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  隨著社會信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。檔案是國家的重要信息資源，建立數(shù)字化檔案資源體系是檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求、滿足各領(lǐng)域廣泛需求的有力體現(xiàn)。

  紙質(zhì)文件數(shù)字化主要是指使用文件掃描儀等專業(yè)設(shè)備對紙質(zhì)文件進(jìn)行加工，要求一頁一頁，一年一年有序加工。在這里，紙質(zhì)文件的數(shù)字化加工工作分為三個(gè)階段:掃描加工前、掃描加工中和掃描加工后。分階段介紹，在具體工作中提出一些建議。

  (一)掃描加工前階段

  這個(gè)階段是數(shù)字工作開展前的準(zhǔn)備階段，是這個(gè)工作的起步階段，也是關(guān)鍵階段。如果這個(gè)階段的工作做得好，就會為后期工作打下良好的基礎(chǔ)。準(zhǔn)備內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施準(zhǔn)備、人員準(zhǔn)備和相應(yīng)的管理制度改進(jìn)。

  1.紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。很多檔案工作人員都有很強(qiáng)的工作熱情和責(zé)任感，希望盡快完成工作。這種想法是好的，但不能盲目推進(jìn)。在紙質(zhì)檔案準(zhǔn)備好之前，不要進(jìn)入下一階段，在紙質(zhì)檔案按照檔案整理規(guī)則完成標(biāo)準(zhǔn)的歸檔整理后進(jìn)行。如果紙質(zhì)檔案整理不合格，會進(jìn)行數(shù)字掃描，所以紙質(zhì)檔案一旦需要重新調(diào)整，必然會影響相應(yīng)的數(shù)字檔案調(diào)整。檔案整理人員要能熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔、歸檔鑒定、保管期限等。

  2.基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場所。數(shù)字化加工場所應(yīng)該有足夠的空間和合理的布局。如果條件允許，可以配備消防系統(tǒng)、門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)和存儲介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等。).有條件的單位可以配備服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)字相機(jī)等。數(shù)字化加工工作也需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等。

  3.人員準(zhǔn)備。檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識和檔案管理知識。檔案工作人員應(yīng)積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反映工作程序和需求，制定工作計(jì)劃，確定工作形式(獨(dú)立加工或外包業(yè)務(wù))，制定實(shí)施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組。工作人員要求責(zé)任心強(qiáng)，細(xì)心細(xì)致，能夠嚴(yán)格控制質(zhì)量，實(shí)施數(shù)字化加工過程的全過程管理。

  4.管理制度的完善?？茖W(xué)、規(guī)范、可行的工作制度可以保證這項(xiàng)工作的順利有序進(jìn)行。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工涉及崗位、場地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體等。要做好這項(xiàng)工作，就要從“檔案數(shù)字化工作管理辦法”、“數(shù)字化工作流程”、“檔案信息保密管理制度”、“檔案數(shù)字驗(yàn)收工作規(guī)則”、“數(shù)字化工作制度”、“設(shè)備管理制度”等幾個(gè)方面制定相應(yīng)的制度。