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  檔案管理是一個特殊的、高度專業(yè)化的行業(yè)。投資其他行業(yè)往往可以解決大部分問題，但檔案管理協(xié)調(diào)員經(jīng)常會遇到這樣的問題：花錢買設(shè)備，空間利用率仍然很低，無法滿足企業(yè)快速發(fā)展的需求。

  01

  為什么會造成這種形式

  地價高，一般企事業(yè)單位自有建筑資源有限，老舊倉庫達(dá)不到目前的倉儲能力，倉儲要求不達(dá)標(biāo);人工成本高，面對龐大的文件和海量的人工需求，增加了成本。沒有創(chuàng)新意識，造成根深蒂固的麻袋式、密集柜式收納模式;技術(shù)手段跟不上，空間利用率無法大化。

  傳統(tǒng)的“袋裝”存儲模式

  1.0歸檔存儲模式

  這種存儲模式一般存在于沒有檔案價值意識的檔案所有者自我管理模式中，在庫存，使用自己的倉庫或租賃倉庫存儲，在庫存有的使用地下汽車存儲單純使用人工操作，一旦帖子流轉(zhuǎn)，檔案目錄丟失，檔案管理陷入僵局;存儲方式導(dǎo)致存儲的文件沉入大海，無法訪問和利用;由于沒有盤點操作，過期和可銷毀的文件仍然占用空間資源;這種模式造成管理混亂，導(dǎo)致投入大量空間和人力成本，卻達(dá)不到檔案保管的意義。

  緊湊型櫥柜儲物

  2.0歸檔存儲模式

  目前，高價緊湊型機柜是文件管理人員的主流選擇模式，似乎增加了存儲容量，隨之而來的問題是對存儲地板有一定的承重需求。檔案庫房地面均勻分布的活荷載應(yīng)為5KN/m2，使用密集架時不應(yīng)小于12KN/m2。承重不合格的檔案庫房，不宜安裝密集的貨架。這對于一些老企業(yè)自己的房子來說是一個挑戰(zhàn)。即使在這樣的條件下，巨大的存儲量也會帶來占用企業(yè)資源的問題。比如三甲，某省屬醫(yī)院，住院樓整層用來存放病歷，嚴(yán)重浪費醫(yī)療資源。

  隨著檔案數(shù)量的增加，有必要擴建或新建檔案室或檔案庫房。原來的緊湊型櫥柜呢?扔掉很可惜，拆裝也不方便。而且緊湊型櫥柜的拆裝需要一定的技術(shù)要求，價格昂貴。拆卸后，重新安裝到搬運，的新倉庫是一筆費用，重新組裝的緊湊機柜的質(zhì)量無法保證。

  如遇突發(fā)事件，為確保檔案安全，必須分秒必爭，緊急處理。由于密集柜移動性差，在運輸途中臨時打包需要時間，不利于文件的快速安全傳輸。某企業(yè)檔案室大樓搬遷時，檔案人員絞盡腦汁想出一個辦法，用吊車把所有的柜子搬走，令人震驚。

  當(dāng)企業(yè)規(guī)模過大時，比如國有金融機構(gòu)，其龐大的組織架構(gòu)分布在總行之下，各部門、支行的檔案管理各行其是，容易形成“信息孤島”和“數(shù)據(jù)煙囪”。歸根結(jié)底，無論哪種倉儲模式帶來成本的增加，自有倉庫或租賃的投資都是巨大的。

  02

  檔案管理創(chuàng)新探索

  李明華指出，“十四五”規(guī)劃是中國特色社會主義進(jìn)入新時代、開啟全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家新征程的一個五年規(guī)劃。這將符合黨中央和國務(wù)院《關(guān)于統(tǒng)一規(guī)劃體系更好發(fā)揮國家發(fā)展戰(zhàn)略向?qū)ё饔玫囊庖姟返囊?。在總結(jié)評估檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”實時情況的基礎(chǔ)上，做好頂層設(shè)計，科學(xué)謀劃“十四五”期間檔案事業(yè)發(fā)展[來源：中國網(wǎng)“十四五”規(guī)劃文件]。

  隨著電子商務(wù)行業(yè)的興起，我國快遞行業(yè)蓬勃發(fā)展，快遞行業(yè)使用的便攜式立體貨架存儲給新時代的檔案管理帶來了很大的啟發(fā)。自動化倉庫是現(xiàn)代物流系統(tǒng)快速發(fā)展的重要組成部分。它具有節(jié)約土地、降低勞動強度、消除誤差、提高倉庫自動化和管理水平、提高管理人員和操作人員素質(zhì)、減少儲運損耗、有效減少流動資金積壓、提高物流效率等諸多優(yōu)點。然而，目前的立體倉庫大多采用巷道式貨架，一般有多條巷道，每條巷道有一臺起重機，兩側(cè)有一排貨架。但這種操作方式嚴(yán)重浪費了立體圖書館中寶貴的空間，這與人工查閱是分不開的，成本巨大的問題也沒有完全解決。

