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　　新技術(shù)革命浪潮沖擊著社會生活的方方面面。整個社會正在發(fā)生深刻的變化，檔案工作無一例外地受到了深刻的影響。為迎接新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，長期以來已成為我國檔案工作者面臨的重大課題，已成為我國檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢。

　　一是檔案工作現(xiàn)代化

　　“現(xiàn)代化”是一個滾動的概念。今天有今天的現(xiàn)代化標準。下個世紀有下個世紀的現(xiàn)代化標準，不同社會條件下的國家有不同的現(xiàn)代化標準。從我國國情出發(fā)，根據(jù)檔案工作的基本特點和科學技術(shù)的發(fā)展趨勢，當今我國檔案工作現(xiàn)代化的基本標志應該是:技術(shù)現(xiàn)代化、科學管理、結(jié)構(gòu)合理化和服務社會化。

　　(1)技術(shù)現(xiàn)代化

　　技術(shù)現(xiàn)代化是指檔案工作技術(shù)和設備的現(xiàn)代化。檔案工作現(xiàn)代化的重要標志是利用現(xiàn)代技術(shù)和設備，使檔案信息的存儲、處理、檢索和傳輸發(fā)生技術(shù)革命，極大地提高了檔案工作的質(zhì)量和效率。

　　技術(shù)現(xiàn)代化主要包括以下三個方面:

　　電腦化的工作。現(xiàn)代檔案工作技術(shù)以電子計算機為核心和主要內(nèi)容。電子計算機具有高效的信息處理功能，能以極快的速度讀取、存儲和輸出數(shù)據(jù)，并能進行邏輯推理和判斷，在檔案工作中應用廣泛，效果明顯。目前，電子計算機在檔案工作中至少有下列用途。

　　首先，文件檢索和編目。檔案人員將檔案文件的形式特征和內(nèi)容特征按固定格式輸入計算機后，計算機就可以按照預先編制的程序?qū)⑤斎氲膬?nèi)容編譯成“文檔”。這些文件的總和構(gòu)成了計算機。數(shù)據(jù)庫。當用戶需要查閱文件時，計算機可以快速、準確地在數(shù)據(jù)庫中搜索用戶文件的相關(guān)記錄，并通過計算機屏幕或打印機顯示結(jié)果。通知用戶。計算機還可以將數(shù)據(jù)庫中的各種數(shù)據(jù)編譯成各種形式的搜索工具，如目錄、主題目錄、主題目錄、摘要和索引。

　　第二,企業(yè)管理。檔案部門業(yè)務管理的計算機化包括:一般業(yè)務管理、倉庫管理和行政管理。在一般的企業(yè)管理中，計算機可以用來接收記錄和統(tǒng)計文件;提供各類統(tǒng)計數(shù)字及基本目錄;處理文件的借出和歸還;并告知識別和銷毀文件的期限。在倉庫管理中，計算機可用于倉庫的自動化管理，如倉庫溫濕度的自動監(jiān)控、倉庫空氣清潔度的記錄分析、自動報警、自動滅火等;您還可以使用計算機跟蹤倉庫的庫存，例如每個倉庫存儲了哪些文件、占用了多少空間以及剩余了多少空閑空間。在行政管理方面，計算機可以用來編寫各種報告，進行人事管理和財務管理。

　　第三,文件處理。最典型的是自動索引、自動分類和自動編輯。索引、分類和編纂是檔案工作的重要方面，需要大量的人力和時間。自動標引是一種基于文獻中詞匯出現(xiàn)頻率的統(tǒng)計方法，利用預先編程的機器主題詞典對能夠代表文檔主題的關(guān)鍵詞進行分析和選擇;自動分類是利用計算機代替手工對文件進行分類。與自動標引一樣，它是根據(jù)文本的主題提取搜索標記(類號)的過程，因此自動分類也是一種自動標引;自動編輯是基于文字在文獻中的位置和語義關(guān)系。計算、分析、確定句子在文獻中的重要性，然后選擇文獻的主要內(nèi)容。自動索引、自動分類和自動編輯都是人工智能的領(lǐng)域。

　　2)檔案信息傳輸網(wǎng)絡化。在計算機文件檢索系統(tǒng)中，采用現(xiàn)代通信技術(shù)(包括數(shù)據(jù)通信、光纖通信、衛(wèi)星通信等)，將檢索系統(tǒng)從批量檢索和在線檢索發(fā)展為網(wǎng)絡化檢索，實現(xiàn)文件信息的網(wǎng)絡傳輸。所謂的批處理搜索意味著不能立即響應用戶的請求。把許多用戶的問題放在一起需要一段時間，計算機可以處理多個用戶的問題。這種方法由計算機專職檢索人員處理，用戶不直接與計算機聯(lián)系，稱為脫機檢索。在線查詢是將計算機為基礎的中央處理設備與分布在全國各地的終端設備通過電話線直接連接起來，并從終端輸入問題并直接得到答案。這種檢索方法實現(xiàn)了人機對話，可以快速獲取結(jié)果，但每個終端只能使用存儲在一個中央處理設備中的文件信息，不能實現(xiàn)館際查詢。網(wǎng)絡化搜索是指利用通信線路將電子計算機及其終端設備、數(shù)據(jù)庫以及分布在不同區(qū)域、不同檔案的各種輸入輸出設備通過數(shù)據(jù)傳輸連接起來，形成一個網(wǎng)絡系統(tǒng)。任何其他計算機存儲的文件信息都可以從網(wǎng)絡及其終端中的任何計算機檢索到。

