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　　為規(guī)范我市紙質(zhì)檔案數(shù)字化，促進(jìn)我市紙質(zhì)檔案數(shù)字化科學(xué)、規(guī)范、安全發(fā)展，為下一步全市檔案信息資源的整合與共享奠定堅實基礎(chǔ)。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T 31-2017)，重慶市檔案局(博物館)通過調(diào)查研究、組織起草、征求意見、修改完善等，制定了《重慶市紙質(zhì)檔案數(shù)字化實施細(xì)則》(以下簡稱《細(xì)則》)。，并將于2018年6月1日生效?！秾嵤┘?xì)則》符合重慶實際，操作實施方便。為便于全面理解和實施《實施細(xì)則》，現(xiàn)將《實施細(xì)則》解讀如下。

　　一、《實施細(xì)則》的背景、目的和實現(xiàn)目標(biāo)

　?、灞尘?

　　中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布《關(guān)于新形勢下加強和改進(jìn)檔案工作的意見》，指出各檔案館(室)應(yīng)大力開展傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，及時提供數(shù)字檔案而不是原始檔案的利用。中共重慶市委辦公廳、重慶市人民政府辦公廳發(fā)布了《關(guān)于新形勢下加強和改進(jìn)檔案工作的實施意見》第六條:加快檔案信息化建設(shè)。數(shù)字檔案館(室)建設(shè)應(yīng)納入信息化建設(shè)總體規(guī)劃，統(tǒng)籌安排人力、物力和財力，加快檔案存儲數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，確保全市檔案信息化和信息化建設(shè)同步發(fā)展。納入檔案接收范圍的各單位應(yīng)確保所有因進(jìn)入檔案而產(chǎn)生的檔案數(shù)字化，并在向檔案館移交檔案時實現(xiàn)實物檔案、數(shù)字檔案和電子檔案的同步移交。全市各級國家綜合檔案館應(yīng)研究制定科學(xué)有效的電子檔案、數(shù)字檔案接收方法或整合方案，加快數(shù)字檔案建設(shè)步伐。到2020年，全市各級國家綜合檔案館和辦公檔案館應(yīng)基本完成博物館(室)檔案的數(shù)字化，努力建設(shè)數(shù)字化檔案館(室)。2017年12月，國家檔案局發(fā)布了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)》(DA/T 31-2017)，作為檔案行業(yè)的推薦標(biāo)準(zhǔn)。

　?、婺康?

　　從2018年6月1日起，《實施細(xì)則》將指導(dǎo)我市紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。屬于本市各級國家綜合檔案館接收范圍的歸檔單位，檔案數(shù)字化處理數(shù)據(jù)不符合《操作規(guī)程》要求的，各級國家綜合檔案館不得接收，直至數(shù)據(jù)修改達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)后方可移交。各區(qū)縣檔案館還應(yīng)當(dāng)遵守檔案數(shù)字化實施細(xì)則。

　　(三)實現(xiàn)目標(biāo)

　　一是使市級歸檔單位有章可循，根據(jù)《實施細(xì)則》及其附件《重慶市紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程》(以下簡稱《操作規(guī)程》)開展檔案數(shù)字化工作，使數(shù)字化工作科學(xué)化、安全化、規(guī)范化。二是指導(dǎo)區(qū)縣檔案局(博物館)及相關(guān)單位組織檔案數(shù)字化工作;三是通過《實施細(xì)則》和《操作規(guī)程》，各單位將統(tǒng)一規(guī)范的電子數(shù)據(jù)移交市、區(qū)(縣)國家檔案館，促進(jìn)全市數(shù)據(jù)資源的整合、共享和利用。

　　二.實施細(xì)則的主要內(nèi)容

　　《實施細(xì)則》包括正文和附件《操作細(xì)則》。本文共分五章，共25篇文章。

　　第一章總則，共六條。明確了制定實施細(xì)則的目的和依據(jù)、紙質(zhì)文件數(shù)字化的基本概念、實施細(xì)則的適用范圍、各級檔案行政管理部門和備案單位在紙質(zhì)文件數(shù)字化中的職責(zé)以及紙質(zhì)文件數(shù)字化的原則要求。顯然，各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，切實履行相關(guān)職責(zé)。

