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  所謂檔案數(shù)字化(digitization)是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。紙質(zhì)文件數(shù)字化是指利用掃描儀或數(shù)字相機(jī)等數(shù)字設(shè)備對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理，并將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程，存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上，可以通過計(jì)算機(jī)識(shí)別。紙質(zhì)文件數(shù)字化的基本原則是準(zhǔn)確、方便、快速地提供和利用文件信息資源，共享公共文件信息資源，滿足社會(huì)或行業(yè)對(duì)文件利用的需求。

  文件數(shù)字化加工的基本原則一、

  (1)確定數(shù)字對(duì)象

  應(yīng)按照一定的原則和方法確認(rèn)要數(shù)字化的對(duì)象，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案才能進(jìn)行數(shù)字化處理。

  符合國(guó)家法律法規(guī)的

  紙質(zhì)文件數(shù)字化，必須符合國(guó)家文件開放規(guī)定或本行業(yè)有關(guān)規(guī)定。

  (3)價(jià)值原則

  檔案屬于檔案范圍，應(yīng)長(zhǎng)期或長(zhǎng)期保存，社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可以納入數(shù)字化加工范圍。

  數(shù)字化加工工藝二

  紙質(zhì)文件數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:文件整理、文件掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建設(shè)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、結(jié)果管理等。

  第三，數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

  數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是通過數(shù)據(jù)接口與政務(wù)辦公系統(tǒng)連接，實(shí)現(xiàn)檔案館(室)現(xiàn)有的所有檔案和文件數(shù)據(jù)的數(shù)字化處理，建立和完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)(照片、音頻、視頻等)。)，利用先進(jìn)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)提供安全高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。

  第四，數(shù)字化的意義

  提高工作效率，降低檔案利用成本

  數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，公眾(開放式檔案)和單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位可以通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢使用所需的電子文檔原始數(shù)據(jù)(文件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案實(shí)體造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)，從而提高了工作效率，降低了檔案信息利用成本。

  大限度地保存和保護(hù)庫(kù)存檔案實(shí)體安全。

  由于傳統(tǒng)的文件保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫(kù)存空間，還需要使用到倉(cāng)庫(kù)，管理成本高，文件容易損壞，如紙張發(fā)黃、粘稠、脆弱等。因此，目錄檔案管理不能從根本上解決文件原件容易損壞的問題。通過權(quán)限控制，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫(kù)存檔案的查閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫(kù)存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱和檔案保管的矛盾，從而保證了檔案的有效管理和保護(hù)。