　　建立計算機檢索網(wǎng)絡進行網(wǎng)絡檢索有兩大優(yōu)勢:一是有利于計算機資源的開發(fā)和計算機資源的共享。網(wǎng)絡中的用戶共享每個網(wǎng)絡的計算機資源(包括硬件和軟件)，避免了重復設計和重復投資，從而提高了計算機的可靠性和可擴展性，也增加了每臺計算機的存儲容量。提高計算機使用效率。二是有利于檔案信息資源的開發(fā)和共享。檔案信息資源分布的重要特點是地域性、專業(yè)性和低重復率。一般來說，除了通用文檔外，每個文件都保存在特定的存檔中，沒有其他副本。特別是中國幅員遼闊，檔案資料十分分散。在傳統(tǒng)的手工搜索方法中，只有館際使用是可能的，而且用戶來回旅行的時間也很短，費時費力。建立計算機檢索網(wǎng)絡可以克服文件利用的空間障礙，實現(xiàn)遠程檢索。只要用戶能夠在幾分鐘內(nèi)檢索到網(wǎng)絡所擁有的文件信息資源，就可以進一步開發(fā)和利用文件信息資源。

　　網(wǎng)絡檢索是計算機檢索的高級階段，是計算機技術(shù)與現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。網(wǎng)絡化檢索的實現(xiàn)將為檔案使用者在時間和空間上提供極大的便利，極大地提高檔案工作的社會效益，檔案工作已進入文件-計算機三位一體交流的新階段。

　　3)文件信息存儲高度密實化。傳統(tǒng)的文件載體是紙張，具有直接、方便閱讀的優(yōu)點，但存儲介質(zhì)體積大，信息存儲密度低。隨著檔案數(shù)量的急劇增加，檔案部門面臨著嚴重的倉庫緊張問題。同時，在在線文件檢索系統(tǒng)中，由于系統(tǒng)的存儲容量有限，目前人們無法將檔案文件中的所有內(nèi)容都存儲在計算機中，這給用戶使用信息帶來了不便。紙張的這一缺點迫使人們尋找新的檔案載體，以實現(xiàn)高密度的文件信息存儲。

　　第一個是縮微膠片。利用光學記錄技術(shù)將紙張文件按一定比例縮小，并將膠片打印在膠片或膠片上成為縮微膠片。目前，微縮膠片產(chǎn)品主要有微縮膠片、激光全息照相和微縮膠片。

　　第二個是磁帶。這是一種將視頻文件存儲在每月錄像帶和數(shù)字磁帶上的方法。它可以被錄像機或終端讀取，也可以被打印設備讀取。

　　三是光盤，光盤作為一種新型的多媒體信息(文字、圖形、圖片、影音信息)存儲媒體，正成為信息存儲中最常用的高密度檔案載體。直徑為300px、厚度僅1.2m的光盤存儲容量為650MB(兆字節(jié))，相當于150000張A4(約500px X 750px)印刷紙的文本量。現(xiàn)在，同樣大小的高密度光盤DVD-ROM可以高達4。7GB (gb，單面單層記錄)至17GB(雙面雙層記錄)，實現(xiàn)海量存儲。此外，光盤檢索的應用也非常方便快捷，信息存儲壽命可長達數(shù)百年。

　　信息存儲的高密度，特別是文件的小型化，是非常明顯的。

　　首先，它減少了文件大小。普通縮微可以減少到七分之一到八分之一，超縮可以從九分之一到五分之一，可以使用lOc m X 375px超縮微膠片。存儲3200頁的文件。目前，一些國家已經(jīng)承認，縮微膠卷與原件具有同樣的法律作用，縮微文件不再能夠保存原件文件，這使得有效解決文件數(shù)量不斷增加與存儲空間有限之間的矛盾成為可能。

　　其次，它有助于保存原始文件。該文件縮微膠片能準確地反映其原始外觀，并能替代原始功能，從而避免了大量原始文件造成的損壞。此外，由于縮微膠片體積小，易于管理，易于轉(zhuǎn)移，可以應對各種自然或人為災害。全息存儲還具有不怕?lián)p傷的特點。因為全息圖上的每一點都受到被捕獲文檔反射光的影響，即使被分割成幾小塊，也可以復制被捕獲文檔的全貌，保證了存檔文件的完整性和安全性。這是非常有利的。

　　第三，將縮微膠片技術(shù)與復制技術(shù)與計算機技術(shù)相結(jié)合，可以大大提高文件的檢索水平。計算機的存儲裝置主要是磁存儲器。由于其存儲容量有限，只能實現(xiàn)二次文獻檢索，即只能檢索文件的標題、分類號、作者等條目，而不能存儲和檢索全文。微產(chǎn)品的信息存儲能力大大超過計算機的磁存儲器，存儲技術(shù)簡單，成本低，但不具備邏輯判斷能力，檢索速度慢?？s微膠片計算機輔助檢索系統(tǒng)(CAR)利用縮微膠片技術(shù)對檔案文件進行全文存儲，并將縮微膠片終端與計算機檢索系統(tǒng)連接起來。它可以通過計算機快速檢索，并根據(jù)文件的全文進行讀取、還原或復制。提供遠程傳輸?shù)仁侄?，形成完整、高速、自動、全文的檔案信息檢索系統(tǒng)。

