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  檔案數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，系統(tǒng)地將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)媒體的文件和歸檔保存的電子文件組織成結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫(kù)。檔案數(shù)字化管理是指現(xiàn)代信息技術(shù)在國(guó)家檔案建設(shè)管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中的數(shù)字化管理和利用。

  檔案數(shù)字化可以節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，緩解倉(cāng)庫(kù)壓力，減少頻繁使用檔案原件造成的磨損，妥善解決珍貴檔案的使用問(wèn)題，有利于保護(hù)檔案原件，特別是珍貴檔案的保存。它改變了檔案管理模式，從檔案實(shí)體的存儲(chǔ)和利用，到檔案信息的數(shù)字存儲(chǔ)和服務(wù)，使檔案工作進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化。

  簡(jiǎn)而言之，數(shù)字管理的主要內(nèi)容包括五個(gè)方面：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)。

  (1)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建設(shè)。是電子文件的形成、歸檔和電子文件信息資源識(shí)別、描述、存儲(chǔ)、查詢(xún)、交換、在線傳輸和管理、制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、指導(dǎo)實(shí)施過(guò)程，相當(dāng)于信息公路交通規(guī)則，確保計(jì)算機(jī)管理文件信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有重要意義。

  (2)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。指文件信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和文件數(shù)字設(shè)備。它是文件信息傳輸、交換和資源共享的基本條件。只有建立先進(jìn)的文件信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮文件信息的整體效益。非接觸式掃描儀iscanis8000專(zhuān)業(yè)文件掃描儀對(duì)裝訂成冊(cè)的文件和書(shū)籍進(jìn)行數(shù)字處理。

  (3)應(yīng)用程序系統(tǒng)的建設(shè)。主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的使用、檔案信息的安全等，與檔案信息建設(shè)的速度和質(zhì)量有關(guān)，集中反映了檔案信息建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。

  (4)檔案信息資源建設(shè)。包括收藏檔案的數(shù)字化和電子文件的收集和接收。檔案信息資源建設(shè)的主要形式包括收藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字檔案全文和專(zhuān)用數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

  (5)人才建設(shè)。包括檔案專(zhuān)業(yè)人員、計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員，特別是既了解檔案業(yè)務(wù)又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

  安全體系建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)工程，主要由法律標(biāo)準(zhǔn)保障建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施保障建設(shè)、組織管理保障建設(shè)、安全技術(shù)保障建設(shè)和災(zāi)害恢復(fù)機(jī)制保障建設(shè)五個(gè)要素組成。該系統(tǒng)以法律標(biāo)準(zhǔn)為重要手段，以安全基礎(chǔ)設(shè)施為基礎(chǔ)。在整體安全策略和安全組織管理下，采用國(guó)內(nèi)外先進(jìn)成熟的安全技術(shù)，制定統(tǒng)一的備份恢復(fù)策略，建立完整的綜合防范機(jī)制，確保檔案信息安全、可靠、有序、高效運(yùn)行。