  03

  應(yīng)用全自動三維手段

  實現(xiàn)成本降低和效率管理

  隨著生產(chǎn)技術(shù)的提升和生產(chǎn)規(guī)模的擴大，企業(yè)對庫存，密倉的存儲能力有了更大的需求，高自動化程度、高存儲密度的密倉系統(tǒng)的研究也受到了竅楚的重視，與密集柜、半自動立體貨架相比，在存儲、檢索、安全等方面具有更多差異化優(yōu)勢。

  專業(yè)檔案管理企業(yè)

  釋放你自己的空間資源

  在國外，檔案工作統(tǒng)稱為檔案管理工作，側(cè)重于檔案管理的合規(guī)性，這是國內(nèi)檔案之外的。要賦予檔案新的內(nèi)涵，以檔案管控功能代替管理功能，以半流動期管理為重點，統(tǒng)籌管理，對生成的檔案進(jìn)行歸檔前優(yōu)化管理，建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。將檔案委托給專業(yè)檔案管理企業(yè)，逐漸引起企事業(yè)單位的重視。在這種模式下，文件所有者只需要提供文件管理需求，既可以節(jié)省空間和人員成本，又可以釋放自己的資源。

  積極響應(yīng)國家提高自有空間資源土地利用率的號召，符合土地集約利用水平區(qū)域排名指標(biāo)和土地集約利用水平年度變化指標(biāo)中單位固定資產(chǎn)投資新增建設(shè)用地消耗下降的標(biāo)準(zhǔn)?！緟⒖迹喊l(fā)布于《單位GDP和固定資產(chǎn)投資規(guī)模增長的新增建設(shè)用地消耗考核辦法》。國土資源局[參考日期：2012年12月13日]]

  全自動存儲模式

  降低成本和提高效率的技術(shù)

  自動化立體倉儲模式是竅楚在檔案倉儲管理方面的積極探索在竅楚，具有自主知識產(chǎn)權(quán)的HS4自動裝卸設(shè)備和HS4-A自動導(dǎo)引車取代了傳統(tǒng)垂直倉儲的吊車，縮短了巷道間距，擴大了倉儲空間。根據(jù)計算，與庫存，傳統(tǒng)的垂直存儲相比，每平方米多了60個文件存儲空間。配合貨架系統(tǒng)和倉庫控制系統(tǒng)，完全實現(xiàn)自動化運輸中的人檔分離。在不犧牲效率的前提下，可以實現(xiàn)高密度存儲，擴大存儲容量。竅楚自動立體貨架的儲物能力是立體貨架的1.5倍，是傳統(tǒng)緊湊型櫥柜的4.5倍，顛覆了傳統(tǒng)意義，提高了空間利用率。

  此外，在intelligen的設(shè)計中還強調(diào)了緊湊型機柜的防火防潮功能

  通過物聯(lián)網(wǎng)家庭成員在檔案庫房的應(yīng)用，依托先進(jìn)的管理系統(tǒng)和自動化控制，竅楚實現(xiàn)了檔案箱定位、自動上架、無人自動保管、準(zhǔn)確清點、快速存取等功能，提供了運營，用科技手段約束檔案庫房管理工作者道德的整體效率，避免了操作過程中不必要的人員接觸，降低了人力成本投入。數(shù)據(jù)顯示，自動化倉庫建立和系統(tǒng)運行文件管理模式的投入成本僅為傳統(tǒng)立體貨架的50%，密集柜的25%，大大降低了人工操作的比例。較少的人工接觸意味著檔案管理的安全風(fēng)險更高。

  竅楚成熟的全自動管理模式可以復(fù)制。在自有倉庫中，竅楚在檔案管理方面的創(chuàng)新不僅限于自動上架，如檔案管理平臺、云注冊、云監(jiān)控、自動盤點、互聯(lián)網(wǎng)RFID、AI智能安全等技術(shù)。直接深入解決了檔案管理中存在的保庫不達(dá)標(biāo)、查找難、盤點難、移交難等問題。竅楚為不同用戶提供智能化、數(shù)字化、數(shù)字化的倉庫管理，滿足個人需求，是一個智能化的檔案綜合解決方案。