　　(2)科學管理

　　科學管理是指檔案工作組織的科學管理,也就是說,根據(jù)檔案工作的客觀規(guī)律,安排和協(xié)調(diào)所有的工作檔案,甚至整個國家的檔案事業(yè),所以各方面的質(zhì)量和效率的工作可以不斷改進。科學管理是檔案工作現(xiàn)代化的重要組成部分。因為檔案工作現(xiàn)代化的目的是要把檔案工作的效率提高到現(xiàn)代先進水平，并快速、良好地滿足社會的需要，而高效的獲取離不開科學的組織和管理。在經(jīng)濟建設中，人們把先進的生產(chǎn)技術(shù)和先進的管理方法比作推動現(xiàn)代經(jīng)濟快速發(fā)展的兩個輪子，在檔案工作中也是如此。只有把先進的技術(shù)裝備與科學的管理方法相結(jié)合，才能從根本上改變檔案工作的根本變化。

　　技術(shù)現(xiàn)代化與科學管理有著密切的關(guān)系。一方面，科學管理需要使用先進的技術(shù)，如電子計算機作為管理工具。另一方面，先進技術(shù)和設備的使用必須以科學的組織管理為基礎。這不僅是因為技術(shù)設備本身的管理問題，更重要的是，如果對檔案工作沒有科學的管理，那么先進的技術(shù)設備就不能有效的應用。例如，文件業(yè)務管理應用計算機要求對這些管理活動進行編程，并在管理活動中形成準確、完整的數(shù)據(jù)。計算機應用實際上是對管理活動程序的模擬，該程序完整、準確。數(shù)據(jù)是計算機進行邏輯運算、形成判斷結(jié)果的對象和依據(jù)?？傊挥型ㄟ^科學的管理，獲取必要的數(shù)據(jù)，并在系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設計的基礎上提出合理的數(shù)據(jù)處理要求，才有可能編寫出適用的計算機應用程序，電子計算機也有可能從事檔案業(yè)務。有效發(fā)揮其在管理中的作用。

　　科學管理需要摒棄傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理，管理理念、管理組織、管理方法、管理工具和管理人員都要現(xiàn)代化。

　　1)管理思想現(xiàn)代化。就管理思想的現(xiàn)代化而言，就20世紀90年代世界的發(fā)展趨勢而言，它是一種普遍強調(diào)預測的思想。結(jié)合我國的實際情況，管理思想現(xiàn)代化應包括以下內(nèi)容:

　　首先是強調(diào)知識和人才的重要性。因為制度和法律在管理中很重要，所以它們必須是由管理者主導的兩個因素。知識的多少、管理人員的水平、能力的大小和素質(zhì)的高低必然影響到制度和法律;在管理內(nèi)容上，人是實踐的主體，主體因素的數(shù)量、質(zhì)量和結(jié)構(gòu)，以及財務、物資、時間、信息管理等管理內(nèi)容起著決定性的作用。

　　二是民主管理理念。對于社會主義國家來說，民主既是手段也是目的。作為一種手段，它可以調(diào)動人們的積極性。人民是國家的主人，是政治制度和國家，人民參與決策和管理是權(quán)利。從“家長制”管理到民主管理，這是中國管理思想現(xiàn)代化的重要標志。

　　三是重視預測思想。領(lǐng)導者的責任是決策，決策的前提是預測。在瞬息萬變的社會和競爭的時代，預測的重要性已經(jīng)成為現(xiàn)代管理者必備的科學理念。

　　2)管理組織現(xiàn)代化。管理組織現(xiàn)代化的主要標志是效率。管理機構(gòu)的設立和權(quán)力的劃分應以實現(xiàn)高效率為目標。為此，必須合理設置管理層次，盡量減少命令行，嚴格界定每個人的責任，確保權(quán)利與權(quán)利的統(tǒng)一。這種按照科學原則建立的管理機構(gòu)是有效管理的組織保證。

　　3)管理方法現(xiàn)代化。管理方法現(xiàn)代化的主要標志是科學化，即將科學的管理方法用于管理活動，如系統(tǒng)工程方法、行為科學方法、價值工程方法和決策技術(shù)方法。

　　4)管理工具現(xiàn)代化。管理手段現(xiàn)代化的主要標志是自動化，即使用電子計算機來收集、存儲、處理和交付管理系統(tǒng)。

　　5)管理人員現(xiàn)代化。專業(yè)化是經(jīng)理人現(xiàn)代化的主要標志。專業(yè)化的概念不僅是一個文憑，一個頭銜，一個技術(shù)，或者一個專業(yè)知識，更重要的是，它有一個“軟科學”的知識，并將被管理。

　　(3)結(jié)構(gòu)合理化

　　結(jié)構(gòu)合理化是指檔案保管人布局的合理化和圖書館(室)結(jié)構(gòu)的合理化。合理的檔案保管機構(gòu)布局和庫(室)庫結(jié)構(gòu)是檔案工作的組織保障和物質(zhì)保障。檔案工作的合理化程度將直接影響檔案工作為社會服務的效果。因此，結(jié)構(gòu)的合理化也是檔案工作現(xiàn)代化的標志。一個。

　　所謂合理的檔案保管機構(gòu)，是指建立從中央到省、地(市)、縣、縣各級檔案館的國家檔案館。形成多層次、多門類、分工協(xié)作、合理布局的檔案保管組織體系。國家檔案保管人所形成的縱橫交錯的網(wǎng)絡是一個龐大的系統(tǒng)。每個檔案室是網(wǎng)絡中的一個節(jié)點，是整個大型系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)。國家檔案館網(wǎng)絡大系統(tǒng)的目標十分明確。這就是要以分工合作的形式實現(xiàn)對所有國家檔案的集中統(tǒng)一管理和有效利用。實現(xiàn)這一目標不僅取決于各個子系統(tǒng)的功能，而且取決于每個檔案室(室)的層次，取決于整個系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)是否合理。如果國家檔案保管人的網(wǎng)絡布局不合理，如覆蓋不當或不足，將會導致整個網(wǎng)絡功能的降低，影響系統(tǒng)目標的實現(xiàn)。