　　第二章組織管理，共10篇文章。規(guī)定了實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化時各單位在組織、人員配備、場地布局、硬件設(shè)施、安全保密、數(shù)字化等方面的管理要求。其中，第十三條強調(diào)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化成果必須符合《操作規(guī)程》的技術(shù)要求，否則檔案移交同級國家綜合檔案館時有權(quán)拒絕接受。第十四條“需要向全市各級國家綜合檔案館移交紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的項目，移交單位不能準(zhǔn)確確定合格技術(shù)指標(biāo)的，應(yīng)由接收檔案館共同確定”。為了使歸檔單位能夠更好地進(jìn)行紙質(zhì)文件的數(shù)字化，并且數(shù)字結(jié)果能夠順利地傳送到檔案館。

　　第三章服務(wù)外包由五篇文章組成。第17條規(guī)定，歸檔單位可以在紙質(zhì)文件數(shù)字化中采用獨立處理或服務(wù)外包。同時，它對提供外包服務(wù)的數(shù)字服務(wù)組織的資格提出了詳細(xì)要求。第十八條至第二十一條規(guī)定了紙質(zhì)檔案外包數(shù)字化的管理、安全、交接等方面的要求和注意事項。

　　第四章，法律責(zé)任，由三條組成。本章的設(shè)置源于我市部分市直部門、企事業(yè)單位、區(qū)縣(自治縣)檔案局(博物館)對保密意識不強，對安全保密認(rèn)識不深，管理機制不健全，管理責(zé)任落實不到位，檔案數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)缺乏嚴(yán)格的檢查監(jiān)督，涉密檔案的整理和數(shù)字化工作外包。 并完全移交給社會服務(wù)機構(gòu)，導(dǎo)致社會服務(wù)機構(gòu)非法保留、占有和使用保密和未公布的檔案信息，從而造成潛在的丟失和泄露風(fēng)險。

　　本章定義了三種情況。首先，相關(guān)單位在對涉密文件進(jìn)行數(shù)字化處理時，委托不合格的數(shù)字服務(wù)機構(gòu)打印涉密文件。二是具有涉密資格的檔案數(shù)字化外包服務(wù)機構(gòu)不按照相關(guān)保密要求進(jìn)行涉密檔案數(shù)字化處理應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。三是從事涉密檔案數(shù)字化工作的人員不按照檔案數(shù)字化相關(guān)保密要求開展工作時應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。

　　第五章附則具體規(guī)定了本細(xì)則的具體實施時間。

　　附件《操作規(guī)程》共分十一部分，是參照國家和本市有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和文件要求，結(jié)合我市檔案工作實際制定的。主要定義紙質(zhì)文件數(shù)字化的基本原則、掃描圖像的相關(guān)技術(shù)指標(biāo)、目錄數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)存儲、命名和備份、數(shù)據(jù)傳輸、文件實體和數(shù)據(jù)安全要求等。《操作規(guī)程》包括四個附錄，即《紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程實例》、《數(shù)字化管理登記表實例》、《目錄數(shù)據(jù)交換格式》和《重慶市檔案數(shù)字化工程驗收數(shù)據(jù)》。《紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程實例》通過流程圖的形式明確定義了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的發(fā)展過程?！稊?shù)字管理登記表》通過一系列表格規(guī)范了數(shù)字工作中各個環(huán)節(jié)的工作。根據(jù)不同類型的文件及其重要性，可以適當(dāng)調(diào)整數(shù)字管理登記表的項目。目錄數(shù)據(jù)交換格式表示目錄數(shù)據(jù)庫的描述字段和每個字段的相關(guān)要求;《重慶市檔案數(shù)字化工程驗收資料》是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程竣工后組織驗收的參考資料。

