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  1.初始可記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的手寫手稿、領(lǐng)導(dǎo)的親筆簽名等，都表現(xiàn)出真正的獨(dú)創(chuàng)性。正是檔案的原始記錄性，使檔案區(qū)別于書籍、情報(bào)、資料等信息，具有法律文書的功能。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件是在計(jì)算機(jī)上起草、修改和發(fā)布的，易于修改和復(fù)制，使能體現(xiàn)文件原始可記錄性的內(nèi)容和形式特征不復(fù)存在。電子文檔是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的后一個(gè)文本。草稿和印稿沒有區(qū)別，原件和復(fù)印件也沒有區(qū)別。甚至很難在文檔和文件之間劃出一個(gè)人為的界限。人們可以隨時(shí)在機(jī)器上輕松復(fù)制電子文件，使文件成為檔案的前身，檔案有條件地由文件轉(zhuǎn)化而來的檔案概念變得難以理解。如何確定電子文件是否可以作為檔案，是否具有法律文件的功能等。已經(jīng)成為檔案領(lǐng)域的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案新內(nèi)涵的客觀需要。改變檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)迫在眉睫。為了適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，我國檔案工作者必須采取積極措施更新知識，引進(jìn)、消化和適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案工作者擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。加快檔案工作者知識結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變，多途徑、多層次地培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命根本的對策。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件和材料為工作對象，但隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子文件取代了以前的書面材料，由起草者直接寫在磁盤上，在磁盤上修改。一旦形成，它們就存儲在辦公室信息數(shù)據(jù)中，并由檔案管理員和技術(shù)人員共享。所以文件和檔案沒有明顯的界限。紙質(zhì)檔案管理經(jīng)過長期實(shí)踐，總結(jié)出一套工作流程、方法和原則，如文件歸檔制度。文件的歸檔和歸檔是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)。文件形成后，由文書部門收集歸檔，交檔案部門管理，通常一年歸檔一次。電子文件隨時(shí)生成和更改，并存儲在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果是歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍不僅要包括已經(jīng)處理過的有保存價(jià)值的文件，還要包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

  2.由于電子文件的信息和載體的可分離性，檔案的實(shí)體分類也可能被概念分類所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能反映一種屬性聯(lián)系，而這種單行排列正是人工管理檔案的需要。然而，在當(dāng)今電子文檔的環(huán)境下，文檔的形式特征和內(nèi)容特征發(fā)生了變化，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以快速、有效、多角度地對電子文檔進(jìn)行分類，不再需要像紙質(zhì)文檔那樣進(jìn)行分類和排序。不同的用戶可以使用辦公自動化系統(tǒng)，根據(jù)不同的需求，自由組合和分類電子文檔。

  3.由于電子文件的保存價(jià)值取決于其本身的價(jià)值和可讀性，鑒定方法、內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)都將發(fā)生變化，檔案價(jià)值的原有理論分析范圍也將擴(kuò)大。需要對電子文檔的閱讀軟件甚至操作系統(tǒng)進(jìn)行分析。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值評估理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值進(jìn)行定期保存。一方面，電子文檔由于制作方便，會產(chǎn)生比以前更多的文檔;另一方面，由于用戶的需求，信息和數(shù)據(jù)不斷被修改和補(bǔ)充，因此很難定義固定的保管期限。而且目前電子文件的憑證價(jià)值沒有法律保障。因此，其識別和管理方法尚無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，電子文件與紙質(zhì)文件在存儲方式、要求、檢索和對外利用等方面存在諸多差異。