　　所謂合理的博物館(室)存儲結(jié)構(gòu)，是指每個檔案館(室)在自己的館藏中，應包含豐富的、高質(zhì)量的檔案，充分反映該地區(qū)、機構(gòu)和行業(yè)的歷史和歷史特點，滿足機關(guān)和社會的需要。當前和長期使用的需要。豐富而優(yōu)質(zhì)的圖書館(室)是檔案(室)工作的物質(zhì)基礎。如果基礎不牢固，檔案(室)的技術(shù)設備再先進，再科學，管理也不能滿足社會的需要。因此，提高自身的職能和工作水平已成為空談。豐富性與質(zhì)量是辯證統(tǒng)一的，只強調(diào)豐富性而忽視了質(zhì)量，豐富性就會變得雜亂和臃腫;反之，只強調(diào)質(zhì)量而忽視豐富性，質(zhì)量就會變差。對于國家檔案館(室)而言，合理的館藏結(jié)構(gòu)沒有固定的模式。這一方面是由于不同類型的檔案或檔案有不同的收藏范圍，以及其檔案的類型、價值和分布特點。另一方面，由于作為檔案保管人的國家機關(guān)和社會組織經(jīng)常發(fā)生變化，這就要求各級各類檔案保管人根據(jù)當時的地區(qū)和機構(gòu)，進行認真細致的調(diào)查研究。本專業(yè)的特點，具體確定了圖書館(室)檔案館藏的范圍，并逐步建立合理的圖書館(室)館藏結(jié)構(gòu)。

　　合理設置檔案保管機構(gòu)，合理確定圖書館(館)結(jié)構(gòu)，從根本上使國家全面、有效地掌握和控制國家檔案信息資源，為社會服務。與檔案不同，檔案的形成不是為了傳播知識，而是為了解決機關(guān)或群體的具體問題。因此，與書籍不同的是，它在出版時并不服務于整個社會，而是長期保存在檔案手中。其行動范圍限于為檔案人員本身服務。只有將這些零散的檔案有效地集中到各個機構(gòu)的檔案中，并與國家檔案館中具有廣泛社會利用價值的檔案相結(jié)合，檔案才有可能成為全民的社會信息資源。共享?？梢?，建立合理的檔案保管人組織網(wǎng)絡和圖書館(室)存儲結(jié)構(gòu)，可以保證檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理，為開發(fā)這一寶貴資源滿足社會使用需求打下堅實的基礎。

　　(4)服務社會化

　　服務社會化是指檔案在不損害黨、國家和公民個人根本利益的前提下，最大限度、最大限度地為社會各方面提供檔案和信息服務?，F(xiàn)代檔案工作是先進服務手段與良好服務效果的統(tǒng)一，服務效果不僅是檔案部門為用戶提供檔案信息服務的能力，而且是這些信息服務的質(zhì)量。因為不斷提高服務效果是檔案工作的發(fā)展方向，也是檔案工作發(fā)展的強大動力。只有擴大檔案信息服務的范圍，提高檔案信息服務的質(zhì)量，才能為檔案工作取得良好的社會效益和經(jīng)濟效益，檔案工作才有存在的價值，才有必要采用現(xiàn)代技術(shù)手段。

　　為社會提供檔案信息服務的任務主要由國家檔案館和各級專業(yè)檔案館承擔。與古今檔案館相比，現(xiàn)代檔案館不僅在規(guī)模、工作方法等外部形式上存在著較大的差異，而且在功能、性質(zhì)等內(nèi)部因素上也存在著較大的差異。這些內(nèi)部因素的變化對檔案的服務方向和服務效果起著決定性的作用。古代檔案作為奴隸制度或封建專制制度的附屬品而出現(xiàn)和存在。檔案的所有權(quán)和使用權(quán)被少數(shù)統(tǒng)治者壟斷，廣大人民群眾沒有權(quán)利關(guān)心?，F(xiàn)代檔案具有政治機關(guān)和科研機構(gòu)的雙重性質(zhì)。統(tǒng)治集團不僅利用檔案治理國家，而且鞏固其統(tǒng)治地位，國家機關(guān)工作人員和專家學者也在一定程度上獲得了檔案的使用權(quán)。這使得現(xiàn)代檔案在原有保管功能的基礎上又增加了一項新的功能——溝通功能，作為檔案與使用者之間的媒介，將檔案提供給社會使用。它產(chǎn)生了一定的社會意義，從而促進了檔案工作的發(fā)展。現(xiàn)代檔案館是一種科學文化機構(gòu)。它允許更多的用戶進入檔案。檔案的使用和利用的擴大和增加，促使現(xiàn)代檔案在現(xiàn)代檔案中保持和交換功能。在同等重視的基礎上，傳播功能得到了極大的加強，傳播功能衍生出社會教育、參考咨詢等多種功能形式，傳播功能成為現(xiàn)代檔案的主要功能。社會的需要促進了檔案性質(zhì)和功能的變化。這一變化促進了檔案在更廣泛的社會活動中的作用，進一步擴大了對檔案信息的需求，從而推動了檔案的現(xiàn)代化。的問題。

　　檔案信息服務社會化主要表現(xiàn)在三個方面:

　　首先，檔案具有明確的社會目的。檔案的主要社會功能是交流，即開發(fā)檔案信息資源，服務于社會的各個方面。因此，檔案館的一切工作都應有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。一切與博物館宗旨不一致的思想和實踐，如單純的觀念保管、形而上的檔案、封堵檔案的實踐等，都是錯誤的。