　　三、《實施細(xì)則》應(yīng)注意的問題

　　(一)數(shù)字對象的確定

　　實施細(xì)則第八條規(guī)定了確定數(shù)字對象的原則，“各單位應(yīng)在充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，根據(jù)珍貴程度、開放程度、利用率、緊急救援程度、數(shù)字資金情況等因素，制定科學(xué)合理的工作計劃。紙質(zhì)文件。同時，操作規(guī)則規(guī)定同一文件中的哪些文件應(yīng)該被掃描，哪些文件不需要被掃描，即，“被確定為數(shù)字對象的紙質(zhì)文件應(yīng)該被卷(片)掃描，并且不能被掃描。卷曲、目錄頁、不相關(guān)和重復(fù)的材料可能不包括在掃描頁的范圍內(nèi)。正式文本、投寄單、最終版本、收據(jù)單和收據(jù)作為一個整體進(jìn)行掃描。"

　　(二)數(shù)字化工作的發(fā)展

　　《操作規(guī)程》規(guī)定了數(shù)字化工作的基本環(huán)節(jié)。在這里，我們將集中討論幾個容易出錯的鏈接。

　　1、數(shù)字預(yù)處理

　　數(shù)字預(yù)處理是數(shù)字工作中最基本的環(huán)節(jié)?！安僮饕?guī)則”中描述了此鏈接的工作，此處不再重復(fù)。應(yīng)注意以下兩點:第一，紙質(zhì)檔案的質(zhì)量必須符合國家和市有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。如果不符合標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)予以糾正和完善。只有通過檢查，它們才能數(shù)字化。其次，在掃描之前，應(yīng)該計算文件頁碼。如果頁碼不正確，應(yīng)該重新編譯頁碼。

　　2.目錄數(shù)據(jù)庫的建立

　　操作規(guī)則附錄三《目錄數(shù)據(jù)交換格式》詳細(xì)規(guī)定了檔案目錄的描述項目、字段長度和內(nèi)容要求。在實際操作中，應(yīng)特別注意以下三點:第一，描述中涉及的所有符號都是半角符號;第二個是“分類”和“開放標(biāo)志”是必填字段。其中，案件檔案級別的“分類”字段標(biāo)記有該卷檔案的最高級別，以及檔案級別的事實標(biāo)記;第三，目錄數(shù)據(jù)庫的選擇應(yīng)考慮轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以方便數(shù)據(jù)交換。目錄數(shù)據(jù)文件格式應(yīng)該是XML、MDB或ACCDB。

　　3.文件掃描

　　掃描的顏色和分辨率是文件掃描最基本的兩項技術(shù)指標(biāo)，關(guān)系到掃描結(jié)果的應(yīng)用和管理。

　　“操作規(guī)則”規(guī)定掃描顏色模式為“24位真彩色模式”。如果彩色掃描效果不好，影響閱讀，可以采用灰度和黑白掃描。”原則上，我們建議對同一單位甚至同一區(qū)域的掃描顏色模式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一。

　　在掃描分辨率的選擇上，我們規(guī)定“分辨率可以提高不少于300dpi，并以圖像清晰度為原則”分辨率的提高主要是從提高掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量和滿足使用需求的角度考慮的。檔案掃描圖像數(shù)據(jù)除了用于在線瀏覽外，還需要打印和恢復(fù)、編輯、打印和發(fā)布、展示和顯示等。

　　4、原始圖像數(shù)據(jù)的存儲和命名

　　數(shù)字圖像管理是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要環(huán)節(jié)。由于數(shù)字圖像在存儲和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中的環(huán)境條件不同，為了最大限度地保持掃描圖像的真實性和原創(chuàng)性，同時不影響網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，《操作規(guī)則》要求“紙質(zhì)文件數(shù)字圖像的存儲格式應(yīng)統(tǒng)一為JPEG或TIFF通用格式，JPEG壓縮質(zhì)量應(yīng)達(dá)到“中等”等級。同時，圖像將被轉(zhuǎn)換成一套PDF格式，如果條件允許，可以采用雙層的PDF格式”。

　　《操作規(guī)則》還規(guī)定，“存儲數(shù)字圖像時，應(yīng)根據(jù)文件編號建立文件級文件夾和文件級文件夾?！蓖ㄟ^文件編號的一致性和唯一性，建立了一對一的相關(guān)性，為目錄數(shù)據(jù)庫和原始圖像數(shù)據(jù)庫之間的批量連接提供了條件。

