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  一、項(xiàng)目檔案整理規(guī)則

  (一)項(xiàng)目檔案及管理工作制度

  1、相關(guān)概念

  項(xiàng)目檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料。立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)材料、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、合同文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、設(shè)備文件、財(cái)務(wù)文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等12個(gè)部分。

  2、項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)：成套性、原始性、專業(yè)性、多樣性、動(dòng)態(tài)性

  3、項(xiàng)目檔案工作的性質(zhì)和原則

  性質(zhì)：項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性工作。有獨(dú)立的工作對(duì)象，特定的工作內(nèi)容和專門的工作方法。為工程建設(shè)提供技術(shù)資料保障，是工程管理不可缺少的一部分。

  原則：一要按照《檔案法》的規(guī)定，實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。二要保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，保證滿足竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維護(hù)、改(擴(kuò))建的需要。

  4、項(xiàng)目檔案工作的基本要求

  4.1熟知項(xiàng)目檔案工作法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)

  4.2建立健全項(xiàng)目檔案管理制度與工作標(biāo)準(zhǔn)

  4.3采取措施，加強(qiáng)前端控制與過程控制

  4.4嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)，做好項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收工作

  (二)項(xiàng)目檔案管理職責(zé)

  1、建設(shè)單位管理職責(zé)建立項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，統(tǒng)一檔案管理制度與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收提供組織保障和制度保障;負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)保證項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步管理;負(fù)責(zé)自身形成的項(xiàng)目文件收集、整理和歸檔工作，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)、有效;負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的總結(jié)和申報(bào)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、設(shè)備投產(chǎn)達(dá)標(biāo)考核、工程創(chuàng)優(yōu)提供檔案依據(jù)和保障。

  2、參建單位管理職責(zé)

  施工單位：建立機(jī)構(gòu)，配備專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的日常收集和整理等管理工作。需按合同約定按時(shí)提交經(jīng)過規(guī)范分類和整理的施工文件、竣工驗(yàn)收文件、設(shè)備文件等給業(yè)主項(xiàng)目部;對(duì)所管理項(xiàng)目文件(圖紙)的真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和齊全負(fù)責(zé)，并對(duì)檔案整理質(zhì)量和案卷質(zhì)量負(fù)直接責(zé)任。

  監(jiān)理單位;建立機(jī)構(gòu)，配備專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)理文件的日常收集和整理等管理工作。需按合同約定按時(shí)提交經(jīng)過規(guī)范分類和整理的監(jiān)理文件給業(yè)主項(xiàng)目部;對(duì)所管理項(xiàng)目監(jiān)理文件的真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和齊全負(fù)責(zé)，并對(duì)檔案整理質(zhì)量和案卷質(zhì)量負(fù)直接責(zé)任。

  設(shè)計(jì)單位;專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工圖紙及相關(guān)文件的日常收集和整理等管理工作。需按合同約定按時(shí)提交經(jīng)過規(guī)范分類和整理的竣工圖等文件給業(yè)主項(xiàng)目部:對(duì)所管理圖紙的真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和齊全負(fù)責(zé)并對(duì)檔案整理質(zhì)量和案卷質(zhì)量負(fù)直接責(zé)任。

  (3)基礎(chǔ)設(shè)施檔案歸檔范圍。

  1.可行性研究階段。

  1.1項(xiàng)目規(guī)劃、立項(xiàng)及批準(zhǔn)、征地文件、合同及協(xié)議。

  1.2工程可行性研究報(bào)告及批復(fù)。工程概算。

  2.招標(biāo)文件。

  2.1工程設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備材料招標(biāo)文件。

  2.2施工、設(shè)計(jì)、供貨合同及變更、索賠等文件。

  3.設(shè)計(jì)文件。

  3.1工程初步設(shè)計(jì)文件。

  3.2施工圖設(shè)計(jì)、工程預(yù)算、設(shè)計(jì)總結(jié)。

  3.3設(shè)計(jì)變更?？⒐D。

  4.施工過程管理文件。

  4.1開工、竣工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、土建工程文件材料。

  4.2各部門、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)價(jià)及質(zhì)量記錄、土建(電氣)質(zhì)量控制記錄及報(bào)審、建筑安裝工程原始記錄、隱蔽工程記錄、施工質(zhì)量事故及永久性缺陷記錄。