　　其次，檔案館有一個有利于社會使用的檔案政策。第十九條第四章檔案的法律規(guī)定,美國國家檔案館的檔案,一般應向公眾開放30年來形成的日期,和時間限制的開放經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化和其他社會檔案,可以少于三十年。該規(guī)定還規(guī)定，中華人民共和國公民和組織擁有使用已公開文件的法律證明。這為檔案的社會使用提供了法律保障。

　　三是檔案服務方法完善，服務水平高。社會的發(fā)展也改變了對檔案信息的需求。不僅對檔案信息的需求迅速增長，檔案信息的使用范圍也在不斷擴大。訪問的方式也從零星的、隨機的方法變成了系統(tǒng)的、有計劃的方法。用戶不僅需要提供原始文件，還需要處理后的文件信息;不僅需要提供原始信息，還需要分析預測的歸檔信息。因此，檔案信息服務方式由被動傳輸向主動和被動傳輸轉(zhuǎn)變，由多方位傳輸向單向和多方位傳輸轉(zhuǎn)變，服務水平也相應提高。

　　二是檔案工作現(xiàn)代化的基本條件

　　檔案工作的現(xiàn)代化不是一個孤立的過程。檔案工作內(nèi)外的許多因素對檔案工作的過程有著不同程度的影響。其中一些是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的基本條件。如果不滿足或不成熟，檔案工作就難以全面實現(xiàn)現(xiàn)代化。因此，在推進現(xiàn)代化的過程中，必須密切關(guān)注各種條件的變化，積極在可能的范圍內(nèi)創(chuàng)造條件，并抓住機遇，根據(jù)條件的成熟程度對檔案現(xiàn)代化進程進行現(xiàn)代化改造。

　　檔案工作現(xiàn)代化的基本條件可以分為兩個方面:社會條件和內(nèi)部條件。

　　(1)社會條件

　　社會條件首先是政治條件。檔案工作現(xiàn)代化同其他產(chǎn)業(yè)的發(fā)展一樣，需要一個穩(wěn)定的、政治民主化的社會環(huán)境，特別是檔案工作既是黨和國家的重大歷史課題，又是科學文化的重要組成部分，其發(fā)展與政治條件密切相關(guān)。歷史表明，專制政治將不可避免地壟斷檔案的所有權(quán)和使用權(quán)，篡改檔案以達到篡改歷史、維護自身統(tǒng)治的目的。開放的檔案，使檔案信息資源在最大程度上為公眾所享受，同時尊重歷史事實。保持檔案的原貌是民主政治化的必然結(jié)果。社會政治條件對檔案工作的興衰有著很大的影響。社會不穩(wěn)定，政治不民主。檔案只能成為少數(shù)人手中的工具，不能成為整個社會的文化和歷史財富。它不能由廣大人民群眾共享和提供。尋求的矛盾不能充分表現(xiàn)出來。檔案工作現(xiàn)代化失去了根本動力和正確方向。即使是現(xiàn)代化，也只能是片面的純技術(shù)發(fā)展，不能真正實現(xiàn)國家的現(xiàn)代化。

　　其次是經(jīng)濟狀況。檔案工作的現(xiàn)代化需要資金。無論是使用現(xiàn)代技術(shù)設備還是建設檔案網(wǎng)絡，都沒有錢。檔案館由國家財政撥款。因此，檔案現(xiàn)代化的進程必須受到國家經(jīng)濟形勢的制約。

　　三是科技條件。檔案工作的現(xiàn)代化要求運用現(xiàn)代科學技術(shù)成果。因此，檔案工作的現(xiàn)代化在很大程度上取決于一個國家的科技發(fā)展水平。例如，有必要在全國范圍內(nèi)普及文件管理自動化，國家需要提供大量具有高文件處理能力和低成本的電子計算機;文件檢索網(wǎng)絡的實現(xiàn)取決于我國現(xiàn)代通信技術(shù)的水平。提高現(xiàn)代通信線路的文檔傳輸能力;檔案信息的高密度存儲對縮微膠片技術(shù)、視聽技術(shù)、復制技術(shù)和激光技術(shù)提出了相應的要求?？茖W的理論和方法對于推進檔案工作現(xiàn)代化是不可或缺的，因為科學的管理、網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)和館藏結(jié)構(gòu)的合理化、服務的社會化都需要科學的理論來指導和運用科學的方法進行實踐。

　　(2)內(nèi)部條件

　　1)檔案工作標準化。標準是實現(xiàn)最佳效益,基于科學技術(shù)和實踐經(jīng)驗的綜合成果,基于充分的研究和談判,生產(chǎn)技術(shù)活動,經(jīng)濟活動和其他重復的多樣化和相關(guān)特征,基于特定的程序,統(tǒng)一規(guī)定出具某種特定形式的權(quán)威。標準化是指所有活動的主要內(nèi)容制定標準和執(zhí)行標準。因此，檔案工作標準化是對檔案工作中具有多樣性和相關(guān)特點的副本制定和實施統(tǒng)一的規(guī)章制度的過程。所謂具有多樣性和關(guān)聯(lián)性特征的重復性事物，是指具有多種表現(xiàn)形式并與其他事物相關(guān)聯(lián)的重復性事物。這樣的事情在檔案工作中經(jīng)常遇到。以歸檔記錄為例，對于文件管理部門來說，為每個(卷)文件提取相關(guān)信息是一項重復的工作。長期以來，我國各級檔案管理部門都以不同的書目項目、不同的記錄格式、不同的記錄規(guī)則進行記錄，使其具有多種表現(xiàn)形式。檔案的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量和檢索的效率，所以這一點也是相關(guān)的。如果不制定和實施類似的制度，就無法提高檔案管理水平，也無法有效利用現(xiàn)代技術(shù)和設備。

