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  紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份等。具體流程如下:

  (1)檔案整理。

  掃描前，根據(jù)檔案管理情況，按以下步驟適當(dāng)整理檔案，并根據(jù)需要進(jìn)行標(biāo)識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

  1.目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。

  根據(jù)《檔案錄制規(guī)則》(DA/T18)的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的錄制項目、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的文件名稱、文件名稱、負(fù)責(zé)人、起止頁號和頁數(shù)，應(yīng)進(jìn)行修改。

  2.拆除裝訂。

  影響掃描工作的檔案，不拆除裝訂，拆除裝訂，拆除原裝訂線，排列順序，無遺漏頁面和順序錯誤，不損壞原件。

  3.區(qū)分掃描件和非掃描件。

  按要求區(qū)分同一檔案中的掃描件和非掃描件。區(qū)分普通文件的原則是：不相關(guān)的重復(fù)文件應(yīng)易于刪除，有正式文件的文件不能掃描原稿。

  4.頁面修改。

  (1)對損壞嚴(yán)重、不能直接掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。

  (2)影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)在掃描前進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)。

  5.檔案整理登記。

  制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

  (2)檔案掃描。

  1.掃描方法(掃描前必須準(zhǔn)備專業(yè)的高速掃描儀，并帶平板)

  (1)根據(jù)檔案幅度(A4.A3.AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀。工程圖紙可用0號圖紙掃描儀掃描。

  (2)普通A4紙質(zhì)文件，采用高速掃描儀自動進(jìn)紙方式;

  (3)紙張過薄、透明(如信紙、便簽紙)采用高速掃描儀平板掃描;

  (4)紙張過厚。照片等檔案采用高速掃描儀平板掃描;

  (5)附屬小頁面貼在文件頁面上。紙張時，將大小頁面單獨掃描到平板上;

  2.掃描模式(紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度、彩色三種模式)

  (1)頁面為黑白，字跡清晰。無圖片的檔案材料，采用黑白方式;

  (2)頁面為黑白，清晰度差或有圖片的檔案材料，頁面多為彩色文字，采用彩色或灰度模式(視情況而定);

  (3)頁面上有紅頭、印章或黑白照片、彩色照片、彩色插圖檔案，采用彩色模式掃描。

  3.分辨率選擇。

  (1)采用黑白.256灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇不小于200DPI;

  (2)采用彩色模式掃描的24位文件的分辨率選擇不小于100DPI(上述模式的分辨率設(shè)置以A4紙為標(biāo)準(zhǔn)，其他規(guī)格的紙張應(yīng)酌情處理)

  (3)掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據(jù)掃描文件材料的清晰度適當(dāng)調(diào)整;必要時，掃描分辨率可根據(jù)原件的清晰度進(jìn)行調(diào)整。如果原件質(zhì)量差，尺寸小，可以適當(dāng)提高分辨率;相反，分辨率也可以相應(yīng)降低。增減以掃描后圖像是否按原尺寸顯示清晰為準(zhǔn);

  (4)粘貼折疊和表格。對于粘貼折疊，可以用大型掃描儀掃描，也可以先部分掃描后拼接;對于一些字體很小、字跡密集的情況，可以適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決。對于字跡和表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。

  4.掃描登記。

  填寫交接登記表，登記掃描頁數(shù)。檢查每份文件的實際掃描頁數(shù)是否與整理文件時填寫的文件頁數(shù)一致注明具體原因和處理方法。

  (3)圖像處理。

  處理圖像以獲得佳的圖像質(zhì)量，確保圖像完整、正確、無扭曲區(qū)域、布局無暗影、無干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點、糾正偏差等，處理圖像保存格式為PDF。

  1.糾正偏差：對掃描過程中的偏差圖像進(jìn)行整體糾正，包括自學(xué)和手校，確保數(shù)字圖像的偏差角度小于1度(圖像偏差不超過頁面的一半);

  2.旋轉(zhuǎn)：將圖片按方向旋轉(zhuǎn)到正確的方向，無文字圖片，判斷方向后左旋。右旋轉(zhuǎn)。旋轉(zhuǎn)。旋轉(zhuǎn)等工具;

  3.去污:影響圖像頁面質(zhì)量的雜質(zhì)，去除影響數(shù)字圖像可理解度的雜質(zhì)，如去除黑邊、多余邊、污點;

  4.切邊：彩色模式掃描的圖像應(yīng)切邊，去除多余的白邊，有效降低圖像文件容量，節(jié)省存儲空間。

  5.刪除空白頁：刪除掃描后頁面之間的空白頁;