　　5.接受數(shù)字成果

　　質(zhì)量是數(shù)據(jù)的生命。保證數(shù)字化紙質(zhì)檔案的質(zhì)量是數(shù)字化工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)。

　　《操作規(guī)程》首次明確規(guī)定各單位應(yīng)成立專門的檢查小組，對數(shù)字化檔案進(jìn)行檢查。驗收可以采取階段驗收和最終驗收相結(jié)合的方式，以階段驗收為重點，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對于需要向國家綜合博物館移交數(shù)字成果的項目，項目完成后，接收單位應(yīng)配合移交單位對數(shù)字成果進(jìn)行驗收，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量達(dá)標(biāo)，便于后續(xù)數(shù)據(jù)傳輸。

　　其次，《操作規(guī)程》還闡述了數(shù)字成果驗收的方法、內(nèi)容和指標(biāo)，具體為:

　　(1)驗收方法:紙質(zhì)檔案的數(shù)字化成果應(yīng)采用計算機自動檢查和人工檢查相結(jié)合的方式進(jìn)行驗收。

　　(2)驗收內(nèi)容:數(shù)字作品中產(chǎn)生的文件目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、數(shù)據(jù)鏈接、工作文件和存儲載體等。

　　(3)驗收指標(biāo):對于可由計算機自動檢驗的項目，應(yīng)由計算機自動檢驗進(jìn)行100%檢驗，檢驗合格率為100%。對于不能由計算機自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位隨機進(jìn)行人工檢驗。采樣率不得低于5%。數(shù)字圖像內(nèi)容對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫條目的準(zhǔn)確性，抽樣合格率為100%，其他內(nèi)容的抽樣合格率不低于95%。

　　6.數(shù)字成就的備份

　　《操作規(guī)程》規(guī)定:經(jīng)驗豐富、合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時備份。完整數(shù)據(jù)應(yīng)包括原始數(shù)據(jù)和相關(guān)說明性文件，分類數(shù)據(jù)和非分類數(shù)據(jù)應(yīng)分別備份和存儲。為了確保數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)該多樣化。硬盤和其他載體應(yīng)用于同步備份。通過結(jié)合在線和離線方法，可以實現(xiàn)多組備份。原則上，同一套數(shù)據(jù)應(yīng)制作三套備份數(shù)據(jù)，一套應(yīng)密封，一套應(yīng)存放在不同的地方，一套應(yīng)提供使用。還應(yīng)檢查備份數(shù)據(jù)。檢查內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性檢查，是否可以打開，數(shù)據(jù)信息是否完整，文件數(shù)量是否準(zhǔn)確。

　　(三)數(shù)字成果的傳遞

　　《操作規(guī)程》規(guī)定，合格數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作計劃及時移交，并履行移交程序。這里的轉(zhuǎn)移是指數(shù)字成果從數(shù)字處理單元向所有者單元的轉(zhuǎn)移，這不同于從歸檔單元向檔案館的轉(zhuǎn)移，但這里的轉(zhuǎn)移是從歸檔單元向檔案館轉(zhuǎn)移的基礎(chǔ)。有關(guān)移交記錄，請參考《操作規(guī)程》附件二《數(shù)字管理登記表示例》。在傳送檔案數(shù)字化原始數(shù)據(jù)時，也應(yīng)傳送目錄數(shù)據(jù)庫。傳輸?shù)脑紨?shù)據(jù)格式是JPEG或TIFF，同時轉(zhuǎn)換一組PDF格式。掃描過程中形成的所有記錄表格應(yīng)進(jìn)行掃描和歸檔，并移交給原單位。

　　數(shù)字成果需要長期使用，從長遠(yuǎn)來看，掌握技術(shù)指標(biāo)也非常重要。如果選擇不慎，將造成大量人力、物力和時間的浪費，給國家和備案單位造成巨大損失。這也是制定《實施細(xì)則》第十四條的根本原因，“紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果向市內(nèi)各級國家綜合檔案館移交的項目，在移交單位不能準(zhǔn)確確定合格技術(shù)指標(biāo)時，由接收檔案共同確定”。