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  一.文件定義：

  又稱管理檔案，是指機器.團(tuán)體.部隊.企業(yè)事業(yè)單位和其他在領(lǐng)導(dǎo)和行政活動中形成的具有保存價值的文件。文件整理是指需要進(jìn)一步組織的文件的分類.組合.實現(xiàn)系統(tǒng)化過程的安排和編目。

  文件整理方法：

  以件為管理單位的新整理方法;

  以卷為管理單位的傳統(tǒng)整理方法。

  二.整理檔案一般程序

  從整理文件檔案的整個過程來看，主要包括區(qū)分整個文件檔案分類、立卷(或按件裝訂)、案卷(或件)的排列和編號、編目、排架等步驟。

  1.區(qū)分全宗:根據(jù)不同的形成機制劃分文件.為了避免不同機關(guān)形成的文件混在一起，組織或個人分開，反映了各單位的歷史發(fā)展。

  2.全部檔案分類:將一個單位內(nèi)的所有檔案按其來源進(jìn)行分類.時間.內(nèi)容和形式和形式，分類，并按一定方法排列。

  3.立卷:根據(jù)一定的特點，將歸檔文件分類為檔案的基本保管單位-案卷。包括文件和材料的組合.文件在卷中的排列.起草文件標(biāo)題和裝訂等。

  4.案卷排列：按年度排列案卷.組織或問題等標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)排列，以固定案卷順序。

  5.編目:以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作，包括填寫卷中的文件目錄.備考表.案卷封面，編制案卷目錄或歸檔文件目錄.檔號等。

  三.檔案整理的原則

  1.已完成的，有保存價值;

  2.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系;

  它是指文件在生成和處理過程中形成的固有關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件的來源.時間.內(nèi)容與形式的聯(lián)系。

  例如：一個單位及其內(nèi)部機構(gòu);

  一定的歷史階段.一個年度;

  一個特定的活動.處理一項業(yè)務(wù).進(jìn)行調(diào)查.辦案.召開會議;

  不同的文種.載體材料等。

  3.區(qū)分不同的值;

  根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》和《機關(guān)文件材料歸檔范圍規(guī)定》的要求，區(qū)分不同文件在歸檔范圍內(nèi)的價值，劃定不同的保管期限。

  4.便于保管和利用檔案。

  是檔案整理工作的基本出發(fā)點和根本目的。在與文件保存的歷史聯(lián)系發(fā)生沖突時，應(yīng)充分考慮檔案保管和使用的便利性。