　　(1)檔案工作標準化實施的意義是:

　　首先，它是提高檔案管理水平的有效措施。檔案工作標準化實際上是建立在檔案工作客觀規(guī)律的基礎上，消除冗余、替代部分和低功能形式，使各類業(yè)務和技術(shù)的構(gòu)成更加細化和合理，使同類業(yè)務和技術(shù)的基礎上。特征、功能、甚至手續(xù)統(tǒng)一、規(guī)范、可互換，減少了檔案管理的重復和不必要的多樣化造成的混亂，提高了檔案管理水平，發(fā)展和溝通檔案信息。創(chuàng)造條件。

　　其次，它是檔案工作運用現(xiàn)代技術(shù)和設備的前提和基礎。計算機技術(shù)的應用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的核心，電子計算機的高效率必須建立在檔案工作標準化特別是檔案管理標準化的基礎上。對于一個混亂無序的檔案行業(yè)，計算機是無法管理的。即使可以管理，計算程序的效率也會大大降低。

　　第三，檔案工作與國家信息系統(tǒng)的一體化乃至一體化是檔案工作的重要條件。目前，社會上共享信息資源的呼聲越來越高。與此同時，檔案信息系統(tǒng)日益成為國家信息系統(tǒng)的重要組成部分。在文件工作系統(tǒng)內(nèi)，每個文件保管人是獨立的情況將被相互協(xié)調(diào)和密切合作的情況所取代。在外部，也有必要與其他信息系統(tǒng)合作，如書籍和情報。如果每個文件托管人沒有統(tǒng)一的業(yè)務技術(shù)標準，并且每個托管人都有自己的一套功能，那么內(nèi)部或外部的有機協(xié)作將很難實現(xiàn)。檔案工作標準化的制定和實施，可以在檔案信息系統(tǒng)的各個部分建立合理的秩序，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，實現(xiàn)內(nèi)外協(xié)調(diào)。

　　(2)檔案工作標準一般包括以下十項：

　　1檔案工作的術(shù)語標準。為了澄清任何專業(yè)的內(nèi)容，使用了特定的術(shù)語，并且每個概念作為通信的通用語言和易于執(zhí)行的工作具有明確的含義。 1992年，中國制定了《檔案工作基本術(shù)語》行業(yè)標準，并清楚地解釋了檔案工作的基本術(shù)語。

　　2文件工作代碼標準。代碼使用字符，多個字符，圖像等來表示特定對象。代碼的使用簡單易讀，易于閱讀，易于記憶，易丟失計算機存儲和檢索，并易于發(fā)布報告和傳遞功能。在文件描述中使用統(tǒng)一的代碼來指示記錄的項目和內(nèi)容。

　　3文件記錄標準。檔案是在準備搜索工具時分析，選擇和記錄文檔或文件的內(nèi)容或表格特征的過程。建立檔案記錄標準是建立和完善中國統(tǒng)一檔案檢索系統(tǒng)，并開展檔案檢索工具的報告和交換。 1985年頒布的《檔案著錄規(guī)則》是這樣一個國家標準。

　　4File索引語言標準。文件索引語言標準是指文件索引和檢索中使用的語言標準。作為索引索引的語言標準，它于1991年出版《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》;作為分類索引的語言標準，它于1987年出版《中國檔案分類法》;作為主題索引的語言標準，它發(fā)表于1988年《中國檔案主題詞表》]。

　　5文件管理基本工作標準。文件管理的基礎工作對于檔案(房間)業(yè)務的建設至關(guān)重要。這些標準主要包括:文件質(zhì)量標準，文件格式標準和文件銷毀標準。

　　目前，已頒布實施了《文書檔案案卷格式》，《照片檔案管理規(guī)范》，《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，《全宗單》和《全宗卷規(guī)范》，《科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》等行業(yè)標準等四項國家標準。

　　6Archives編譯和出版格式標準。檔案研究和開發(fā)成果的出版是廣泛的，涉及文學，編輯和印刷。因此，出版格式的標準化有利于檔案信息的交流，信息資源的共享和文獻的科學管理。其中《檔案館指南編制規(guī)范》已作為行業(yè)標準實施。

　　7現(xiàn)代檔案工作技術(shù)標準。隨著現(xiàn)代技術(shù)設備在檔案工作中的廣泛使用，必須盡快制定這些標準。此類標準一般應包括:計算機數(shù)據(jù)庫設計標準，計算機網(wǎng)絡接口標準，磁帶交換格式標準，信息處理編碼字符標準，縮微膠片技術(shù)規(guī)范，文件復制技術(shù)標準，音視頻文件技術(shù)標準。目前，微縮膠卷技術(shù)已經(jīng)頒布并實施了兩項行業(yè)標準。

　　8文件保護，設備，設備和倉庫建筑標準。文件保護，設備，設備和倉庫建筑物將長期保護文件。因此，有必要制定系統(tǒng)標準。目前，已經(jīng)頒布實施的行業(yè)標準主要包括《檔案裝具》，《直列式檔案密集架》，《檔案館建筑設計規(guī)范》(試用)。

　　9文件材料標準。檔案館生產(chǎn)的材料的質(zhì)量和耐用性直接關(guān)系到檔案的性能和保質(zhì)期。為此，國家檔案局應與有關(guān)部門合作，制定各種特殊信息記錄材料的質(zhì)量標準，如紙張，墨水，圓珠筆，膠卷，膠帶等。

　　10個文件統(tǒng)計標準。制定檔案統(tǒng)計標準，以提高檔案統(tǒng)計的質(zhì)量和效率。它們應基于《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》并在實際基礎上進行修改和改進。

