huì)活動(dòng)的一面，如國(guó)家事務(wù)和生產(chǎn)管理。隨著生產(chǎn)力的提高和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，復(fù)雜的人類社會(huì)活動(dòng)決定了檔案的廣度和檔案的豐富性;從形式上看，載體的形式和記錄檔案的方式都是多種多樣的。變更要求檔案管理員針對(duì)各種類型文件的不同特征采用不同的管理方法和保護(hù)方法。

　　檔案管理的社會(huì)化意味著檔案是整個(gè)社會(huì)的共同財(cái)富。檔案管理是社會(huì)各階層組織，機(jī)構(gòu)和個(gè)人的共同行為。其目的是以不同的形式對(duì)整個(gè)社會(huì)的檔案進(jìn)行分類和控制。起來建立社會(huì)開放管理系統(tǒng)。這種社交化文件管理的實(shí)現(xiàn)是基于各方面的保證。中國(guó)檔案工作的基本原則和檔案管理部門的執(zhí)法權(quán)力是實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化的基本條件;相對(duì)完整的國(guó)家檔案管理網(wǎng)絡(luò)是檔案管理社會(huì)化的可靠依據(jù);檔案是檔案管理社會(huì)化的基礎(chǔ)。形式;文件中心，檔案辦公室，檔案托管中心和其他面向商業(yè)的文件中介是文件管理社會(huì)化的有效補(bǔ)充。

　　檔案信息服務(wù)的社會(huì)化意味著檔案部門在最大程度上最大限度地向社會(huì)各方面提供檔案信息，同時(shí)確保不損害國(guó)家和個(gè)人公民的根本利益。在不同的歷史時(shí)期，檔案信息服務(wù)社會(huì)化的實(shí)現(xiàn)程度是非常不同的。古代檔案館的所有權(quán)和使用權(quán)由少數(shù)統(tǒng)治者壟斷，平民無權(quán)關(guān)注。在現(xiàn)代，隨著資產(chǎn)階級(jí)革命，許多國(guó)家都建立了民族意義上的檔案。這種檔案具有政府資助機(jī)構(gòu)和科研機(jī)構(gòu)的性質(zhì)。當(dāng)時(shí)，除了統(tǒng)治集團(tuán)外，國(guó)家機(jī)關(guān)工作人員和部分學(xué)者也對(duì)檔案的使用提出了要求，并在一定程度上獲得了這一權(quán)利，使檔案具有保管和服務(wù)功能。檔案服務(wù)功能的加強(qiáng)使檔案工作開始具有一定的社會(huì)意義，從而促進(jìn)了檔案業(yè)的發(fā)展。如今，許多國(guó)家(包括中國(guó))都明確規(guī)定公共檔案是科學(xué)研究或科學(xué)文化機(jī)構(gòu)，允許更多用戶進(jìn)入檔案館。檔案的社會(huì)服務(wù)水平和服務(wù)水平有了很大提高。根據(jù)檔案信息服務(wù)的社會(huì)化趨勢(shì)，中國(guó)檔案工作的根本目的也經(jīng)歷了“政府易用”，“利用黨和國(guó)家利用工作”的過程，然后“促進(jìn)社會(huì)各方面的利用”。 “發(fā)展過程?！薄吨腥A人民共和國(guó)檔案法》于1988年生效，明確規(guī)定了檔案信息服務(wù)社會(huì)化的要求。中國(guó)的檔案工作必須以“利用社會(huì)各方面”為根本目的。具體而言，檔案信息服務(wù)的社會(huì)化主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案工作有明確的面向社會(huì)的目的。各項(xiàng)任務(wù)的開發(fā)有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。其次，存在便于社交使用的檔案政策。在保密的前提下，用戶可以最方便地使用所需的文件。為此，中國(guó)專門制定了一系列開放檔案政策。例如，《檔案法》規(guī)定：“國(guó)家檔案館保存的檔案一般應(yīng)自成立之日起向公眾開放30年。 向社會(huì)開放經(jīng)濟(jì)，科技，文化等檔案的時(shí)間可能不到30年，對(duì)國(guó)家安全或重大利益開放的時(shí)期以及其他不向公眾開放的檔案可能更多“它具有完善的服務(wù)手段和高水平的服務(wù)，不僅可以滿足被動(dòng)搜索的需求，還可以積極地為各種用戶提供相關(guān)信息，作為每項(xiàng)工作的參考和依據(jù)，從而使檔案建立起來。與社會(huì)各方面的廣泛而密切的聯(lián)系。

　　總之，隨著社會(huì)的進(jìn)步和人們對(duì)檔案信息經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展資源要素的認(rèn)識(shí)不斷深入，社會(huì)對(duì)信息資源共享的需求將更加強(qiáng)烈。檔案工作者應(yīng)該適應(yīng)檔案工作社會(huì)發(fā)展規(guī)律，堅(jiān)定不移地把檔案信息服務(wù)社會(huì)化作為檔案工作的發(fā)展方向。同時(shí)，還應(yīng)該指出，隨著人類社會(huì)互動(dòng)范圍的擴(kuò)大，中國(guó)的檔案工作逐步融入國(guó)際檔案工作交流系統(tǒng)，參與日益頻繁的國(guó)際檔案事務(wù)，應(yīng)對(duì)日益復(fù)雜的類型檔案工作的國(guó)際工作。關(guān)系問題。