  4.3電氣設(shè)備文件材料、二次設(shè)備試驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備安裝使用說明書、材料復(fù)試報(bào)告、設(shè)計(jì)變更通知單、工程聯(lián)系單等。

  5.監(jiān)理文件。

  5.1監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理大綱、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則及審批文件。

  5.2工程量、安全質(zhì)量控制記錄、分包單位資質(zhì)報(bào)審表。

  5.3監(jiān)理通知。協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要監(jiān)理月報(bào)。工作總結(jié)。

  6.竣工驗(yàn)收文件。

  6.1工程竣工驗(yàn)收會(huì)議文件及啟動(dòng)方案。1.竣工報(bào)告、驗(yàn)收缺陷處理及整改報(bào)告、系統(tǒng)調(diào)試報(bào)告、遺留問題等。

  6.2竣工圖(主系統(tǒng)及所用電系統(tǒng)、電補(bǔ)償、二次、通信、自動(dòng)化、建筑總部分、變電站戶外結(jié)構(gòu)等。

  6.3監(jiān)理工作總結(jié)。決算文件。

  二、項(xiàng)目檔案歸檔方法。

  (1)整理組卷的要求。

  1.立卷原則。

  1.1立卷應(yīng)遵循工程建設(shè)各階段工程文件材料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于工程項(xiàng)目檔案的保管和利用。

  1.2項(xiàng)目文件材料由形成單位分類組卷，具體參照《項(xiàng)目文件歸檔范圍、分類、保管期限參考表》。

  2.卷內(nèi)文件的排列。

  2.1文本材料按時(shí)間和專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示和批復(fù)。同一文件的主要部件和附件不能分開，并按批準(zhǔn)在前。請(qǐng)示在后，主要部件在前面。附件在后面。

  2.2圖紙按圖號(hào)順序排列。

  2.3有文字材料和圖紙的案卷，文字材料排在前面，圖紙排在后面。有翻譯的外文材料，翻譯在前面，原文在后面。

  3.案卷編目。

  3.1編制文件頁(yè)號(hào)。

  3.1.1裝訂成卷的文件按有書寫內(nèi)容的頁(yè)號(hào)編號(hào)。單面文件在右下角，雙面文件在右下角，背面在左下角，每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從1開始。

  3.1.2印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，無需重新編寫頁(yè)碼。

  檔號(hào)序景。

  3.1.3竣工圖每卷自成一卷，無需重新編頁(yè)號(hào)，每卷必須加蓋檔號(hào)章。原工程圖紙目錄是一卷。

  3.1.4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編頁(yè)號(hào)。

  3.2案卷排列順序：案卷封面一卷內(nèi)目錄一文件材料一備考表。

  3.2.1編制卷內(nèi)目錄。

  (1)序號(hào)：以文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注;

  (2)責(zé)任人：填寫文件的直接形成單位(即加蓋公章的單位)或個(gè)人，有多個(gè)責(zé)任人時(shí)，選擇主要責(zé)任人，其余用于替代;竣工圖的責(zé)任人應(yīng)填寫竣工圖章上的施工單位。設(shè)計(jì)院重新出圖的，填寫設(shè)計(jì)單位;雙方(或三方)責(zé)任單位應(yīng)填寫合同協(xié)議;

  (3)文件編號(hào)：填寫工程文件原文號(hào)或圖號(hào);

  (4)文件材料題名：填寫文件材料全稱;

  (5)日期：填寫文件形成的日期;

  (6)頁(yè)次：填寫文件在卷中排列的起始頁(yè)碼，一份文件填寫起止頁(yè)碼;

  (7)頁(yè)數(shù):填寫文件頁(yè)數(shù)。示例:單份文件裝訂，整卷裝訂。

  3.2.2編制備考表。

  (1)試卷備考表主要標(biāo)明：試卷中文件的數(shù)量、總頁(yè)數(shù)、各類文件頁(yè)數(shù)(照片張數(shù))、立卷單位對(duì)案卷情況的說明;

  (2)立卷人員應(yīng)由案卷組卷人員簽名;

  (3)立卷日期應(yīng)填寫案卷組卷完成日期;

  (4)檢查人員應(yīng)由案卷質(zhì)量審查人員簽字;

  (5)檢查日期應(yīng)填寫審核日期;