　　(3)中國的檔案工作標準化近年來發(fā)展迅速，但總的來說，其基礎仍然很薄弱，水平不高。因此，加強中國檔案工作標準化體系建設是現(xiàn)代化的需要。為了建立一個適合國情的完整，系統(tǒng)，高質(zhì)量和支持的標準體系，應遵循以下四個原則：

　　1一致性原則。也就是說，在檔案工作標準體系中，有必要確保每個標準的內(nèi)容在前后協(xié)調(diào)，同時，有必要確保內(nèi)容和相關(guān)標準之間的協(xié)調(diào)。技術(shù)水平，并維護檔案工作標準體系內(nèi)的系統(tǒng)和其他系統(tǒng)。相關(guān)標準之間的一致性。

　　2優(yōu)化原則。也就是說，檔案工作標準體系中的每個具體標準都必須反映優(yōu)化的技術(shù)水平和組織程序。同時，它必須具有比具體管理工作更高的運營內(nèi)容，并具有一定的先進技術(shù)和管理。

　　3及時性原則。標準化是一項非常以政策為導向的工作。標準本身很好。如果沒有及時實施，他們將無濟于事。相反，如果標準與實際工作水平和發(fā)展需求分開，規(guī)則不僅會錯失機會，而且會延誤工作。因此，檔案工作標準體系的建設必須立足于檔案工作發(fā)展的需要和可能性，并應及時制定標準，以體現(xiàn)規(guī)劃和有序性。

　　4繼承原則。在推進檔案工作標準體系的過程中，必須注意在一定時間和空間內(nèi)保持相對穩(wěn)定的標準。我們不能孤立地考慮標準的科學性和先進性，而忽視其穩(wěn)定性和繼承性。否則，造成實際工作混亂。同時，在制定實施標準時，應充分考慮檔案工作的原始基礎，難以實施的標準不應發(fā)揮作用。

　　2)檔案人員的專業(yè)化。在檔案工作現(xiàn)代化的過程中，檔案人員的專業(yè)化是不可或缺的條件。由于檔案工作的指導方針和政策應由檔案工作者實施，檔案部門的職能應通過檔案工作者的活動來實現(xiàn)。檔案工作的科學管理需要檔案工作者進行，現(xiàn)代技術(shù)設備也需要檔案工作。人們使用它等等。簡而言之，檔案工作人員是檔案工作的主體。除了社會政治和經(jīng)濟條件的限制外，可以說檔案工作的方向和水平取決于檔案工作者的素質(zhì)。

　　現(xiàn)代檔案館的工作特點是先進的技術(shù)設備，高效的組織和管理，嚴格的組織結(jié)構(gòu)和廣泛的社會功能。這些特征完全基于檔案工作者的良好愿望，熱情和積極性。工作態(tài)度是不夠的。它需要大量具有專業(yè)知識和技能的檔案專業(yè)人員以科學的態(tài)度，方法和手段從事檔案工作。沒有這樣一批專業(yè)人才，檔案工作的現(xiàn)代化就無法實現(xiàn)。

　　歸檔人員的專業(yè)化有兩個方面。對于從事檔案工作的每個人，專業(yè)化不僅要有良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，還要具備一定的商業(yè)專長。能夠運用現(xiàn)代科學方法和手段掌握這一商業(yè)活動，成為某一方面的專業(yè)和專家。對于每個檔案部門，專業(yè)化需要建立一個結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)團隊。該團隊應由精通檔案業(yè)務，善于科學管理，掌握現(xiàn)代技術(shù)的人才組成。

　　III。實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的途徑和方法## ;在中國現(xiàn)代化檔案工作是一項長期而艱巨的任務，要求檔案工作者培養(yǎng)精神，科學態(tài)度，不懈努力正朝著這個方向發(fā)展。

　　在這個過程中，我們必須從中國的國情出發(fā)，認真學習國外的經(jīng)驗和教訓，開辟中國特色檔案現(xiàn)代化的道路。目前，我們應該開始從事以下幾個方面的工作：

　　(1)制定可行的計劃

　　正確規(guī)劃檔案工作現(xiàn)代化的過程，不僅可以是檔案工作者的長期實現(xiàn)現(xiàn)代化的目標和短期任務是明智的，可以減少計劃盲目性造成的人力，物力和財力的浪費，確保現(xiàn)代化的每一步都能獲得更好的效益。檔案工作的現(xiàn)代化是一個龐大的國家系統(tǒng)項目，需要整體規(guī)劃和整體安排。如果沒有計劃，就會出現(xiàn)各種問題，例如彼此失去視線，做錯事，濫用資金和重復勞動。例如，計算機軟件的開發(fā)必須有統(tǒng)一的規(guī)劃和協(xié)調(diào)，否則當?shù)貦n案部門將從同一起點開始研究，導致同一級別的工作重疊，難以解決更深層次的問題。

　　(2)加強基礎工作

　　要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化工作需要大量的基礎工作，并認為只要有幾個現(xiàn)代化的設備，一切都可以解決，這是不切實際。思考。檔案工作現(xiàn)代化的基礎工作主要有以下四個方面：

　　#1)檔案理論研究。在檔案工作現(xiàn)代化的過程中，有必要運用各學科的最新成果，但這些應用必須根據(jù)檔案工作的特點進行展示，消化，吸收和創(chuàng)新才能應用。檔案理論研究的任務是引入，消化和吸收新理論和新技術(shù)。因此，在現(xiàn)代最先進的科學理論的指導下，加強檔案學的理論研究，使檔案工作者的思想觀念現(xiàn)代化，是檔案工作現(xiàn)代化的基礎性工作。