  6.斷字修補(bǔ)：部分文字不清可修補(bǔ);

  7.反白字修正：可描述部分反白字;

  8.分割：將A3幅面文件分為兩個A4幅面文件;

  9.拼接：掃描大幅面檔案形成的多幅圖像應(yīng)拼接成一個完整的圖像，以確保檔案數(shù)字圖像的完整性。

  (4)圖像處理質(zhì)檢。

  主要對完成圖像深處理的檢查，不符合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理，如以下問題:

  1.由于操作不當(dāng)，掃描圖像文件不完整或無法清晰識別，應(yīng)重新掃描;

  2.檢查圖像偏斜度、清晰度、失真度等。當(dāng)發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理;

  3.圖像處理是否得當(dāng)，嚴(yán)重應(yīng)重掃，處理不當(dāng)應(yīng)重新處理;

  4.掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致，是否有漏掃、多掃(重復(fù))、紙張倒置等情況;

  5.順序：如果頁碼不連續(xù)，與原文不一致，需要對頁面進(jìn)行排序;

  6.漏掃：重新掃描漏掃頁面，插入正確位置;

  7.多掃：刪除多掃頁面;

  8.倒置：調(diào)整不符合要求的，與原文保持一致。

  (5)圖像存儲。

  紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每個文件都有一個相應(yīng)的檔號，以文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件應(yīng)合并為PDF，保存到指定路徑，便于準(zhǔn)確連接入庫，并與文件管理軟件中的目錄建立相應(yīng)的關(guān)系。然后將所有文檔分批轉(zhuǎn)換為可復(fù)制的雙層PDF格式，然后進(jìn)行光盤記錄，以確保記錄的光盤能夠正確讀取并標(biāo)記標(biāo)簽。注：禁止使用Word文檔保存掃描圖像。

  (6)目錄建庫。

  按照《檔案錄制規(guī)則》(DA/T18)的要求進(jìn)行錄制，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄庫應(yīng)選擇一般數(shù)據(jù)格式。所選數(shù)據(jù)格式應(yīng)通過XML文檔直接或間接進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

  注：通過人工校對或軟件自動校對，檢查目錄數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。檢查記錄項目是否完整。記錄內(nèi)容是否標(biāo)準(zhǔn)化、準(zhǔn)確，需要修改或重錄不合格數(shù)據(jù)。

  (7)數(shù)據(jù)掛接。

  1.掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查。

  基于紙質(zhì)案目錄數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，將掃描每個紙質(zhì)檔案文件獲得的一個或多個圖像存儲為圖像文件。將圖像文件存儲在相應(yīng)的文件夾中時，應(yīng)仔細(xì)檢查每個圖像文件的名稱是否與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的文件號相同，圖像文件的頁數(shù)是否與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的頁數(shù)相同，圖像文件的總數(shù)是否與目錄數(shù)據(jù)庫中的文件相同。通過每個圖像文件的文件名和檔案目錄數(shù)據(jù)庫中文件號的一致性，建立相應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量連接提供條件。

  2、匯總掛接

  檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為"合格"后，通過網(wǎng)絡(luò)及時加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索、加入對應(yīng)的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。

  (八)數(shù)據(jù)驗收

  一個全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上(含95%)時，給予以驗收“通過”。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標(biāo)記為"不合格"。驗收"通過"的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。

  (九)數(shù)據(jù)備份

  經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質(zhì)量，主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號等，以便查找和管理。對保密的需標(biāo)明密級。

  (十)裝訂

  掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

  裝訂不能損害檔案原件。裝訂時應(yīng)按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認(rèn)真做好檔案頁碼、頁數(shù)的檢查對較。

  (十一)掃描注意事項

  1、掃描前必需對文檔進(jìn)行拆除裝訂物，并檢查文檔內(nèi)是否藏有干擾物(如釘書釘、碎紙等)，以免產(chǎn)生卡紙、損壞掃描儀，務(wù)必保持文檔干凈送入掃描儀中;

  2、對破損嚴(yán)重、無法進(jìn)行掃描的原件要先進(jìn)行修復(fù)、裱糊;

  3、褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先壓平再進(jìn)行掃描;

  4、對紙質(zhì)過薄、透明的(如信紙、便簽紙)、紙質(zhì)過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描;

  5、對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描;

  6、掃描完每一份文件，要對照原文仔細(xì)檢查掃描是否清晰、完整;

  7、按要求使用掃描儀、清洗，并對每次使用完掃描儀進(jìn)行保潔，檢查是否關(guān)閉電源;

  8、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。