  (6)互見號(hào)應(yīng)填寫反映相同內(nèi)容、形式不同、單獨(dú)保管的檔案保管單位的檔案號(hào)。檔案號(hào)后，應(yīng)注明檔案載體的形式，并用括號(hào)包括。

  3.2.3編制案卷封面。

  (1)案卷封面采用內(nèi)封面(大封面A4紙打印)。裝訂后的案卷應(yīng)在目錄中裝訂。未裝訂的案卷應(yīng)打印在盒子的前面，檔案盒不需要粘在小封面上;

  (2)檔號(hào)由目錄號(hào)、分類號(hào)和卷號(hào)組成。目錄號(hào)由檔案管理部門提供。分類號(hào)參照《工程項(xiàng)目文件歸檔范圍》編制。分類。保管期限參考表;

  (3)檔案題名應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容，主要包括項(xiàng)目名稱和檔案內(nèi)容;

  (4)立卷單位應(yīng)填寫本案立卷單位或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門;

  (5)起止日期應(yīng)填寫案卷中所有文件材料形成的首尾日期;

  (6)保管期分為三種：永 久性、長(zhǎng)期性和短期性。詳見《工程項(xiàng)目文件歸檔范圍、分類及保管期參考表》。同一檔案中有不同保管期的文件，檔案保管期應(yīng)較長(zhǎng)。

  3.2.4編制案卷背脊。

  應(yīng)根據(jù)案卷背部的項(xiàng)目填寫，用牛皮紙打印背部，粘貼在背部。粘貼時(shí)，注意從背部頂部向下開始，不要在頂部留出空間。檔案格式應(yīng)符合：目錄號(hào)-分類號(hào)-卷號(hào)(同一分類號(hào)內(nèi)的檔案流量號(hào))

  例如：200101-8400-01。

  卷號(hào)(同一分類號(hào)內(nèi)的案卷流水號(hào))

  分類號(hào)(填寫文件內(nèi)容與參考表對(duì)應(yīng)的分類號(hào))

  目錄號(hào)(從建設(shè)單位基建部門獲得)

  3.2.5編制檔案整理說明。

  竣工檔案整理說明應(yīng)包括以下內(nèi)容：

  ①工程概況：包括工程名稱、開工時(shí)間、竣工時(shí)間、施工單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、運(yùn)維單位、工程造價(jià)等;

  ②立卷依據(jù)。檔案數(shù)量、檔案編制人員等。標(biāo)題字體采用2號(hào)黑體加厚，正文字體采用3號(hào)仿宋體。編制日期統(tǒng)一為阿拉伯?dāng)?shù)字格式。例:2012年1月1日

  4.案卷的裝訂。

  4.1案卷中不允許有金屬物。

  4.2竣工圖按A4(297mmX210mm)尺寸折疊，標(biāo)題欄外露。

  4.3案卷可采用整卷裝訂和單份文件裝訂兩種形式，同一項(xiàng)目應(yīng)盡可能統(tǒng)一。

  4.3.1裝訂的案卷應(yīng)用棉繩三孔一線左側(cè)或裝訂寶裝訂，也可用不銹鋼釘裝訂(永 久保存除外)。裝訂的案卷厚度一般為20mm，一般不超過40mm。

  4.3.2未裝訂的文件應(yīng)在每份文件的左上角加蓋檔號(hào)章，圖紙應(yīng)在圖樣標(biāo)題欄的右上角加蓋檔號(hào)章。

  5.裝具規(guī)格及制造材料。

  5.1檔案盒.卷皮及卷內(nèi)備考表采用無酸牛皮紙制作。

  5.2檔案箱外觀尺寸為305mmX220mm，厚度一般為20mm，部分文件材料可根據(jù)其厚度采用相應(yīng)規(guī)格的卷盒。

  6、移交程序

  6.1工程檔案移交清冊(cè)

  6.1.1各階段形成的項(xiàng)目文件材料辦理移交時(shí)需辦理“工程檔案移交清冊(cè)”，移交書由工程檔案移交表、工程檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄組成。

  6.1.2工程檔案移交清冊(cè)須裝訂成冊(cè)，裝訂順序：工程檔案移交表一工程檔案案卷目錄一卷內(nèi)目錄。

  6.1.3工程檔案移交書一式兩份，其中一份交移交部門/單位，一份交接收部門/單位，檔案移交書應(yīng)妥善保存。