　　2)文件管理業(yè)務。

　　文件管理業(yè)務的狀態(tài)對于現(xiàn)代技術(shù)和設備的效率至關(guān)重要。例如，文件縮微設備的使用在很大程度上取決于文件分類。它縮小了一堆無組織的分散文件，其準備時間約占總工作時間的80%。因此，提高檔案業(yè)務管理水平，使館藏完整，有條理，準確，安全，是檔案現(xiàn)代化的基礎工作。

　　3)數(shù)據(jù)庫構(gòu)建。文件檢索和傳送網(wǎng)絡的自動化不僅需要諸如計算機和通信線路之類的硬件設備，還需要諸如計算機編程語言之類的軟件設備。同時，歸檔信息資源，可由計算機識別和判斷，即計算機可讀形式的數(shù)據(jù)庫，否則即使是最好的計算機網(wǎng)絡也只能沒有大米。外國計算機管理文件的經(jīng)驗之一是首先掌握數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。目前，中國檔案數(shù)據(jù)庫的建立是基于手工處理的二手文獻。二級文獻的質(zhì)量與數(shù)據(jù)庫的功能直接相關(guān)。因此，必須注意檔案和索引工作的質(zhì)量。

　　4)人才培訓。要實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，人才培養(yǎng)必須先于設備采購。文件管理技術(shù)越先進，檔案管理員的質(zhì)量要求就越高。經(jīng)過長時間的努力，人才的培養(yǎng)需要完成，人才的培養(yǎng)應該早，而不是晚。

　　(三)實現(xiàn)檔案工作改革檔案工作的現(xiàn)代化實際上是以技術(shù)為中心的綜合性改革。因此，改革應貫穿于實現(xiàn)現(xiàn)代化的全過程。現(xiàn)代技術(shù)的采用需要一種與之兼容的管理系統(tǒng)和管理方法。如果不斷發(fā)展的現(xiàn)代技術(shù)與不變的傳統(tǒng)管理體系和方法聯(lián)系在一起，就不可能充分發(fā)揮其有效性。改革應有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用，有利于提高檔案工作的質(zhì)量和效益，有利于人力，物力和財力，有利于現(xiàn)代技術(shù)和設備的應用。任何不符合上述要求的管理系統(tǒng)和方法。機構(gòu)等應該改革。

　　(4)正確處理好幾個關(guān)系## ;由于中國經(jīng)濟技術(shù)條件差，缺乏技術(shù)人才，檔案工作的現(xiàn)代化起步較晚，以下關(guān)系必須正確在檔案工作現(xiàn)代化的過程中處理。

　　1)現(xiàn)代技術(shù)與傳統(tǒng)技術(shù)的關(guān)系。要實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，有必要用大量的現(xiàn)代技術(shù)取代傳統(tǒng)的手工操作技術(shù)。但是，從中國的實際情況來看，傳統(tǒng)技術(shù)在相對較長的時期內(nèi)將發(fā)揮不同的作用，從而形成了現(xiàn)代技術(shù)與傳統(tǒng)技術(shù)長期共存的局面。原因是:從目前的科技發(fā)展水平來看，許多現(xiàn)代技術(shù)在檔案工作中的應用也必須以傳統(tǒng)技術(shù)為基礎。例如，文件縮微文件應該基于文件的系統(tǒng)安排。使用計算機檢索文件應該基于文件的索引，文件的歸檔和記錄仍然在傳統(tǒng)的手動操作中完成。其次，從中國經(jīng)濟形勢來看，短期內(nèi)不可能為檔案部門提供足夠的現(xiàn)代化設備。對于檔案部門而言，在人才和業(yè)務基礎方面尚未提供完全采用現(xiàn)代化設備的條件。

　　因此，中國檔案工作的現(xiàn)代化應該采取現(xiàn)代技術(shù)與傳統(tǒng)技術(shù)共存的形式。從人工操作到機械化和自動化的過渡是歷史必然，但必須經(jīng)歷漫長的過渡期。

　　2)技術(shù)引進與技術(shù)創(chuàng)新的關(guān)系。在檔案現(xiàn)代化的過程中，購買先進設備和引進國外先進技術(shù)是必不可少的，但不能認為可以購買或引入現(xiàn)代化的錢。這是因為:首先，國家無法分配足夠的資金來購買文件管理自動化所需的全套技術(shù)設備。其次，一些現(xiàn)成的設備和技術(shù)可能不完全適合我們檔案部門的實際需求。一定的轉(zhuǎn)變;第三，國外還有一些技術(shù)設備也是空白，無法購買和介紹。為此，在積極開展設備采購和技術(shù)引進的同時，還要推動檔案工作者弘揚自力更生的精神，進行技術(shù)創(chuàng)新和發(fā)明。只有堅持走兩條腿的原則，才能加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。

　　3)改善文件管理方法與檔案部門功能之間的關(guān)系。改進檔案管理手段，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和標志，但并非全部。提高檔案部門的職能，實現(xiàn)檔案信息服務的社會化，這也是檔案工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和標志。前者是解決檔案工作現(xiàn)代化的手段，后者是解決檔案工作現(xiàn)代化的問題。強調(diào)前者而忽視后者，先進的技術(shù)和設備不可能獲得良好的社會和經(jīng)濟效益。相反，強調(diào)后者而忽視前者，檔案工作水平和效率的提高只能是空談。要在兩者統(tǒng)一的基礎上確立現(xiàn)代化的目標，積極穩(wěn)妥地采用現(xiàn)代先進的設備和技術(shù)，提高檔案部門的職能，擴大檔案工作的社會功能。