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  檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和其他形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一。然而，隨著檔案數(shù)量多、保管條件差、利用率低、管理者知識單一的問題。解決這些問題的辦法是實現(xiàn)檔案管理的信息化。如何實現(xiàn)檔案管理的信息化?必須從配備統(tǒng)一的管理設備、建立規(guī)范的管理機制、建設復合型管理團隊三個方面入手。

  1、配備統(tǒng)一的管理設備，實現(xiàn)檔案部門計算機的全覆蓋。為了為檔案的發(fā)展提供快速、準確、完整的檔案信息，計算機為我們提供了強大的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案自動編目檢索、檔案自動全文存儲檢索、檔案業(yè)務管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引、文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全覆蓋，才能為檔案管理的信息化提供硬件保障。使用高容量的存儲載體。隨著檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的倉庫壓力，以及檔案自然老化和人為損壞的問題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。使用高容量的存儲載體不僅可以減少管理人員的工作量，而且可以提高檔案工作效率。

  二是建立標準化的管理機制。在檔案信息化建設過程中，為了明確相關責任，保網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立標準化的管理機制。創(chuàng)新檔案管理體系。相關檔案管理部門應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別是電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性和完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、技術標準等，是衡量工作效率的標準。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按照統(tǒng)一標準進行，建立自己的系統(tǒng)，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也難以實現(xiàn)。

  第三，建立復合管理團隊，提高檔案管理人員的信息意識。信息時代文件的自動登記、輔助備案、歸檔、記錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳輸和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這要求檔案管理人員不僅熟悉電子文件的特點和電子文件的標準化管理，而且掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全保護知識，確保檔案信息的完整性和信息的安全。檔案管理人員還應根據(jù)自己的工作，加強自學意識，積極參與信息教育和培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高專業(yè)質(zhì)量和工作水平。提高檔案管理人員的信息技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，公司企業(yè)應有計劃地對系統(tǒng)檔案管理人員進行信息技能培訓，涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要條件，使檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代技術在檔案工作中的應用，不斷提高工作技能。