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  文件數(shù)字化處理是指將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，然后存儲(chǔ)在相應(yīng)的管理軟件中，形成電子文件，比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更方便快捷。那么如何進(jìn)行文件數(shù)字化處理呢?簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，分為七個(gè)程序:文件拆解、文件掃描、圖像處理、文件登錄、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接和文件還原。

  首先，拆開(kāi)案卷

  檢查卷子的完整性，是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)、錯(cuò)編現(xiàn)象，標(biāo)注正副卷子是否正確;拆開(kāi)卷子，小心撕開(kāi)卷子背面的封條，剪下裝訂線;將卷子內(nèi)頁(yè)分開(kāi)，標(biāo)記特殊頁(yè)面，提醒掃描人員注意;取下卷子中的訂書(shū)釘、曲別針等金屬物體;注明每卷卷子(包括正副卷子)的頁(yè)數(shù)等特殊情況。對(duì)于不確定的卷子，拆分人員應(yīng)及時(shí)咨詢檔案人員，不得擅自處理問(wèn)題。

  掃描檔案

  在掃描文件的過(guò)程中，應(yīng)整齊地放置文件紙，以避免掃描過(guò)程中卡紙或掃描數(shù)據(jù)沒(méi)有完全顯示的現(xiàn)象。當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件遺漏時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊并正確插入圖像。當(dāng)發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與文件原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整，認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)文件、掃描登記表、登記提交的文件數(shù)量、掃描頁(yè)數(shù)，檢查每個(gè)文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)和文件數(shù)量。整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致，具體原因和處理方法應(yīng)注明不一致。

  圖像處理三

  采用掃描軟件和人工組合的方法，對(duì)圖像進(jìn)行優(yōu)化處理，使圖像效果達(dá)到或超過(guò)物理效果;處理掃描原因引起的黑邊、歪斜等特殊圖像;檢查和處理異常格式和容量文件;科學(xué)處理案卷中遺漏的頁(yè)面，確保掃描后的圖像頁(yè)數(shù)與原案卷頁(yè)數(shù)一致。圖像處理以視覺(jué)清晰頁(yè)面的完整性為準(zhǔn)，校正和處理影響圖像質(zhì)量的圖像頁(yè)面除線偏斜和圖像頁(yè)面中的圖像質(zhì)量。圖像處理時(shí)應(yīng)保留文件編號(hào)和文件頁(yè)碼。

  檔案錄制四、檔案錄制

  如果檔案?jìng)}庫(kù)提供的目錄與紙質(zhì)檔案不一致，應(yīng)以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行輸入，并刪除錯(cuò)誤信息。記錄項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)容應(yīng)完整輸入。如有不清晰或不完整的記錄項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)記錄并向檔案保管人員反映。如果目錄中需要增加或減少相關(guān)的記錄字段，應(yīng)與檔案保管人員協(xié)商。如果目錄內(nèi)容有問(wèn)題，如主題內(nèi)容號(hào)碼等。，應(yīng)以紙質(zhì)文件信息為準(zhǔn)，并及時(shí)向文件管理人員反映。在順序整理記錄的同時(shí)，檢查文件的完整性，是否有錯(cuò)誤的頁(yè)面。

  數(shù)據(jù)質(zhì)檢五、數(shù)據(jù)質(zhì)檢

  逐頁(yè)檢查每個(gè)案例目錄下的掃描文件、頁(yè)數(shù)、目錄、內(nèi)容是否一致，以及每個(gè)圖像文件的傾斜度、清晰度、指節(jié)度和分辨率格式。

  數(shù)據(jù)掛接六、掛接

  將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上，運(yùn)行服務(wù)器上的掛機(jī)軟件，通過(guò)數(shù)字化加工軟件生成掛接數(shù)據(jù)，打開(kāi)檔案信息管理系統(tǒng)檢查掛接文件。

  檔案還原七、檔案還原

  檔案數(shù)字化加工完成后，由檔案保管人員接收。經(jīng)過(guò)掃描和圖像處理后，嚴(yán)格檢查無(wú)問(wèn)題的檔案進(jìn)行裝訂和還原;注意檔案歸類歸還，保持檔案處理室整潔有序，填寫(xiě)檔案交接登記表。